CIRCULAR EXTERNA N° 0011
02-11-2007
Superintendencia de Industria y Comercio
Para: Cámaras de Comercio
Asunto: Modificación del numeral 4 de las Circulares Externas números 004 del 3 de septiembre y 008 del 11 de octubre de 2007.
1. Antecedentes
1.1 Que la Superintendencia de Industria y Comercio mediante las Circulares Externas números 004 del 3 de septiembre y 008 del 11 de octubre ambas de 2007, impartió instrucciones a las Cámaras de Comercio en lo relacionado con el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro a que hacen referencia los artículos 40 y 143 del Decreto 2150 de 1995. En dichas circulares se es¬tablecieron plazos para efecto de que las cámaras de comercio ajustaran los certificados de existencia y representación legal de las entidades sin ánimo de lucro, los cuales vencen los días 3 de noviembre y 11 de diciembre de 2007.
1.2 Que mediante Oficios números 07-110333 y 07-115073 de fechas 19 y 31 de octubre de 2007 respectivamente, Confecamaras solicitó a esta Superinten¬dencia, la ampliación del plazo previsto en el numeral cuarto de las Circulares Externas números 004 y 008 de 2007 hasta el 15 de enero de 2008. Dicha entidad argumenta que el término inicialmente establecido en las circulares en referencia, es corto para el cumplimiento a cabalidad de todo el proceso de ajuste que las Cámaras deben efectuar principalmente en lo relativo a la necesidad de identificar en “los expedientes de cada entidad sin ánimo de lucro los órganos designados como fiscales, miembros de juntas de vigilancia y comité de control social, para poder determinar si se excluyen o no de la certificación debido a las funciones que estas entidades les asignan a estos cargos”.
2. Objeto
Ampliar los plazos contenidos en el numeral 4 de las Circulares Externas números 004 y 008 de 2007, para que las cámaras de comercio ajusten los certificados de existencia y representación legal de las entidades sin ánimo de lucro.
3. Fundamento legal
Conforme a lo previsto en los numerales 7 y 21 del artículo 2° del Decreto 2153 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las cámaras de comercio e instruirlas sobre la manera como deben cumplir las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijando los criterios que faciliten su cumplimiento y señalando los procedimientos para su cabal aplicación.
4. Instructivo
Modifíquese el numeral 4 de las Circulares 004 y 008 de 2007 expedidas por esta Superintendencia, ampliando hasta el 31 de diciembre de 2007 el plazo, para que las cámaras de comercio procedan a ajustar los certificados de existencia y representación legal de las entidades sin ánimo de lucro, de conformidad con lo establecido en las citadas circulares.
5. Vigencia
La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
El Superintendente de Industria y Comercio,
Gustavo Valbuena Quiñones.
Este documento fue tomado directamente de la versión PDF del Diario Oficial número 46.800 del viernes 2 de noviembre del 2007 publicado por la Imprenta Nacional.
Oficio 220-046551 del 19 de septiembre de 2007
ASUNTO. Actas del máximo órgano social- corrección del libro de actas.
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2007-01-143039, mediante la cual formula las siguientes inquietudes:
1. Legalmente que se debe hacer, cuando en el libro de actas de una sociedad anónima, vigilada por esa Superintendencia, por un olvido, se dejó de transcribir un acta debidamente numerada y el acta siguiente- que ya se transcribió en el libro, se le adjudicó el mismo número de la olvidada? Es decir, figuran dos actas con el mismo número.
2. Se puede transcribir el libro de actas, el acta que se olvidó pasar pero adjudicándole a éste el número que realmente le correspondió, pero seguido de la letra A? por ejemplo Acta Número 12 A.?
Sobre el particular, me permito manifestarle que de acuerdo con el artículo 125 del Decreto 2649 deL 29 de diciembre de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, en su inciso segundo dispone: “….Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.”
ARTICULO 131. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.
ARTICULO 132. CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. (La negrilla no es del texto).
En el entendido que la omisión en la que se incurrió cual fue la de asentar en el libro correspondiente, un acta con fecha posterior a la que se realizó con fecha anterior, a juicio de esta oficina, lo pertinente para enmendar el error, es cumplir el procedimiento de anulación de los folios previsto por el inciso segundo del artículo 132 del Decreto 2649 de 1993 y así entonces incluir las actas en el orden correspondiente.
En cuanto al procedimiento sugerido en el segundo interrogante, no es procedente al realizarse el mencionado anteriormente.
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, anotándole que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.