Para: Embajadores, Cónsules de Colombia, Administradores de Impuestos y Subdirección de Recaudación.

Asunto: Por la cual se señala el procedimiento para la revisión de carácter formal, radicación, trámite y pago de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al año gravable de 2004, para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

1. Objetivos

1.1 Facilitar a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte, la presentación y pago de la declaración de renta y complementarios por el año gravable de 2004.

1.2 Garantizar la contabilización e inclusión de las declaraciones en la cuenta corriente del contribuyente.

1.3 Fijar el procedimiento que deben observar los agentes consulares para la revisión de carácter formal, radicación y trámite de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al año gravable de 2004, para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

2. Fundamento legal

Decreto 4345 de 2004: por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones.
Artículo 579 del Estatuto Tributario, Lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias.

3. Aspectos normativos

3.1 Obligación de presentar declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios (Artículos 7º y 8º Decreto 4345/2004, artículo 594-3 Estatuto Tributario).

Están obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios por el año gravable de 2004, todos los contribuyentes sometidos a dicho impuesto, con excepción de los siguientes, siempre y cuando no sean responsables del impuesto sobre las ventas y cumplan además la totalidad de los siguientes requisitos:

1. Contribuyentes de menores ingresos. Los contribuyentes personas naturales y sucesiones ilíquidas, que en el año 2004 hayan obtenido ingresos brutos inferiores a veinticinco millones de pesos ($25.000.000) y cuyo patrimonio bruto en el último día del mismo año no exceda de ochenta millones de pesos ($80.000.000).

2. Los asalariados. Cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, no hayan obtenido durante el año 2004 ingresos totales superiores a sesenta millones de pesos ($60.000.000) y cuyo patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2004 no exceda de ochenta millones de pesos ($80.000.000).

3. Los trabajadores independientes. Cuyos ingresos brutos se encuentren debidamente facturados y de los mismos un 80% o más se originen en honorarios, comisiones y servicios, sobre los cuales se haya practicado retención en la fuente, no hayan obtenido durante el año 2004 ingresos totales superiores a sesenta millones de pesos ($60.000.000) y cuyo patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2004 no exceda de ochenta millones de pesos ($80.000.000).

4. Otros requisitos para no obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta. Sin perjuicio de lo establecido en los numerales anteriores, para que los contribuyentes de menores ingresos, los asalariados y los trabajadores independientes no estén obligados a presentar declaración de renta y complementarios, deberán cumplir adicionalmente los siguientes requisitos:

a) Que los consumos mediante tarjeta de crédito durante el año 2004 no excedan de la suma de cincuenta millones de pesos ($50.000.000);

b) Que el total de compras y consumos durante el año 2004 no superen la suma de cincuenta millones de pesos ($50.000.000);

c) Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras, durante el año 200 4 no exceda de ochenta millones de pesos ($80.000.000).

NOTAS

Ingresos base para el cómputo
Dentro de los ingresos base de los asalariados a que se refiere el numeral 2 anterior, no deben incluirse los correspondientes a la enajenación de activos fijos, ni los provenientes de loterías, rifas, apuestas o similares.

Ingresos que se entienden incorporados
Dentro de los ingresos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de jubilación, vejez, invalidez y muerte.

Obligación de conservar certificados de retención en la fuente
Los contribuyentes, deberán conservar en su poder los certificados de retención en la fuente expedidos por los agentes retenedores y exhibirlos cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales así lo requiera.

Contribuyentes que reúnen la calidad de asalariado y de trabajador independiente
Cuando en un mismo año gravable un contribuyente reúna la calidad de asalariado y de trabajador independiente, para establecer si cumple la condición referida al monto máximo de ingresos señalado en la ley para considerarlo no declarante por el respectivo año, deberá sumar los ingresos correspondientes a los dos conceptos.

3.2 Lugar de presentación y pago de la declaración
Las personas naturales residentes en el exterior, podrán presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios en el país de residencia, ante el cónsul respectivo y efectuar el pago del impuesto y el anticipo, así como la sobretasa, en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano.

El plazo para presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios en el exterior vence el 3 de junio del año 2005 y el plazo para cancelar el valor del impuesto y el anticipo, así como la sobretasa a que se refiere el artículo 260-11 del Estatuto Tributario, vence el 10 de junio del año 2005. (Parágrafo 1° Artículo 16 Decreto 4345/2004).

4. Declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios (artículo 596 Estatuto Tributario)
La declaración del impuesto sobre la renta y complementarios debe contener:

4.1 El formulario 110 "Declaración de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad -Año Gravable 2004" o el formulario 210 "Declaración de Renta y Complementarios Personas Naturales No Obligadas a llevar Contabilidad- Año Gravable 2004", debidamente diligenciado.

4.2 La información necesaria para la identificación y ubicación del contribuyente.

4.3 La discriminación de los factores necesarios para determinar las bases gravables del impuesto sobre la renta y complementarios.

4.4 La liquidación privada del impuesto sobre la renta y complementarios, incluidos el anticipo y las sanciones, cuando fuere del caso.

4.5 La firma de quien cumpla el deber formal de declarar.

4.6 Cuando el contribuyente se encuentre obligado a llevar libros de contabilidad también deberá presentar la declaración de renta y complementarios firmada, por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2004 o los ingresos brutos del mismo año sean superiores a un mil ochocientos millones cuatrocientos noventa y cinco mil pesos ($1.800.495.000), e indicar el nombre y número de matrícula de quien en calidad de contador público, suscribe la declaración. (Decreto 3804 de 2003).

5. Declaración presentada por fuera del término legal

El plazo para presentar en forma oportuna la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios en el exterior vence el 3 de junio del año 2005 (parágrafo 1°, artículo 16 Decreto 4345/2004).

- Si la declaración se presenta después de vencido el plazo legal para declarar, debe liquidarse y pagarse una sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo equivalente al 5% del total del impuesto a cargo, sin exceder del 100% del impuesto a cargo, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios que se originen por efectuar el pago fuera del plazo establecido.

- Cuando en la declaración tributaria no resulte impuesto a cargo, la sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo, será equivalente al medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el período objeto de declaración, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el cinco por ciento (5%) a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de la suma de cuarenta y cuatro millones novecientos dieciocho mil pesos ($44.918.000), cuando no existiere saldo a favor. En caso de que no haya ingresos en el periodo, la sanción por cada mes o fracción de mes será del uno por ciento (1%) del patrimonio líquido del año inmediatamente anterior, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el diez por ciento (10%) al mismo, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de la suma cuarenta y cuatro millones novecientos dieciocho mil pesos ($44.918.000), cuando no existiere saldo a favor. (Artículo 641 Estatuto Tributario, Decreto 3804 de 2003).

6. Corrección de las declaraciones de renta
En los siguientes eventos la declaración puede ser corregida, presentando la corrección en las entidades financieras autorizadas en Colombia o ante el Cónsul respectivo.

Caso 1. Sin perjuicio de que pueda corregirse la declaración con ocasión de la respuesta al requerimiento especial o a su ampliación, del emplazamiento para corregir o dentro del término para interponer el recurso de reconsideración, la declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios podrá corregirse presentando la declaración de corrección ante el Cónsul dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término para declarar y antes de que se haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en los siguientes eventos:

- Cuando con la corrección se aumente el valor a pagar o se disminuya el saldo a favor, deberá liquidarse una sanción equivalente al 10% de la diferencia entre el total a pagar o total saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior, y se realice antes de que se produzca emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección. Cuando la corrección se realice después de notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección tributaria, deberá liquidarse una sanción equivalente al 20% de la diferencia entre el total a pagar o total del saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior.

- Cuando no se varíe el valor a pagar o el saldo a favor, en cuyo caso no será necesario liquidar sanción de corrección.

- Cuando no se informe la actividad económica o se informe incorrectamente, en cuyo caso podrá corregirse liquidando una sanción del dos por ciento 2% de la sanción por extemporaneidad de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de $24.810.000 (valor año 2005) Decreto 4344 de 2004.
Caso 2. Cuando la declaración presente los errores que se señalan a continuación que dan lugar a tenerla como no presentada, podrá corregirse presentando la declaración de corrección ante el Cónsul dentro del término de cinco años y siempre y cuando no se haya impuesto sanción por no declarar.

- Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.

- Cuando no se suministre la identificación del declarante o se haga en forma equivocada.

- Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir con el deber formal de declarar.

- Cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal, existiendo la obligación legal.

- Cuando no se informe la dirección, o se informe incorrectamente.

En este evento deberá liquidarse una sanción equivalente al dos por ciento (2%) de la sanción por extemporaneidad de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda del tope máximo señalado anualmente por el Gobierno Nacional ($24.810.000) (Valor año 2005) Decreto 4344 de 2004.

7. Procedimiento general de recepción

7.1 Revisión formal.

Al recibir una declaración inicial o una corrección, el Cónsul debe verificar que la declaración cumpla los siguientes requisitos:

1. Formulario. Debe presentarse en original y dos copias con idéntica información, el formulario 110 "Declaración de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad-Año Gravable 2004" o el formulario 210 "Declaración de Renta y Complementarios Personas Naturales No Obligadas a llevar Contabilidad-Año Gravable 2004", debidamente diligenciado.

2. Documento de identificación. El Certificado Definitivo de Inscripción en el RUT en donde conste la leyenda "CERTIFICADO".

Debe verificarse con el que aparece en el pasaporte o número de la misión del contribuyente declarante. El Cónsul deberá verificar que el número de identificación registrado en la declaración coincida con el señalado en el Certificado Definitivo de Inscripción en el RUT.

3. Administración y código. Debe indicarse el código de la Administración de Impuestos que corresponda al domicilio o asiento principal de sus negocios, de acuerdo con su última dirección en el territorio colombiano.

4. Dirección. Debe diligenciarse la dirección que corresponda al domicilio o asiento principal d e sus negocios, de acuerdo con la última dirección en el territorio colombiano.

NOTA: El apartado aéreo o nacional no sustituye la información de la dirección.

5. Actividad económica. Debe indicarse el nombre y código de la actividad económica de acuerdo con las siguientes Resoluciones: 8587/98, su aclaratoria 0466/99, 1411/2000 y 1477 de 2005.

6. Valores. Las casillas correspondientes a valores que no lleven cifras, deben diligenciarse con cero (0). No deben admitirse leyendas, renglones sin diligenciar, tachaduras o enmendaduras.
Los valores diligenciados en los formularios de las declaraciones tributarias deben aproximarse al múltiplo de mil más cercano.

7. Legibilidad. El formulario debe diligenciarse a máquina o en manuscrito con letra imprenta (tinta o esfero negro) que permita su fácil lectura.

8. Firma. El formulario debe estar firmado por el contribuyente o su representante, y por contador público, cuando sea del caso, en las casillas correspondientes, según lo indicado en los numerales 4.5 y 4.6 de la presente Circular.

9. Pagos. No se deben escribir valores en la Sección de Pagos, frente a los números 72, 73 y 74 del formulario 210 para Personas Naturales No Obligadas a llevar Contabilidad-Año Gravable 2004, ni de los renglones 87, 88 y 89 del formulario 110 para Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad-Año Gravable 2004; estos renglones deben estar diligenciados en cero (0).

NOTAS

1ª. El pago oportuno, en una sola cuota, vence el 10 de junio del año 2005 y debe efectuarse, en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano. (Parágrafo 1° Artículo 16 Decreto 4345/2004).

2ª. El pago extemporáneo causa intereses moratorios, por cada día calendario de retardo en el pago, a la tasa moratoria vigente en el momento del respectivo pago.

3ª. Para efectos tributarios, la tasa de interés moratorio será equivalente a la tasa promedio efectiva de usura, menos cuatro puntos, determinada con base en la certificación expedida por la Superintendencia Bancaria durante el cuatrimestre anterior. Esta tasa de interés será determinada por el Gobierno Nacional cada cuatro meses. La tasa de interés moratorio que rige entre el 1° de marzo y el 30 de junio del año 2005, es del 25.22% anual, según el Decreto 297 del 11 de febrero de 2005.

10. Aproximación de valores. Los valores diligenciados en los recibos de pago deberán aproximarse al múltiplo de mil (1.000) más cercano. (Artículo 802 Estatuto Tributario).

Ejemplos:

$11.400 se aproxima a $11.000
$11.650 se aproxima a $12.000.

NOTA: La declaración inicial o de corrección, que no cumpla con estos requisitos debe devolverse al contribuyente indicándole las inconsistencias para que sean subsanadas, a menos que el interesado insista en su recepción, en cuyo caso debe dejarse constancia de que se le advirtió sobre las consecuencias que puede originar su mal diligenciamiento.

7.2 Radicación.

Una vez efectuada la revisión formal a que se refiere el numeral 7.1, el C ónsul debe observar el siguiente procedimiento:

1. Recepcionar la declaración mediante la colocación de la fecha y la asignación de un número consecutivo de cinco dígitos (iniciando con el 00001 para la primera declaración y copias) en el original y las dos copias, en la parte inferior derecha (Espacio para autoadhesivo de la entidad recaudadora), con sello del Consulado y firma del Cónsul.

2. Devolver al contribuyente la segunda copia (que en su tráfico dice: CONTRIBUYENTE).

3. Remitir a la Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores de Bogotá, el original (que en su tráfico dice: ADMINISTRACION U.A.E. DIAN) y la primera copia (que en su tráfico dice: BANCO O ENTIDAD RECAUDADORA) una vez grapada.

4. Diligenciar la "planilla de radicación y envío de documentos", DIAN-56.048.2005 (Anexa), en original y copia, así:

Asigna un número consecutivo a las planillas iniciando con el 0001.
País o Estado: El nombre del país o estado a que corresponde el consulado.
Consulado: Nombre del consulado.
Período: Indica la fecha de inicio y cierre mensual de la planilla.
Diligencia las columnas, así:
N° ORD.: Número de orden, está preimpreso en la planilla.
N° RADICACION: El número de radicación asignado por el Cónsul a la declaración.
N° PREIMPRESO: El número preimpreso del formulario de declaración de renta (parte inferior).
NIT N°: El número de identificación tributaria del contribuyente.
APELLIDOS Y NOMBRES: Apellidos y nombres del contribuyente.
El Cónsul firma la planilla e indica las observaciones que estime convenientes,

7.3 Trámite de los documentos

1. Cónsul
Con el original y copia de las declaraciones correspondientes y la planilla (original y copia), conformará paquetes y los enviará mensualmente a la Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores de Bogotá.

2. Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.
Esta dirección dentro del mes siguiente a su recepción enviará mediante una relación los paquetes de originales y copias tanto de las declaraciones como de las planillas, a la División de Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Recaudación, carrera 8 número 6-64, piso 4°, Bogotá, D. C., unidad que en coordinación con una entidad bancaria se encarga de los trámites para la transcripción, validación, contabilización e inclusión en la cuenta corriente de los contribuyentes.

Cualquier consulta al respecto podrá efectuarse a la Subdirección de Recaudación, División de Control a Entidades Recaudadoras de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Teléfonos: 607 92 23, 607 92 24, 607 80 83 y 607 94 89.

Publíquese y cúmplase.

7 de abril de 2005.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,
Mario Alejandro Aranguren Rincón.

La Secretaria General Ministerio de Relaciones Exteriores,
Yaneth Rocío Mantilla Barón.
(C.F.)