CIRCULAR N° 00066
24-07-2008
Dian
Para: Subdirección de Gestión
y Servicio al Cliente, Subdirección de Fiscalización
Tributaria, Oficina Jurídica - División Unidad Penal,
Oficina de Servicios Informáticos, Administraciones de
Impuestos Nacionales, Administraciones de Impuestos y Aduanas
Nacionales.
De: Director General
Asunto: Auto Declarativo.
Trámite para su expedición.
Fecha: 24 JUL. 2008
1. AUTO DECLARATIVO.
La Jurisprudencia de la H
Corte Constitucional y del H Consejo de Estado, ha señalado
en reiteradas oportunidades (Sentencia C-844 de 1999) (Sentencias
Consejo de Estado - Sección Cuarta - 14 de Agosto de 1998
Exp. 8968 - M.P. Delio Gómez Leyva, 12 de junio de 1998
- Expediente 8735 - M.P. Germán Ayala Mantilla y 2 de noviembre
de 2001 - Exp. 12407 M.P. Ligia López Díaz), que
para considerar como no presentada una declaración tributaria
no basta que la misma esté incursa en la causal contemplada
en la norma legal, sino que es necesaria la expedición
de un auto declarativo que así lo ordene, el cual deberá
estar debidamente motivado y sujeto a los principios de contradicción
y defensa. En tanto no se profiera el mencionado auto, las declaraciones
se consideran válidamente presentadas.
2. FORMA DE SUBSANAR VOLUNTARIAMENTE
EL ERROR EN EL MEDIO DE PRESENTACION DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS
PREVIAMENTE A LA EXPEDICION DEL AUTO DECLARATIVO.
2.1. Los contribuyentes o
responsables que presenten oportunamente sus declaraciones tributarias
en forma litográfica, teniendo la obligación de
hacerlo en forma virtual y respecto de las cuales no se haya proferido
por parte de la Administración, el auto declarativo que
las tenga por no presentadas, podrán subsanar voluntariamente,
el medio de presentación por el que corresponda, siguiendo
el procedimiento establecido por el servicio informático
electrónico de la entidad (con una declaración que
reproduce los datos de la inicial, la cual estará dispuesta
para la firma y presentación) sin que haya lugar a liquidar
sanción por extemporaneidad. Lo anterior, siempre y cuando
no haya lugar a la modificación de ningún valor
de la declaración tributaria presentada inicialmente.
2.2. Los contribuyentes o
responsables que presenten de manera extemporánea su declaración
tributaria en forma litográfica teniendo la obligación
de hacerlo en forma virtual, respecto de las cuales no se ha proferido
por parte de la Administración el auto declarativo que
las tenga como no presentadas, podrán subsanar voluntariamente
el medio de presentación por el que corresponda, siguiendo
el procedimiento establecido por el servicio informático
electrónico de la entidad (con una declaración que
reproduce los datos de la inicial, la cual estará dispuesta
para la firma y presentación), incluyendo la sanción
por extemporaneidad y los intereses de mora a que hubiere lugar
con corte a la fecha de presentación del medio litográfico.
Lo anterior, siempre y cuando no se modifique ningún valor
de la declaración presentada inicialmente.
3. PAGO DE LAS DECLARACIONES
DE RETENCION EN LA FUENTE PRESENTADAS SIN PAGO O CON PAGO PARCIAL,
PREVIAMENTE A LA EXPEDICION DEL AUTO DECLARATIVO QUE LAS TIENE
COMO NO PRESENTADAS.
La Circular 00069 del 11 de
Agosto de 2006 Por la cual se impartieron instrucciones para aplicar
los cambios introducidos por la Ley de Normalización de
Cartera precisó:
El artículo 11 de la
Ley 1066 de 2006 establece que los agentes de retención
deberán presentar las declaraciones de retención
en la fuente con pago, cuando a ello hubiere lugar, so pena de
que la misma se tenga como no presentada. Para el efecto, si bien
la presentación sin pago constituye una causal más
de las relacionadas en el artículo 580 del Estatuto Tributario
que le restan vida jurídica a la declaración, tal
hecho deberá ser materializado por la administración
a través del auto declarativo correspondiente, sujeto a
los principios de contradicción y defensa.
De acuerdo con la finalidad
de la Ley, se entiende que una declaración de retención
en la fuente se encuentra presentada con pago, cuando el valor
cancelado en la misma fecha de presentación de la declaración,
corresponde como mínimo al total de las retenciones practicadas
a título de renta, IVA y timbre nacional durante el respectivo
período. Lo anterior, sin perjuicio de la reimputación
de pagos a que hace referencia el artículo 804( del Estatuto
Tributario.
3.1. DECLARACIONES DE RETENCION
EN LA FUENTE PRESENTADAS OPORTUNAMENTE.
Para subsanar voluntariamente
el incumplimiento de la obligación establecida en el artículo
11 de la Ley 1066 de 2006, previamente a la expedición
del auto declarativo, el agente retenedor o autorretenedor que
hubiese presentado de manera oportuna la declaración, podrá
presentar un recibo de pago en bancos, el cual debe corresponder
como mínimo para subsanar el incumplimiento de la obligación
a que hace referencia el artículo mencionado, al saldo
del valor a pagar que corresponda al total de las retenciones
practicadas a título de impuesto sobre la renta, impuesto
sobre las ventas y timbre nacional durante el respectivo periodo
gravable, sin perjuicio de la reimputación de pagos a que
hace referencia el artículo 804 del E.T y del pago de los
intereses moratorias a que hubiere lugar de conformidad con lo
establecido en los artículos 634 y 635 del E.T.
3.2. DECLARACIONES DE RETENCION
EN LA FUENTE PRESENTADAS EXTEMPORANEAMENTE.
Para subsanar voluntariamente
el incumplimiento de la obligación establecida en el artículo
11 de la Ley 1066 de 2006, el agente retenedor o autorretenedor
que hubiese presentado la declaración de retención
en la fuente extemporáneamente sin pago o con pago parcial,
previamente a la expedición del auto declarativo, podrá
presentar un recibo de pago en bancos, el cual debe corresponder
como mínimo para subsanar el incumplimiento de la obligación
a que hace referencia el artículo 11 mencionado, al total
de las retenciones practicadas a título de impuesto sobre
la renta, impuesto sobre las ventas y timbre nacional durante
el respectivo periodo gravable, sin perjuicio de la reimputación
de pagos a que hace referencia el artículo 804 del E.T.
y del pago de la sanción por extemporaneidad y los intereses
moratorias a que hubiere lugar de conformidad con lo establecido
en los artículos 634 y 635 del E.T.
4. ACTUACIONES PREVIAS A LA
EXPEDICIÓN DE AUTOS DECLARATIVOS EN DECLARACIONES TRIBUTARIAS
PRESENTADAS POR UN MEDIO ERRONEO.
El área de Gestión
y Asistencia al Cliente en coordinación con la Oficina
de Servicios Informáticos verificará en las declaraciones
tributarias, los contribuyentes responsables o agentes retenedores
que han presentado declaraciones tributarias en forma litográfica
teniendo la obligación de hacerla de manera virtual, respecto
de las cuales no se haya proferido por parte de la Administración
el auto declarativo que las tenga como no presentadas, y enviará
Una comunicación a la dirección informada por el
contribuyente mediante la cual:
Se advierte al contribuyente
o responsable que la Administración detectó un error
en el medio de presentación de la declaración tributaria,
el cual podrá subsanar de manera inmediata al recibo de
la respectiva comunicación, siguiendo el procedimiento
que señale el servicio informático electrónico
de la entidad. (con una declaración que reproduce los datos
de la inicial, la cual estará dispuesta para la firma y
presentación).
Lo anterior, siempre y cuando
no se modifique ningún valor de la declaración presentada
inicialmente.
Adicionalmente le informará
al contribuyente o responsable que de no subsanar de manera inmediata
al recibo de la comunicación el error en el medio de presentación
de la respectiva declaración, se dará traslado a
la División de Fiscalización para que se profiera
el correspondiente auto declarativo para tener la declaración
como no presentada.
5. ACTUACIONES PREVIAS A LA
EXPEDICION DE AUTOS DECLARATIVOS EN DECLARACIONES DE RETENCION
EN LA FUENTE PRESENTADAS SIN PAGO O CON PAGO PARCIAL.
El área de Gestión
y Asistencia al Cliente en coordinación con la Oficina
de Servicios Informáticos de la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales, verificará en las declaraciones tributarias,
los agentes retenedores que han presentado declaraciones de retención
en la fuente sin pago o con pago parcial, respecto de las cuales
no se ha expedido por parte de la Administración el auto
declarativo que las tenga como no presentadas así mismo
que la declaración de retención en la fuente presentada
sin pago o con pago parcial, no corresponda a un agente retenedor
titular de un saldo a favor susceptible de compensar con el saldo
a pagar de la respectiva declaración de retención
en la fuente, conforme con lo señalado en el parágrafo
del artículo 580 del E.T adicionado por el artículo
64 de la Ley 1111 de 2006 y enviará una comunicación
a la dirección informada por el agente retenedor mediante
la cual:
Se advierte al obligado que
podrá subsanar este requisito presentando de manera inmediata
al recepcionamiento de la respectiva comunicación, un recibo
de pago en bancos el cual debe corresponder como mínimo
al saldo a pagar del valor total de las retenciones practicadas
durante el periodo gravable a título de impuesto sobre
la renta, impuesto sobre las ventas y timbre nacional, sin perjuicio
de la reimputación de pagos de que trata el artículo
804 del E.T y de la liquidación y pago de los intereses
moratorios a que hubiere lugar de conformidad con lo establecido
en los artículos 634 y 635 del E.T.
Adicionalmente le informará
que de no atender la solicitud de manera inmediata al recibo de
la respectiva comunicación, se dará traslado a la
División de Fiscalización para que se profiera el
correspondiente auto declarativo para tener la declaración
como no presentada.
6. TRAMITE PARA LA EXPEDICION
DE AUTOS DECLARATIVOS.
Posteriormente al recibo por
parte de los contribuyentes, responsables y agentes de retención
de las comunicaciones remitidas por el área de Gestión
y Asistencia al Cliente, se procederá a efectuar los análisis
correspondientes para establecer cuáles declaraciones tributarias
requieren de la expedición de auto declarativo conforme
con lo establecido en los artículos 579-2 y literal e)
del artículo 580, para tenerlas como no presentadas y enviará
a la División de Fiscalización la respectiva documentación
informando:
Presupuestos de hecho y de
derecho referentes al incumplimiento de la respectiva obligación
indicando: Declaración: NIT, número de formulario,
número de autoadhesivo, impuesto, período y año
gravable.
Una vez recibida por la Jefatura
de la División de Fiscalización la respectiva documentación
se procederá a realizar el reparto de los expedientes para
el trámite y expedición del auto declarativo a que
hubiere lugar.
El auditor efectuará
las verificaciones en cada uno de los eventos y dará inicio
a la actuación administrativa profiriendo el auto de apertura
por el programa OF (obligaciones formales).
El auto declarativo deberá
estar debidamente motivado indicando los fundamentos de hecho
y de derecho que originan su expedición que en todo caso
debe producirse antes de que opere la firmeza de la declaración
tributaria, precisando:
Presupuestos de hecho y de
derecho referentes al incumplimiento de la respectiva obligación
indicando: Declaración: NIT, número de formulario,
número de autoadhesivo, impuesto, período y año
gravable e informando los recursos que proceden contra el auto
declarativo (reposición y apelación), el término
y el funcionario ante quien se interponen conforme con lo establecido
en los artículos 50, 51, 52 y 53 del Código Contencioso
Administrativo.
Una vez ejecutoriado el auto
declarativo, éste deberá ser enviado por la División
de Documentación o quien haga sus veces, al buzón
asistencia@dian.gov.co para que sean marcadas las declaraciones
tributarias que se tienen como no presentadas en la base de datos
de la Entidad indicando: número de auto declarativo, fecha,
número de formulario, número de autoadhesivo (si
lo hay), NIT del cliente, impuesto, periodo y año gravable;
en el asunto debe indicarse auto declarativo para marcar en la
base de datos MUISCA.
7. TRAMITE PARA LA FORMULACIÓN
DE DENUNCIAS POR LA PRESUNTA COMISION DE LA CONDUCTA PUNIBLE DE
OMISION DE AGENTE RETENEDOR - ART 402 CODIGO PENAL.
Una vez establecido el no
pago como mínimo del valor total de las retenciones practicadas
durante el periodo gravable a título de impuesto sobre
la renta, impuesto sobre las ventas y timbre nacional, sin perjuicio
del orden de imputación de que trata el artículo
804 del E.T, del pago de total del valor de la declaración
y de la liquidación y pago de los intereses de mora a que
hubiere lugar conforme con lo establecido en los artículos
634 y 635 del E.T; así mismo la no radicación de
la solicitud de compensación o acuerdo de pago y establecido
que están dados los presupuestos previstos en el artículo
402 del Código Penal, la jefatura del área de gestión
y asistencia al cliente deberá enviar el oficio persuasivo
penal de que trata el artículo 16 del Decreto 3050 de 1997
al agente retenedor o autorretenedor según el caso.
Dentro del mes siguiente al
vencimiento del plazo otorgado en el aviso persuasivo penal, se
enviará en los casos en que no se hubiere efectuado el
pago, al Grupo de Unidad Penal o quien haga sus veces en la respectiva
Administración, la documentación que a continuación
se relaciona, como soporte para formular la respectiva denuncia
penal.
Oficio persuasivo penal con
la constancia de notificación.
Declaraciones privadas de
retención en la fuente presentadas en forma virtual o litográfica,
sin pago o pago parcial.
Constancia de no tener pendiente
de resolver una solicitud de facilidad para el pago ó resolución
de facilidad de pago vigente.
Constancia de no tener pendiente
de resolver solicitud de compensación.
Constancia de no encontrarse
la obligación en alguno de los presupuestos señalados
en el artículo 665 del Estatuto Tributario.
Certificado de existencia
y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio ó autoridad competente, ó de su solicitud
si en la administración respectiva no existe punto de contacto
con la citada entidad, en tal evento se debe advertir que la respuesta
debe ser remitida al Jefe de la Unidad Penal o a quien haga sus
veces.
Certificado Histórico
de representante legal elevada a la Cámara de Comercio
ó autoridad competente, el cual deberá comprender
los periodos objeto de la formulación de la denuncia, advirtiendo
que la respuesta debe ser remitida al Jefe de la Unidad Penal
o quien haga sus veces.
Los demás documentos
y pruebas que acrediten la comisión de la presunta conducta
punible.
Certificado de existencia
y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio ó autoridad competente, ó de su solicitud
si en la administración respectiva no existe punto de contacto
con la citada entidad, en tal evento se debe advertir que la respuesta
debe ser remitida al Jefe de la Unidad Penal o a quien haga sus
veces.
Certificado Histórico
de representante legal elevada a la Cámara de Comercio
ó autoridad competente, el cual deberá comprender
los periodos objeto de la formulación de la denuncia, advirtiendo
que la respuesta debe ser remitida al Jefe de la Unidad Penal
o quien haga sus veces.
Los demás documentos
y pruebas que acrediten la comisión de la presunta conducta
punible.
Por último, teniendo
en cuenta que de acuerdo con la Jurisprudencia reiterada del H.
Consejo de Estado, las declaraciones tributarias se hallan cobijadas
por la presunción de veracidad consagrada en el artículo
746 el Estatuto Tributario, y que para ser desvirtuada se requiere
proferir el auto declarativo que las de por no presentadas dentro
del término legal de dos (2) años, so pena de que
opere la firmeza de la declaración privada, en los términos
del artículo 714 del mismo Estatuto, se instruye a los
funcionarios competentes para que de manera ágil e inmediata
se profiera el auto declarativo previo el agotamiento del trámite
previsto en la presente Circular, con el fin de agilizar el recaudo
de las obligaciones y evitar actuaciones extemporáneas
por parte de la Administración Tributaría.
OSCAR FRANCO CHARRY
Director General
NESTOR DIAZ SAAVEDRA
Director de Impuestos Nacionales