OFICIO 22210
19 de abril de 2004
Consulta
usted si es procedente la inadmisión de la
solicitud de devolución por cuanto en los certificados de retención
expedidos por Personas Jurídicas no se
acompañó la firma del pagador o agente retenedor con el correspondiente nombre e identificación.
Al
respecto me permito manifestarle que esta División es competente para fijar
criterios generales sobre la interpretación y aplicación de las normas
tributarias de carácter nacional, pero
no es una instancia para la solución de casos particulares y concretos
Es
del caso precisar, que no constituye causal de inadmisión
de la solicitud de saldos a favor el hecho de no agregar a la firma el nombre e
identificación del respectivo agente retenedor o pagador en los Certificados de
Retención.
Sin
embargo debe manifestarse que el artículo
381 del Estatuto Tributario establece la obligación para los agentes retenedores de expedir
anualmente un Certificado por conceptos
de retención diferentes de los originados en la relación laboral o legal y
reglamentaria, el cual contendrá:
a) Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
b) Apellidos y nombre o razón social y NIT
del retenedor.
c) Dirección del agente retenedor.
d) Apellidos y nombre o razón social y NIT
de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
e) Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f) Concepto y cuantía de la retención efectuada.
g)
La firma del pagador
o agente retenedor.
Como
vemos el legislador se ha referido exclusivamente a la firma del pagador o
agente retenedor.
La
firma como expresión del nombre del suscriptor de un acto o contrato y
característica propia de identificación personal es definida por el Código de
Comercio en su artículo 826 así:
"Cuando
la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento
privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.
Por
firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los
elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de
identificación personal".
En
materia fiscal la firma cobra gran importancia para efectos de validez de las
declaraciones tributarias, es así como el articulo 580 del Estatuto Tributario
establece cuándo no se entiende cumplido el deber de presentar la declaración tributaria , señalando en su literal d): " Cuando no se
presente firmada por quien debe cumplir el deber formal de declarar o cuando se
omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación
legal".
De
las normas transcritas se infiere que lo que se busca con la firma de las
declaraciones tributarias y de las certificaciones de retenciones es garantizar con ello que su contenido es cierto y que es otorgado
por la persona que declara.
Si
bien es cierto que el artículo 7o. del Decreto 380 de 1996, exige en el literal
i) la firma del agente retenedor y su identificación como uno de los requisitos
que debe contener el certificado de retención en la fuente, el parágrafo de la
misma norma dispone que para efectos del certificado a que se refiere el
artículo, los agentes de retención pueden elaborarlos en formas continuas
impresas por computador, sin necesidad de firma autógrafa. Ya el artículo 10
del Decreto 836 de 1991 había preceptuado que las personas jurídicas podían
entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua impresa
por computador sin necesidad de firma autógrafa.
Con los elementos de
juicio proporcionados corresponde al consultante establecer lo aplicable a su
caso particular y concreto.