Oficio Nº 048202
04-08-2004
DIAN
Señor
MAURICIO MURCIA QUIJANO
Calle 86 No.115-07lnt.442
Bogotá
Ref: Consulta radicada bajo el No. 34266 de 04/05/2004
En atención a la consulta de la referencia, y teniendo en cuenta que la misma fue resuelta en su oportunidad mediante el oficio No. 53011-271, y que sin embargo ud. insiste en consultar algunos aspectos más puntuales al respecto, me permito reiterarle la disposición legal que le impide a este despacho pronunciarse respecto de consultas que revisten un carácter particular y específico.
Así las cosas, se procede a reiterarle lo expuesto en el oficio arriba mencionado, en el sentido de resaltar que "en desarrollo de las normas fiscales y contables, el cierre contable debe garantizar el adecuado registro de las operaciones realizadas por el ente económico en un determinado período (E.T., arts 772, 773 y y D.2649/93, arts 12 y 13).
En esta forma es evidente que deben registrarse y facturarse los ingresos correspondientes dentro del período gravable respectivo, por lo que el proveedor c prestador de servicios y los beneficiarios de los mismos deben registrar, facturar, retener, declarar y pagar los valores correspondientes a impuestos o retenciones causados, que se originaron en las operaciones realizadas.
En este orden de ideas, si bien una empresa puede informar a sus proveedores una fecha límite para la recepción de facturas, ello no la exime de registrar todas las operaciones registradas en el momento de su causación, lo cual implica que las facturas expedidas en diciembre del respectivo año pueden entregarse en enero del año siguiente sin que la empresa pueda negarse a recibirlas.
Finalmente debe tenerse en cuenta que los ajustes contables que se deban efectuar originados en operaciones que se conocen después del cierre sea que se trate de disminuciones o incremento de ingresos, costos y/o gastos, se deben registrar el día en que se conoce su existencia dentro del rubro resultado de ejercicios anteriores: No obstante, para efectos fiscales, debe incluirse el valor de los respectivos registros en las declaraciones de ventas, de retención o de renta de los períodos respectivos en cuanto afecten las cifras que debieron registrarse originalmente y que no se incluyeron por no conocerse."
Por otra parte, el Decreto Reglamentario 1189 de 1.988 en su artículo 8° dispone:
"ART. 8°—Los responsables del impuesto sobre las ventas y los agentes de retención en la fuente, podrán utilizar los calendarios propios de las empresas con el fin de determinar los meses o bimestres objeto de pago, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
1. El primer mes del año debe comenzar el 1o de enero.
2. Los meses deben cerrar como máximo cinco (5) días calendario antes o después del último día de cada mes.
3. El último mes del año debe cerrar el 31 de diciembre.
Disposición que busca armonizar las normas contables y las normas fiscales; así, si el cierre contable se produce a más tardar dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al último día de cada mes, los plazos para declarar el IVA y/o la retención en la fuente señalados por el Gobierno Nacional serán siempre posteriores a esa fecha, garantizando de esta manera la consistencia en la información.
Es de advertir entonces, que siendo el interés de la DIAN facilitarle a los contribuyentes el camino para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, no está dentro del ámbito su competencia modificar los parámetros legales existentes para resolver casos particulares.
Atentamente,
Jefe División De formativa Y Doctrina Tributaria
Oficina Jurídica