Tema: Retención
Descriptor: Obligaciones formales. Certificado de Ingresos y retenciones expedido por correo electrónico.
Oficio N° 020950
28-03-2012
DIAN
100208221 – 131
Bogotá D.C.
Ref.: Radicado 113440 de 30/11/2011
TEMA. Referencia en la fuente.
Descriptores. Obligaciones Formales – Certificado de Ingresos y retenciones
Fuentes Formales. Art. 378 .; D. 460/86 art. 8.
Doctora.
ALBA ESTHER VILLAMIL OCAMPO
Directora Nacional de Personal
Universidad nacional de Colombia
Carrera 45 No. 26 - 85 Edf. Uriel Gutiérrez, Of. 418
Bogotá D.C.
Cordial saludo, Dra. Alba Esther
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 000006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la entidad.
Consulta usted si se da cumplimiento al artículo 378 del Estatuto Tributario al generar los certificados de ingresos y retenciones originados en la relación legal y reglamentaria y enviarlos a los destinatarios a través de correo electrónico.
Es preciso señalar que el artículo 8° del Decreto 460 de 1986, dispone que los certificados de ingresos y retenciones deben expedirse en original y tres copias, el cual puede ser diseñado por los retenedores para su expedición en formas continuas, siempre y cuando incluya en el mismo orden y con idéntico texto y distribución los datos previstos en el modelo oficial.
Sobre el tema, el Despacho emitió el Concepto 105489 de 2007, en el sentido que los certificados de retención en la fuente por conceptos diferentes a los laborales, pueden colocarse en una página Web, sin perjuicio de que cuando el interesado los solicite físicamente se les expidan de esta manera. Pero los correspondientes a ingresos y retenciones si bien no requieren de firma autógrafa (artículo 10 Decreto 836/91), deben entregarse al interesado en la forma prescrita, esto es, de manera litográfica.
Sin embargo, nos parece muy importante su recomendación, por lo cual hemos remitido copia de su propuesta a la Dirección de Gestión de Ingresos con el fin de que estudie la posibilidad de su implementación.
Finalmente, le informamos que puede consultar la base de conceptos expedidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en su página de INTERNET, www.dian.gov.<http.//.dian.gov.co>, ingresando por el ícono de "Normatividad" — "técnica", dando clic en el link "Doctrina Oficina Jurídica.
Atentamente,
MARIA HELENA CAVIEDES CAMARGO
Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina