Tema: Procedimiento
Descriptor: Documento soporte de costos y gastos en operaciones con no obligados a expedir factura o documento equivalente.
OFICIO Nº 012660
16-05-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 000736
Señor:
MARCO ILUT SALAZAR SALAZAR
Calle 12 No 6 – 12 Lc 405
Bogotá D.C.
Ref: Radicado 100019379 del 07/05/2018
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Tema |
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Procedimiento Tributario |
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Descriptores |
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DOCUMENTO SOPORTE DE COSTOS Y GASTOS EN OPERACIONES CON NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Documentos Equivalentes a la Factura |
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Fuentes formales |
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Artículos 615, 616-1, 617 y 771-2 del Estatuto Tributario; Artículos 1.6.1.4.39 al 1.6.1.4.49 del Decreto Único Reglamentario Tributario 1625 de 2016. |
Cordial saludo, Sr. Salazar.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 0006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.
Para comenzar se debe explicar que las facultades de esta dependencia se concretan en la interpretación de las normas atrás mencionadas, razón por la cual no corresponde en ejercicio de dichas funciones prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar, calificar, avalar o atender procesos o procedimientos que son tramitados ante otras entidades o dependencias, ni examinar las decisiones tomadas en las mismas, menos confirmar o aprobar las interpretaciones que realicen los contribuyentes sobre las disposiciones normativas dentro de actuaciones administrativas específicas.
En igual sentido, los conceptos que se emiten por este despacho tienen como fundamento las circunstancias presentadas en las consultas y buscan atender los supuestos de hecho y derecho expuestos en estas en forma general; por ello, se recomienda que la lectura del mismo se haga en forma integral para la comprensión de su alcance, el cual no debe extenderse a situaciones diferentes a las planteadas y estudiadas.
Debe señalarse que en la consulta se asegura que previamente se solicitó concepto el cual tuvo respuesta el día 6 de febrero de 2018 por parte de la División de Gestión Jurídica, que buscaba definir si un contrato civil o comercial que contenga los requisitos contemplados en el artículo 3 del Decreto 522 de 2003 podía entenderse como documento equivalente. Explica que a pesar que la respuesta fue eficientemente ilustrativa, queda la duda si los contratos señalados se asumen como documentos equivalentes, motivo por el cual solicita nuevamente concepto sobre esta inquietud.
A partir de los hechos expuestos por el solicitante se deben hacer las siguientes precisiones:
1.- Revisado el sistema de radicación de documentos y solicitudes, no se encontró ningún documento soporte relacionado con la petición a que hace alusión el peticionario. Por tal motivo, se realizó llamada telefónica con la cual se constató que el contribuyente presentó solicitud previa ante la División de Gestión Jurídica de Bogotá.
En consecuencia, queda claro que en esta dependencia no se había atendido previamente ninguna solicitud y que la presente se atenderá en forma general de acuerdo con la doctrina vigente sobre el particular.
2.- En el escrito de petición se expone que los requisitos que deben tener los documentos equivalentes están contemplados en el artículo 1.6.4.40 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Circunstancia que debe ser precisada teniendo en cuenta que el tema de documentos equivalentes se encuentra reglamentado, entre otros, en los artículos 1.6.1.4.39 al 1.6.1.4.49 del Decreto Único Reglamentario Tributario.
El tenor literal de las normas reglamentarias del Decreto 1625 de 2016 es el siguiente:
Artículo 1.6.1.4.39. Otros documentos equivalentes a la factura. Constituyen documentos equivalentes a la factura, los expedidos por entidades de derecho público incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) de su capital, los expedidos por empresas o entidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y en general los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas que simultáneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta. Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Numeración consecutiva.
2. Descripción específica o genérica de bienes o servicios.
3. Fecha.
4. Valor.
(Art. 17, Decreto 1001 de 1997. Numeral 1 derogado tácitamente por el art. 4 del Decreto 522 de 2003) (El Decreto 1001 de 1997 rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 3º; el número 7 del artículo 5º y el 10 del Decreto 1165 de 1996, y el artículo 33 del Decreto 1813 de 1984. Art. 19, Decreto 1001 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.40. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d. Fecha de la operación;
e. Concepto;
f. Valor de la operación;
g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;
(Art. 3, Decreto 522 de 2003. Literal h) derogado expresamente por el artículo 2 del Decreto 3228 de 2003) (El Decreto 522 de 2003 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los artículos 1º del Decreto 1001 de 1997, 6º del Decreto 3050 de 1997, y las disposiciones que le sean contrarias. Art. 27, Decreto 522 de 2003)
Artículo 1.6.1.4.41. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002 que modificó el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.
(Art. 4, Decreto 522 de 2003) (El Decreto 522 de 2003 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los artículos 1º del Decreto 1001 de 1997, 6º del Decreto 3050 de 1997, y las disposiciones que le sean contrarias. Art. 27, Decreto 522 de 2003)
Artículo 1.6.1.4.42. Comprobante de transacción en bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities, como documento equivalente a la factura. Para los efectos de lo previsto en el artículo 615 del Estatuto Tributario, se considera documento equivalente a la factura, respecto de los precios de venta, comisiones y otras remuneraciones por transacciones realizadas a través de Bolsas de productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities, el correspondiente “comprobante de transacción”.
El “comprobante de transacción” deberá indicar el importe del precio, comisión o remuneración de que se trate; el nombre o razón social y NIT de la correspondiente Bolsa; el nombre o razón social y NIT de la persona representada por el comisionista, el nombre o razón social y NIT de la sociedad comisionista, y el número y fecha de la operación.
No obstante, lo anterior, los interesados podrán emitir factura en lugar del documento equivalente, con el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Parágrafo. En relación con las operaciones forward, los vendedores deberán emitir factura, con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, respecto de cada una de las operaciones en que se concrete su ejecución.
(Art. 1, Decreto 2044 de 2007)
Artículo 1.6.1.4.43. Requisitos de la factura para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, la factura o documento equivalente deberá reunir como mínimo los requisitos contemplados en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Lo dispuesto en el parágrafo del referido artículo, se entiende sin perjuicio de la obligación para quien expide la factura o documento, de hacerlo con el lleno de los requisitos de numeración consecutiva, preimpresión y autorización previa contemplados en las normas vigentes.
(Art. 2, Decreto 3050 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.44. Requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar. De conformidad con lo estipulado en el inciso 3º del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:
1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción
3. Concepto
4. Valor de la operación
5. La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.
Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.
(Art. 3, Decreto 3050 de 1997, parágrafo tiene decaimiento, teniendo en cuenta la exclusión del IVA realizada por el artículo 52 de la Ley 1607 de 2012)
Artículo 1.6.1.4.45. Documentos equivalentes a la factura. Además de los contemplados en otras disposiciones, constituyen documentos equivalentes a la factura los siguientes:
1.- Los expedidos para el cobro de peajes, siempre y cuando reúnan los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.39 del presente Decreto.
2. Los contratos celebrados con extranjeros sin residencia o domicilio en el país, en cuyo caso, para la procedencia del IVA descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente.
(Art. 5, Decreto 3050 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.46. Coexistencia de facturas y tiquetes de máquina registradora. En el caso de contribuyentes que utilizan el mecanismo de máquinas registradoras para facturar sus operaciones, se podrá aceptar la coexistencia de la factura y del tiquete de máquina registradora sobre una misma operación, cuando se trate de bienes gravados con el impuesto sobre las ventas y el adquirente exija la expedición de factura con la discriminación del impuesto sobre las ventas por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. En la contabilidad del vendedor se efectuará la respectiva conciliación y en la factura deberá identificarse el número consecutivo registrado en el respectivo tiquete.
(Art. 7, Decreto 3050 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.47. Procedencia de costos, gastos o impuestos descontables por servicios públicos domiciliarios. En el caso de los servicios públicos domiciliarios, para la procedencia del costo, la deducción o el descuento del impuesto sobre las ventas, no es necesario que en la factura figure el nombre del propietario o del arrendatario que solicita el costo, el gasto o el impuesto descontable.
Para tal efecto, bastará que se acredite la calidad de propietario o de arrendatario, obligado al pago de los respectivos servicios públicos domiciliarios. En estos casos, el costo, la deducción o el impuesto descontable no podrán ser solicitados por el tercero que figura en la factura.
(Art. 4, Decreto 3050 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.48. Documento equivalente para comisionistas de Bolsas de Valores. Tratándose de la obligación de facturar a cargo de las sociedades comisionistas de Bolsa, por concepto de comisiones originadas en operaciones realizadas a través de una Bolsa de Valores, constituye documento equivalente a la factura, el comprobante de liquidación en Bolsa, expedido de conformidad con las disposiciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, donde se indique el valor de la comisión, el nombre o razón social y NIT de la Bolsa de Valores que lo expide, el nombre o razón social de la persona representada por el comisionista, el nombre o razón social y NIT de la sociedad comisionista, el número y fecha de la operación.
(Art. 2, Decreto 1514 de 1998) (El Decreto 1514 de 1998 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Decreto 847 de 1996, el artículo 10 del Decreto 1001 de 1997, el último inciso del artículo 29 del Decreto 3050 de 1997 y las demás disposiciones que le sean contrarias. Art. 18, Decreto 1514 de 1998)
Artículo 1.6.1.4.49. Documento equivalente a la factura. Se considera documento equivalente a la factura el comprobante para liquidación que transmita la Cámara de Riesgo Central de Contraparte para la liquidación de la posición neta de los miembros o contrapartes liquidadores o no liquidadores. Los requisitos de este comprobante. Con tal fin, son:
a) Nombre o razón social y NIT de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte;
b) Número consecutivo de la transacción;
c) Fecha de la operación;
d) Descripción de los servicios prestados;
e) Valor de la remuneración a favor de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte.
Los archivos de este documento equivalente deberán conservarse para ser exhibidos cuando la Administración Tributaria los requiera.
Parágrafo. Será responsabilidad de cada miembro o contraparte de las Cámaras de Riesgo Central de Contraparte, el expedir la respectiva factura a sus clientes o terceros, según corresponda.
(Art. 13, Decreto 1797 de 2008)
De acuerdo con lo anterior, debe revisarse por parte del contribuyente la naturaleza de la operación económica y las condiciones de las partes, y ubicar sus características en la reglamentación para determinar si se encuentra específicamente la operación por la cual debe expedir o exigir documento equivalente; pues, puede resultar diferente la obligación dependiendo del negocio o de la calidad de quienes suscriben las operaciones.
Para el caso de enajenaciones de productos agrícolas o ganaderos, puede ocurrir que se trata de personas de régimen común que adquieran a personas no comerciantes, o no inscritas en régimen simplificado, o la operación se realice a través de una bolsa agropecuaria, circunstancias que exigirían la expedición de facturas o de documentos equivalentes de acuerdo con la transacción. Por tanto, si se trata de operaciones de responsables del régimen común con personas naturales no comerciantes o no inscritas en el régimen simplificado, lo procedente es la reglamentación del artículo 1.6.1.4.40, mientras que, si se trata de requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar debe aplicarse el artículo 1.6.1.4.44.
En todos los casos, los documentos equivalentes, son documentos independientes y diferentes de los contratos de derecho civil o comercial que suscriben las partes y se originan en la transacción económica que está sujeta a un impuesto o gravamen. Adicionalmente, de acuerdo con las normas transcritas debe ser expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio con el cumplimiento de los requisitos señalados, dependiendo de las circunstancias particulares y la naturaleza de la operación económica.
Por otra parte, debe observarse que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario los documentos equivalentes a la factura de venta corresponderán a aquellos que señale el Gobierno Nacional y en la reglamentación en particular no se encuentra señalado ningún tipo de contrato comercial o civil. Por consiguiente, en este contexto normativo se puede concluir que los contratos civiles o comerciales no son documentos equivalentes de la factura y no pueden ser calificados como tales por vía de interpretación.
Sobre temas relacionados este despacho expidió los Oficios 023246 de agosto de 2017, 001653 de octubre de 2017 y 0000273 de marzo de 2018, de los cuales se remite copia para mayor ilustración.
En los anteriores términos se absuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestras bases de datos jurídicas ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo el ícono de “Normatividad” – “técnica”, y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
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