Oficio 25580

OFICIO Nº 025580

12-09-2018

DIAN

 

 

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

100208221- 001558

 

Señor

CRISTIAN SERRATO DÍAZ

Carrera 14 # 89-48 Oficina 202

Bogotá D.C.

 

Ref: Radicado 100044437 del 01/08/2018

 

Tema: Factura electrónica

Descriptores: Adquirentes no obligados a facturar electrónicamente

Fuentes Formales: D.U.R. 1625 de 2016 arts 1.6.1.4.1.1, 1.6.1.4.1.3, 1.6.1.4.1.6

 

 

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

 

Respecto de la facturación electrónica expresa en el escrito de consulta que la sociedad representada se encuentra obligada a implementar este sistema. No obstante muchos de los clientes no cuentan con la obligación legal de migrar a la facturación electrónica razón por la cual no están suministrando las autorizaciones respectivas para completar el proceso de implementación. En este contexto pregunta:

 

- ¿Es obligación facturar electrónicamente a aquellos clientes personas naturales o jurídicas, respecto de las cuales no se cuente con la autorización previa?

- ¿Cómo debe procederse en el caso de emitir factura a una persona que no está obligada a la implementación de la factura electrónica?

 

Para atender sus inquietudes debemos señalar que en efecto el Decreto 2243 de 2015 Decreto 2243 de 2015 (sic) –compilado en el D.U.R. 1625 de 2016- reglamenta las condiciones de “expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.”

 

Del texto de esta reglamentación surgen las respuestas a sus inquietudes, por cuanto allí se consagra, entre otros temas, el ámbito de aplicación, sujetos obligados, condiciones de expedición de la factura y demás aspectos relacionados, así:

 

“ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> Este Decreto aplica a:

 

1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.

2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.

3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

 

En cualquiera de estos casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 10 del presente Decreto. Una vez agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en las condiciones señaladas en este decreto y, en adelante, no podrán expedir, si fuere el caso, la factura electrónica a que se refiere el Decreto 1929 de 2007, ni la factura por computador prevista en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, ni la factura por talonario. (…)”

 

Surge con claridad de la disposición que se es obligado a facturar por disposición reglamentaria o si voluntariamente se opta por su expedición y, en cualquiera de los casos, no podrá utilizar otro medio de facturación.

 

En cuanto a la expedición de la factura, el artículo 3o. ibídem consagra:

 

“ARTÍCULO 3o. CONDICIONES DE EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA.

<Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica deberá cumplir las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal:

 

(…)

2. Condiciones de entrega: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que:

 

a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito del presente decreto.

b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de este decreto, decida recibir factura en formato electrónico de generación.

 

Para efectos de la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 15 de este decreto. e (sic) 2015

 

PARÁGRAFO 1o. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:

 

1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.

2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.

 

La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.

 

Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello. (…)” (subrayas fuera del texto).

 

Del decreto reglamentario se tiene que no es viable exigir a los clientes no obligados, o que no se acogieron voluntariamente, a emitir las autorizaciones o requerimientos para recibir la factura electrónica. El mismo texto –parágrafo 1 del artículo 3 citado- ofrece solución en los casos en que el adquirente no esté obligado o no se acoja a la implementación de la factura electrónica. En todo caso, no le está permitido la expedición de facturas por otros medios.

 

Finalmente, el artículo 6 del mismo Decreto se refiere a la conservación de la factura y en lo relacionado con la entregada en representación gráfica o formato digital dispone:

 

“ARTÍCULO 6o. CONSERVACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA.

<Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.1.6 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> Para efectos fiscales, la factura electrónica, las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar electrónicamente como por el adquirente que las recibe en ese formato.

 

La factura electrónica, las notas crédito y débito así como las constancias de recibo y rechazo, si fuere el caso, deberán ser conservadas por el término establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

 

La factura electrónica entregada al adquirente en representación gráfica, en formato impreso o formato digital, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 3 o del presente decreto, podrá ser conservada por el adquirente, en el formato en que la recibió.

 

En todo caso deberá asegurarse que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, cumpliendo las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999 (…)” (subrayas fuera del texto)

 

Finalmente, manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001 a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” -“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica