Tema: Procedimiento
Descriptor: Factura electrónica / Adquirente no obligado a facturar electrónicamente. Entrega en representación gráfica de la factura electrónica. Información de correo electrónic
CONCEPTO Nº 002558
04-02-2019
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221 000182
Ref: Radicado 100051158 del 22/08/2018.
Tema: Procedimiento.
Descriptores: Factura electrónica / Adquirente no obligado a facturar electrónicamente / Entrega en representación gráfica de la factura electrónica / Información de correo electrónico.
Fuentes normativas: Decreto 2242 de 2015, artículos 3 y 15 incorporados en los artículos 1.6.1.4.1.3 y 1.6.1.4.1.15 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016; Resolución 000019 de 2015 (sic), artículo 4.
Cordial saludo, señora Sandra Giovanna.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Se refiere usted al Decreto 2242 de 2015, la Resolución 000019 de 2016, la Resolución 000055 de 2016 y la Resolución 000010 de 2018, que reglamentan la factura electrónica, y alude a la obligatoriedad de la identificación del contribuyente ante la DIAN para la expedición de este tipo de factura. Aduce usted que Llano Gas presta servicios post venta como cambios de medidores, reguladores, arreglos internos, entre otros, con el fin de plantear lo siguiente:
Problema Jurídico:
¿Si el usuario, adquirente del bien o servicio, no cuenta con correo electrónico para efectos de la entrega de la factura electrónica, la compañía prestadora del servicio podría negarse a la prestación de los servicios que ofrece?
Tesis Jurídica:
El proveedor de un bien o servicio que expide factura electrónica, siempre debe generarla en el formato estándar XML adoptado por la DIAN y entregarla al adquirente según la condición de este, es decir, en formato electrónico si el adquirente es obligado a expedir factura electrónica o, si no lo es, haya optado por esta forma de entrega. Para tal efecto debe informar como mínimo un correo electrónico.
Cuando el adquirente no es obligado a factura electrónica o es simplemente un adquirente de bienes o servicios que no ha optado por esa forma de entrega, la recibirá en representación gráfica en formato impreso o digital. En este último evento debe informar un correo electrónico, a menos que el vendedor se la disponga en un sitio electrónico.
El vendedor o proveedor no puede negarse a prestar el servicio si el adquirente no informa un correo electrónico para la entrega de la representación gráfica de la factura electrónica en medio digital.
Al respecto se observa lo siguiente:
El Decreto 2242 de 2015 que reglamenta la factura electrónica, en el artículo 3, incorporado en el artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, se refiere a las condiciones de expedición de la factura electrónica, así:
“ARTÍCULO 1.6.1.4.1.3. Condiciones de expedición de la factura electrónica. Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica deberá cumplir las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal:
1. Condiciones de generación:
a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en las condiciones que esta señale.
c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre-impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación.
/…/.
2. Condiciones de entrega: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que:
a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito del presente Decreto.
b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de este Decreto, decida recibir factura en formato electrónico de generación.
Para efectos de la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 15 de este Decreto.
Parágrafo 1. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:
1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.
2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.
La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.
Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
“/…/” (Resaltado y subrayado fuera de texto)
Por su parte, el numeral 2 del artículo 15 del Decreto 2242 de 2015, incorporado en el artículo 1.6.1.4.1.15. del DUR 1625 de 2016, se refiere al “Catálogo de participantes de factura electrónica.”, así:
“Los obligados a facturar electrónicamente, los adquirentes que decidan recibir factura en formato electrónico de generación y los proveedores tecnológicos deben estar registrados en el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica. Este registro permanecerá a disposición de los participantes y deberá mantenerse actualizado por los mismos y por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN en lo que corresponda. El Catálogo de Participantes contendrá como mínimo:
1. La información actualizada idéntica a la del RUT en relación con la identificación del obligado a facturar electrónicamente y, en general, la identificación de los participantes.
2. La información técnica necesaria, como mínimo una casilla de correo electrónico, para la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación y de las notas crédito y débito, sin perjuicio de utilizar e informar otros esquemas electrónicos para su entrega previamente acordados entre el obligado a facturar electrónicamente y el adquirente que recibe factura en formato electrónico de generación, siempre y cuando los esquemas adoptados no impliquen costos o dependencias tecnológicas para este último.
/…/”. (Subrayado fuera de texto)
Respecto al formato estándar XML de la factura electrónica, se observa que el mismo fue adoptado por la DIAN a través del artículo 4 de la Resolución 000019 de 2016 y su anexo técnico, estableciendo su obligatoriedad para todos los facturadores electrónicos.
A partir de las normas en cita, se evidencia que el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, que incorpora el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, se refiere a las condiciones de generación de la factura electrónica y, el numeral 2 señala las condiciones de entrega de la misma, de donde se desprende lo siguiente:
1.- La factura electrónica siempre debe ser generada en formato electrónico, el formato estándar XML establecido por la DIAN en el artículo 4 de la Resolución 000019 de 2016 y su anexo técnico.
2.- La factura electrónica debe entregarse en formato electrónico de generación:
2.1- Si el comprador o adquirente es también un facturador electrónico.
2.2- Si el adquirente del bien o servicio, es obligado a expedir factura o documento equivalente, pero no factura electrónicamente, o es un adquirente que no tiene la obligación de facturar y, en cualquiera de estos casos, así lo decide.
Para efectos de la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación, el adquirente debe estar registrado en el Catálogo de Participantes de factura electrónica y, entre otros datos, debe informar como mínimo un correo electrónico para la entrega de la factura electrónica en dicho formato, a menos que para este efecto acuerde con el obligado otro esquema electrónico para su entrega.
Lo anterior no obsta para que adicionalmente se entregue al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica, sin embargo, debe ser claro que, tratándose de los casos enunciados, la obligación de expedir factura electrónica se cumple con la generación y entrega en formato electrónico de generación, esto es, en el formato estándar XML establecido por la DIAN, al correo electrónico informado por el adquirente en el catálogo de participantes. Sin perjuicio de la entrega del ejemplar para la DIAN en el mismo formato.
3.- En caso contrario, esto es, cuando el adquirente del bien o servicio, es obligado a expedir factura o documento equivalente, pero no factura electrónicamente, o es un adquirente que no tiene la obligación de facturar, o es solamente un adquirente, y decide no recibir la factura electrónica en formato electrónico de generación, entre otras razones, porque no está en condiciones técnicas para ello o simplemente no lo desea, el vendedor debe entregarle una representación gráfica de la factura electrónica, representación gráfica que puede ser en medio físico (impresión) o en medio digital (por ejemplo, en un formato pdf.), en este último evento, es decir, cuando el adquirente solicite la entrega de la factura electrónica en representación gráfica en medio digital, debe informar al vendedor un correo electrónico para su entrega. Esta información no requiere registro en el Catálogo de participantes.
De tal modo que, dadas estas condiciones, si el adquirente solicita o acepta la entrega de la factura electrónica en representación gráfica en medio digital debe informar un correo electrónico para tal efecto, de lo contrario no se requiere esta información. Sin embargo, la norma prevé que, el vendedor del bien o servicio puede disponer un sitio electrónico para la entrega al adquirente de la factura electrónica en representación gráfica en medio digital.
Acorde con lo anterior, el obligado a expedir factura electrónica siempre debe generar la factura electrónica en el formato electrónico de generación (XML definido por la DIAN), la forma de entrega al adquirente tendrá lugar según la situación de este y, en todo caso, siempre debe entregar a la DIAN, un ejemplar en formato electrónico de generación de las facturas generadas independientemente de la forma como se entreguen al adquirente.
Así las cosas, se concluye que, quien expide la factura electrónica, debe asegurarse de entregar a sus adquirentes la factura electrónica en la forma que corresponda según la situación de los mismos. El vendedor o proveedor no puede negarse a prestar el servicio si el adquirente no informa un correo electrónico para la entrega de la representación gráfica de la factura electrónica en medio digital, a menos que este documento se ponga a disposición del usuario o adquirente en un sitio electrónico dispuesto por obligado a facturar. Si ello no es así, deberá entregar necesariamente la representación gráfica de la factura electrónica en formato físico (impresión).
Cabe mencionar, que a través de la Resolución 000010 de 2017, que menciona el solicitante en su consulta, la DIAN selecciona un universo de obligados a expedir facturar electrónica, los cuales deben atender las reglas del Decreto 2242 incorporado al Decreto 1625 de 216 y, la Resolución 000019 de 2016, así como lo pertinente de la Resolución 000055 de 2016.
Finalmente, es preciso señalar que la Ley 1943 de 2018, en el artículo 15, introdujo algunas modificaciones al tema de la factura electrónica, no obstante, el “Parágrafo transitorio 1” de esta norma, consagra que:
“Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno Nacional; entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. /…/.”
Es decir, que la factura electrónica regulada por el Decreto 2242 de 2015 incorporado al Decreto 1625 de 2016, mantiene vigencia mientras el mismo sea objeto de modificación o adición acorde con el artículo 15 de la Ley 1943 de 2018.
En los anteriores términos se atiende su consulta.
Atentamente,
LORENZO CASTILLO BARVO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN