Tema: Procedimiento
Descriptor: Obligación de expedir factura o documento equivalente. Factura
OFICIO Nº 727
18-06-2020
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
100208221-727
Bogotá, D.C.
|
Tema |
|
|
Obligación de expedir factura o documento equivalente |
|
Descriptor |
|
|
Requisitos |
|
Fuentes formales |
|
|
Artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 Artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020 |
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, el peticionario consulta: Somos una plataforma de desarrollo de software de facturación electrónica la cual brindamos a nuestros clientes en forma de SaaS con nuestra marca TAXXA (…) ¿con nuestro modelo de negocio podemos firmar las facturas de nuestros clientes que no tienen su propia firma digital?
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
En atención a su consulta, el numeral 7 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 señala la definición de facturador electrónico, así:
“(…) 7. Facturador Electrónico: Es facturador electrónico el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(…).”
De igual manera, el numeral 14 del artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020 enumera uno de los requisitos de la factura electrónica de venta, a saber:
“(…) 14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.” (Subrayado fuera de texto).
De la normatividad trascrita, se concluye que es el facturador electrónico quien debe incluir la firma digital, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Por otra parte, sobre el asunto, esta entidad explicó en el oficio No. 021333 de 2019, lo siguiente:
“(…) la naturaleza personal de la firma digital (…) es inherente a ella y, por ende, la facultad o deber de firmar siempre será de la persona que esté obligada a ello. En este caso, esta persona es el facturador electrónico; sujeto que debe firmar la factura electrónica de venta.
No obstante, debe precisarse que la figura de mandato permite que las personas otorguen poder a otro sujeto para desarrollar una labor. En este caso, el mandatario puede ser facultado por el mandante para firmar la factura electrónica de venta.
(…)
En consecuencia, el deber de firmar está en cabeza del facturador electrónico, quien puede a voluntad propia otorgar esta facultad mediante poder a su mandatario, con el fin de que este firme en su propio nombre y en razón al encargo encomendado. Cabe advertir que este mandato no permite el uso o suplantación de la firma digital como medio de identificación personal, sino que otorga la facultad de que la factura sea firmada por el mandatario con su propia firma”.
En consecuencia, el mandatario podrá firmar por el facturador electrónico cumpliendo con el requisito exigido por el numeral 14 del artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020, siempre que el mismo cuente con el poder sufiente (sic) para ello, otorgado por su mandante, facturador electrónico.
Para finalizar, se advierte que la facultad de firmar conlleva la responsabilidad de garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta, tal como se explicó previamente.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud, se adjunta el oficio No. 021333 de 2019 para mayor conocimiento y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“técnica”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PABLO EMILIO MENDOZA VELILLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN