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OFICIO N° 0293 [901593]
01-03-2021
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
100208221-0293
Bogotá, D.C.
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Tema
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Sistema de Factura electrónica de venta
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Descriptor
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Obligación de implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica
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Fuentes Formales
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Artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario
Decreto 358 de 2020
Resoluciones DIAN Nos. 000042 de 2020 y 000013 de 2021.
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Cordial saludo.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Por medio del radicado en referencia, la peticionaria consulta acerca de la obligación de implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica preguntando:
“De acuerdo a la resolución número 013 del día 11 de febrero de 2021, por concepto del tema de la nómina electrónica, quisiera conocer, si las cooperativa (sic) de trabajo asociado (CTA) que manejan la figura de compensaciones y no salarios, les aplica la normatividad de la nómina electrónica”.
Al respecto, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
La Resolución DIAN No. 000013 de 2021 por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento, en el numeral 10 del artículo 2 define al citado documento como:
“10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”.
Ahora, respecto a los sujetos obligados a implementar el citado documento soporte de pago de nómina electrónica, el artículo 4 de la citada Resolución los determina así:
“Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.
Lo anterior cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando aplique”.
En consecuencia, la disposición normativa citada determina que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA según corresponda.
Por lo cual, los pagos de compensaciones efectuados por las Cooperativas de Trabajo Asociado a los asociados en razón a la prestación de un servicio no deberán ser soportados con el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Ahora bien, respecto a la forma en que se deben soportar los pagos efectuados por concepto de las compensaciones realizadas por las Cooperativas de Trabajo Asociado en razón a la prestación de un servicio, se precisa que ello depende de las características del sujeto que recibe el pago del citado servicio.
Lo anterior, debido a que si el prestador del servicio es obligado a facturar, este deberá facturar electrónicamente en los términos indicados en la Resolución DIAN 000042 de 2020, (modificada por la Resolución DIAN 000012 de 2021) y dicha factura electrónica es el soporte de costos, deducciones e impuestos descontables para el adquiriente del servicio de conformidad con lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
De otra parte, si el prestador del servicio es un no obligado a facturar, el documento que soporta el costo, deducción o descontable será el documento soporte de adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente en los términos del artículo 1.6.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 55 de la Resolución DIAN 000042 de 2020.
Sin embargo, en el evento que las Cooperativas de Trabajo Asociado contraten a personas mediante una vinculación laboral o legal y reglamentaria, estas deberán generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina respecto a los pagos o abonos en cuenta que se derivan de dicha vinculación, en los términos previstos en las disposiciones señaladas arriba.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“técnica”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PABLO EMILIO MENDOZA VELILLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN
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