Tema: Renta
Descriptor: Registro Único Tributario - RUT. Obligación formal. Requisitos. Procedimiento de formalización
OFICIO Nº 912 [905918]
23-06-2021
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
100208221-912
Bogotá, D.C.
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Tema |
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Registro Único Tributario - RUT |
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Descriptores |
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Obligación formal Requisitos Procedimiento de formalización |
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Fuentes formales |
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Artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016 |
Cordial saludo
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, el peticionario consulta sobre la aplicación del artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 en lo que atañe al cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en materia tributaria (DUR) para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), atendiendo la contingencia, realización de citas virtuales y distanciamiento social propiciado por la pandemia del COVID-19.
Respecto del particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
El artículo 1.6.1.2.11. del DUR prevé los documentos exigidos reglamentariamente para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Entre otros documentos, y atendiendo la especialidad de cada solicitud, la norma contempla (i) la necesidad de presentar el documento original del poder especial, atendiendo cada procedimiento particular, y (ii) la exhibición del documento original de identidad del representante legal, persona natural solicitante, representante de la sucesión o apoderado del inversionista.
A su vez, el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 prevé:
“Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo”.
En virtud de lo expuesto, este Despacho resalta que su competencia se limita a la interpretación general de las normas de carácter tributario, por lo que no es de sus facultades determinar cuáles son los documentos exigidos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), o si es factible reemplazar alguno de los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.2.11. ibídem. Así las cosas, para este Despacho es claro que, en tanto no se efectúe una modificación al artículo 1.6.1.2.11. ibídem, los documentos y requisitos requeridos para el trámite enunciado continúan siendo los mismos establecidos por la norma.
Ahora bien, dadas las circunstancias extraordinarias suscitadas por la pandemia del COVID-19 y el distanciamiento social, para este Despacho el requisito de exhibición de documentos originales debe entenderse surtido en la medida en que los documentos correspondientes sean puestos en conocimiento del funcionario respectivo para su examen y revisión. Esto a través del medio que efectivamente permita, bajo las circunstancias extraordinarias señaladas, la puesta en conocimiento del documento correspondiente.
De acuerdo con el diccionario de la Real Academia Española, el verbo exhibir significa:
“1. Manifestar, mostrar en público.
2. Presentar escrituras, documentos, pruebas, etc., ante quien corresponda”.
En virtud de lo expuesto y, ante la imposibilidad de “manifestar” el contenido de dichos documentos en público por las circunstancias extraordinarias creadas por la pandemia del COVID-19, el requisito objeto de análisis deberá entenderse cumplido a partir de la presentación por medios digitales de la documentación exigida, y en tanto el funcionario tenga pleno conocimiento del contenido de dicha información.
Finalmente, valga resaltar que lo expuesto en el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 fue previsto para efectos del desarrollo de procedimientos de discusión en sede administrativa, y no en lo que atañe al análisis que nos ocupa.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales