Deudas de socios
Concepto Nº 0404
25-08-2021
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.
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REFERENCIA: |
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No. del Radicado |
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1-2021-020145 |
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Fecha de Radicado |
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02 de julio de 2021 |
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Nº de Radicación CTCP |
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2021-0404 |
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Tema |
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Deudas de socios |
CONSULTA (TEXTUAL)
“Consultado el Representante legal socio de la entidad junto con su conyugue (quien ya falleció), se le consulta ¿qué pasó con el efectivo de 25 millones y las cuentas por cobrar de 20,5 millones?, a lo que responde que de esos vivían ellos y fue retirado para gastos personales, pues dicha utilidades eran de su propiedad. Sobre este hecho no existe ninguna acta de junta de socios donde se distribuyan dichas utilidades, simplemente se retiraron los $40.450.000, como participaciones de los socios pero sin documento alguno o más bien indica el represente legal, como retribución los servicios prestados a la sociedad, pero sin constancia de contrato de trabajo o contrato de prestación de servicios.
La pregunta es la siguiente:
De acuerdo a las explicaciones ¿podría cargar a gastos en el año 2018 el valor de $40.450.000, con la sola explicación que esgrime el representante legal?. ¿Podría cargarlos al patrimonio como participaciones en utilidades?, o por último ¿debería cargarlo a cuentas por cobrar a socios, por no existir ningún documento que justifique que es gasto de la sociedad Ltda. y por supuesto tampoco existe documento (Acta de Junta de Socios) que justifique la distribución de utilidades?.
O si existe alguna otra forma contabilizar la anterior situación por favor darme su concepto.
De antemano agradezco su colaboración para establecer en debida forma la reconstrucción de los libros contable de acuerdo a la normatividad contable y legal.”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
En primer lugar debemos anotar que según las normas del código de comercio (Ver Libro Segundo, de las Sociedades Comerciales, Título I Del contrato de sociedad) al constituirse una sociedad (en este caso de responsabilidad Ltda.), ella constituye una entidad independiente de los propietarios, es por ello todos que todas las transacciones y otros eventos y condiciones que son reconocidos en los estados financieros deben contar con los soportes adecuados, si estas transacciones no tienen adecuados soportes no podrían ser objeto de reconocimiento y no podría conocerse la situación financiera, rendimiento y capacidad de generar flujos por la entidad. De no existir soportes de ello, el retiro de fondos de la entidad sin los adecuados soportes puede afectar a terceros de buena Fe y que confían en la información financiera de propósito general de la entidad.
Mediante concepto 2020-0172 el CTCP, indico:
“Ante todo, debemos aclarar que independientemente de observar lo determinado por el DUR 2420 de 2015 para los diferentes grupos a que en él se alude y al cual pertenezca la sociedad, ya que no se especifica, es pertinente recordar que se debe dar cumplimiento también a lo preceptuado en el Código de Comercio, el cual se refiere a la distribución de utilidades, pero no de pérdidas, entre los accionistas o socios. Dado que se refiere en su escrito indistintamente tanto a utilidades como a pérdidas, lo remitimos al estudio de los artículos 150, 151, 187 y 456 de dicho Código que les ayudará a dar claridad sobre lo consultado”
Las decisiones del máximo órgano social sobre la distribución de utilidades deberán ser consignadas en acta, siguiendo lo preceptuado en el artículo 189 del Código de Comercio que indica:
“Constancia en actas de decisiones de la junta o asamblea de socios. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”
En conclusión, en el caso consultado el uso/manejo que los propietarios dieron a los dineros de la empresa no cuentan con un soporte legal y por tanto no fueron cumplidos los preceptos legales, para que estos sean considerados como distribución de dividendos y por lo tanto deberán considerarse que la forma de reconocer y revelar estos montos como un activo en cuenta por cobrar a socios o anticipo de utilidades, para ello se deberá cumplir con las revelaciones en lo referente a partes relacionadas exigidas por los marcos técnicos normativos.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ
Consejero CTCP