Tema: Sistema de facturación electrónica
Documento Soporte de pago de nómina electrónica
OFICIO N° 1265 [908122]
12-08-2021
DIAN
100208221-1265
Bogotá, D.C.
Tema
Sistema de facturación electrónica
Descriptores
Documento Soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales
Artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario
Resolución DIAN No. 000013 del 2021 y sus modificaciones
Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta: “¿Se puede firmar digitalmente el documento de nómina electrónica con el certificado de firma digital del proveedor tecnológico?”
Sobre este asunto, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
Para empezar, se precisa que el documento soporte de pago de nómina electrónica de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 5 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, debe contener:
“12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica”. (Subrayado por fuera de texto).
Adicionalmente, esta misma disposición precisa sobre los medios de operación que el citado documento soporte debe contener: “13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software”.
De otra parte, el artículo 22 de la citada Resolución No. 0000013, dispone:
“Artículo 22. Representantes que deben cumplir con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.”
Así las cosas, la norma es clara en disponer que si bien la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica está en cabeza de aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique; estos sujetos pueden cumplir con este deber a través de terceros quienes a su vez, van a ser considerados por la administración tributaria como sus representantes.
En este sentido, es importante traer a colación lo dispuesto por los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario, que indican, entre otros:
“ARTÍCULO 572. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR DEBERES FORMALES. Deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas:
(…)
h. Los mandatarios o apoderados generales, los apoderados especiales para fines del impuesto y los agentes exclusivos de negocios en Colombia de residentes en el exterior, respecto de sus representados, en los casos en que sean apoderados de estos para presentar sus declaraciones de renta o de ventas y cumplir los demás deberes tributarios.
“ARTÍCULO 573. RESPONSABILIDAD SUBSIDIARIA DE LOS REPRESENTANTES POR INCUMPLIMIENTO DE DEBERES FORMALES. Los obligados al cumplimiento de deberes formales de terceros responden subsidiariamente cuando omitan cumplir tales deberes, por las consecuencias que se deriven de su omisión.”
En consecuencia, teniendo en cuenta las anteriores disposiciones normativas, este Despacho concluye que, en efecto, es potestad del sujeto obligado a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, cumplir con dicha obligación a través de terceros, los cuales pueden ser proveedores de soluciones tecnológicas.
Los terceros actuarán como representantes para cumplir con la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y deberán habilitarse previamente por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN con dicha calidad. De modo que, la obligación de firmar digitalmente el documento soporte de pago de nómina electrónica podrá ser encomendada al tercero mandatario, quien en virtud del mandato otorgado podrá firmar digitalmente en calidad de representante del sujeto obligado y, así, dar cumplimiento al requisito expuesto en el numeral 12 del artículo 5 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021. Lo anterior le exige dar cumplimiento pleno a la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica y, adicionalmente, lo obliga en los términos de los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
Para finalizar, se informa que sobre la calidad de tercero representante del sujeto obligado a la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, este Despacho se pronunció mediante el Oficio No. 100208221-0626 del 05 de mayo de 2021, el cual se anexa para mayor conocimiento.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN