Tema: Procedimiento tributario - Sistema de facturación electrónica
Descriptor: Factura electrónica de venta - Documentos equivalentes a la factura de venta
OFICIO Nº 002 [909036]
01-09-2021
DIAN
Subdirección de Normativa y Doctrina
100208192-002
Bogotá, D.C.
Tema:
Procedimiento tributario
Sistema de facturación electrónica
Descriptor:
Factura electrónica de venta
Documentos equivalentes a la factura de venta
Fuentes formales:
Estatuto Tributario artículos 615, 616-1 y 616-2
Decreto 1625 de 2016
Resolución DIAN No. 000042 de 2020 (con sus modificaciones)
Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
A través del radicado de la referencia se solicita aclarar la situación que tienen las empresas que generan ingresos a través de máquinas dispensadoras o expendedoras, conocidas como máquinas “vending”.
Se plantea que una empresa genera ingresos por la venta de productos en máquinas de expendio llamadas vending, que se ubican en distintos lugares de la ciudad y, por ende, cualquier persona puede acceder a los productos que esta máquina dispensa, el comprador deposita el dinero, la máquina le devuelve un producto y las vueltas correspondientes.
Con el fin de establecer cómo deben proceder estos contribuyentes a efectos de cumplir con la obligación de facturar, se pregunta lo siguiente:
1. ¿Las empresas que perciben ingresos a través de máquinas vending, cómo hacen para reconocer su ingreso en las declaraciones de renta, retención en la fuente e IVA, ¿teniendo en cuenta que no se factura a un consumidor final?
2. ¿Qué tipo de figura o soporte se debe utilizar para reconocer estos ingresos como fiscales en las declaraciones?
3. Si hoy en día en Colombia se habla de facturación electrónica, ¿cómo hacen estas empresas para facturar y cumplir con lo reglamentado por la autoridad fiscal?
4. ¿A qué tercero se le puede cargar esa factura que se haría cada mes? Claro está, si va a lugar las anteriores preguntas.
5. El Decreto 1514 de 1998, que aún está vigente me indica que debo generar un documento donde se reconoce el ingreso y se guarda en caso de que la autoridad fiscal me audite los ingresos, ¿Esto lo puedo considerar?
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica:
1. Generalidades sobre la obligación de facturar
La obligación de facturar, en materia tributaria se encuentra establecida en la ley. El artículo 615 del Estatuto Tributario consagra la obligación de expedir factura o documento equivalente, en los siguientes términos:
“Artículo 615. Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”. (Negrilla por fuera de texto)
Por su parte, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece:
“Artículo 616-1. Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.
Los documentos equivalentes a la factura de venta, corresponderán a aquellos que señale el Gobierno Nacional. (…)”. (Negrilla fuera de texto).
El artículo 616-2 del Estatuto Tributario dispone lo siguiente:
“Artículo 616-2. Casos en los cuales no se requiere la expedición de factura. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, *Aparte Derogado* y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional”. (Subrayado fuera de texto).
En materia reglamentaria, acorde con las facultades otorgadas por las disposiciones de orden legal que se citan, el Gobierno nacional y la DIAN, expidieron el Decreto 358 de 2020 y la Resolución No. 000042 del mismo año, respectivamente.
Dicho decreto sustituye parcialmente el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 y, en el artículo 1.6.1.4.3., dispone las operaciones y sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Si se verifican estas disposiciones se concluye que ni la ley ni el reglamento exceptúan de la obligación legal de facturar, a quienes realicen operaciones de venta a través de máquinas dispensadoras, expendedoras o vending.
Esto implica que, acorde con la ley y el reglamento quien realiza operaciones de venta a través de dichas máquinas vending tiene la obligación de facturar. Obligación que se materializa con la expedición de factura de venta o documento equivalente.
En todo caso, corresponderá al solicitante verificar, para su caso particular, cada uno de los eventos señalados por las normas vigentes que establecen las exclusiones a la obligación de facturar.
2. Procedencia del documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
Como se expuso anteriormente, de acuerdo con las normas vigentes en materia de facturación, la forma prevalente de facturar es la expedición de factura electrónica de venta cuyo modelo vigente es el de validación previa. No obstante, quien se encuentre en las opciones para expedir documento equivalente puede hacerlo. Precisamente, el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016, se refiere a los documentos equivalentes a la factura de venta y, por su parte, la Resolución DIAN No. 000042 del mismo año, en el artículo 13 los retoma y fija los requisitos que debe cumplir cada uno de ellos.
Si se revisa dicho listado se observa que en el numeral 1 se incluye “El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.” indicando que “el mismo lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura electrónica de venta”. Lo anterior es relevante, dado que este documento ya no constituye soporte de costos y gastos.
Para finalizar, en relación con el documento que menciona el consultante, previsto en el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998 se informa que el mismo no está vigente.
3. Soportes de las operaciones comerciales para efecto de los impuestos administrados por la DIAN
Frente a los documentos soporte para el contribuyente que realiza operaciones comerciales de venta y/o servicios, con el fin de cumplir sus obligaciones tributarias, como son las relacionadas con la presentación, entre otras, de declaraciones del impuesto sobre la renta y/o ventas, se observa que la factura de venta es el documento por excelencia para tal efecto, a la luz de lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Recordemos que el artículo 615 del Estatuto Tributario señala expresamente que: “(…) deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”.
Por su parte, el Decreto 1625 de 2016 en el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.6. dispone: “El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes”. (Negrilla fuera de texto).
4. Conclusiones
A partir de todo lo expuesto se concluye:
- Independientemente de la forma de operar de las máquinas dispensadoras, expendedoras o vending quienes realizan operaciones de venta a través de ellas, por ese solo hecho, no están excluidos de facturar. En consecuencia, deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta o documento equivalente, por ser los sistemas de facturación vigentes.
- Si bien esto es así, si quien realiza ventas a través de dicha modalidad se encuentra dentro de alguno de los supuestos señalados en el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 como exceptuados de la obligación de facturar, no tendría dicha obligación, siempre que se cumplan las condiciones legalmente establecidas para ello.
- En cualquier caso, dadas las características de la operación, es factible que los sujetos obligados puedan adoptar el documento equivalente denominado “tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.” con el fin de dar cumplimiento a la obligación de facturar, teniendo claro que este no dará lugar a costos o deducciones en renta y descontables en IVA y que, en cualquier caso, deberá el obligado a facturar adecuar sus sistemas para que el adquiriente que requiera la expedición de factura de venta pueda obtenerla.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales