Tema: IVA
Descriptor: Sistema de facturación electrónica de venta. Documento soporte de pago de nómina electrónica
OFICIO Nº 1374 [908670]
26-08-2021
DIAN
100208221-1374
Bogotá, D.C.
Tema Sistema de facturación electrónica de venta
Descriptores Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales Resolución DIAN No. 000013 del 2021
Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria realiza una serie de preguntas relacionadas con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Los interrogantes del 1 al 6 fueron remitidos por competencia al grupo de factura electrónica de la Dirección de Gestión de Ingresos. Por su parte, las preguntas 7 y 8 serán atendidas en el presente documento, así:
7. “Solicito respetuosamente se me informe si es posible tener dos (2) Operadores Tecnológicos en una misma empresa para llevar a cabo el procedimiento de la nómina electrónica.”
El procedimiento de la habilitación es el primer paso que debe efectuarse para acceder al servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. Las características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos se encuentran descritos en el artículo 9 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 y en el Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 adoptado mediante el artículo 20 de la resolución objeto de estudio, así:
“ARTÍCULO 9o. HABILITACIÓN.
La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el citado procedimiento requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, indicada en los calendarios de implementación y plazo para cumplimiento periódico de la transmisión, establecido en el Título IV de esta resolución, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
(…) 2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
3. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s).
3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica”. (Subrayado fuera de texto).
En cuanto a los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se precisa que el software dispuesto para el documento de nómina electrónica de acuerdo con el numeral 2 del artículo 9 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 puede corresponder a:
a) Un desarrollo informático propio, o
b) Un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
Así las cosas y, teniendo en cuenta lo señalado en la normatividad antes expuesta, se interpreta que la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica se podrá realizar a través de uno o más desarrollos informáticos adquiridos con proveedores de soluciones tecnológicas. Lo anterior, dado que la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 no limita tal posibilidad.
Finalmente, es importante tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 22 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, el cual establece las obligaciones que debe cumplir el representante del sujeto obligado, quien se encargará de generar y transmitir el documento soporte de nómina electrónica, así:
“ARTÍCULO 22. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR CON EL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.
Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); de conformidad con lo dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO Transitorio. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 4o de esta resolución, realice la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario -RUT una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice los ajustes informáticos necesarios.
Cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo requiera”.
Para más información sobre el tema, se remiten los Oficios Nos. 903875 del 03 de mayo de 2021 y el 908122 del 12 de agosto de 2021.
8. “Solicito respetuosamente se me informe si el operador tecnológico puede cambiarse en cualquier momento o existe un término legal para ello.”
En relación con el presente interrogante, este Despacho precisa que la normatividad vigente no prevé un lapso determinado durante el cual el sujeto obligado deba utilizar los servicios prestados por un proveedor de soluciones tecnológicas.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN