Tema: Procedimiento
Descriptor: Firma electrónica. Fallecimiento del suscriptor
OFICIO Nº 459 [914499]
25-11-2021
DIAN
Subdirección de Normativa y Doctrina
100208192-459
Bogotá, D.C.
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Tema: |
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Procedimiento |
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Descriptores: |
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Firma electrónica Fallecimiento del suscriptor |
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Fuentes formales: |
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Artículos 572, 579-2 y 580 del Estatuto Tributario Artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016 Artículos 1° y 6º de la Resolución No. 000070 de 2016 (con sus modificaciones posteriores) Oficio No. 901407 - Int 257 del 24 de febrero de 2021 Concepto No. 906828 Int 1032 del 8 de julio de 2021 |
Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria pregunta qué ocurre cuando se utiliza la firma electrónica de una persona que ha fallecido, para efectos del cumplimiento de los deberes formales.
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica:
Respecto de la calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios de las sucesiones ilíquidas y quién debe realizar el cumplimiento de las obligaciones formales en este caso, la interpretación oficial de este Despacho se puede encontrar en el Concepto No. 906828 Int. 1032 del 8 de julio de 2021, el cual se adjunta para su conocimiento y fines pertinentes.
Esta doctrina indicó que cuando la declaración tributaria sea presentada por un heredero la administración puede verificar, en uso de sus facultades de fiscalización, la calidad que ostenta el heredero o herederos que pretenden cumplir con la obligación formal de declarar. Esto en atención a lo dispuesto en el artículo 572 del Estatuto Tributario, norma que respecto del cumplimiento de los deberes formales en el caso de la sucesión ilíquida indica:
“Artículo 572. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR DEBERES FORMALES. Deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas:
(…)
d) Los albaceas con administración de bienes, por las sucesiones; a falta de albaceas, los herederos con administración de bienes, y a falta de unos y otros, el curador de la herencia yacente;
(…)
Parágrafo. Para efectos del literal d), se presumirá que todo heredero que acepte la herencia tiene la facultad de administración de bienes, sin necesidad de disposición especial que lo autorice.
Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos, de común acuerdo, podrán nombrar un representante de la sucesión mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.
De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta dicha condición.
Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por los representantes o apoderados debidamente acreditados”. (Negrilla fuera de texto).
Lo anterior supone la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) para el caso de las sucesiones ilíquidas. Nótese como el artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016 en su numeral 3.4. indica la necesidad de acreditar la condición de albacea, heredero con administración de bienes o curador de la herencia yacente para esos efectos. Al respecto, la doctrina de esta Subdirección (Oficio No. 901407 - int 257 del 24 de febrero de 2021) ha precisado que estos trámites no pueden ser adelantados por quien no tiene la personería para actuar en representación de la sucesión ilíquida, en los términos del citado artículo 572.
Este cumplimiento de obligaciones formales incluye, entre otros, la presentación y pago de declaraciones tributarias, deber que puede tener lugar a través de medios electrónicos. En ese sentido, el artículo 579-2 del Estatuto Tributario establece que el Director General, mediante resolución señalará los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones a través de estos medios, en las condiciones y con las seguridades que establezca el reglamento.
Así, una vez se determina que la obligación se cumple en los términos antes mencionados, se debe obtener el Instrumento de Firma Electrónica (en adelante IFE). Este tema se encuentra regulado a través de la Resolución No. 070 de 2016, modificada parcialmente por la Resolución No. 022 de 2019 y la Resolución No. 080 de 2020.
De acuerdo con el artículo 1° de la Resolución No. 070 de 2016 se denominan suscriptores “(…) las personas naturales, que actúen a nombre propio y/o que representen o actúen a nombre de otra persona natural o jurídica, incluidas aquellas que se encuentren residenciadas en el exterior (…)” para las cuales se habilite el uso del IFE.
En cuanto a los efectos jurídicos del IFE, el artículo 6° de esta resolución establece:
“Artículo 6º. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La Firma Electrónica que pone a disposición la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma, toda vez que esta es confiable y apropiada para cumplir con las obligaciones y operaciones ante la entidad de conformidad con el artículo 3° del Decreto número 2364 de 2012”. (Resaltado y negrilla fuera de texto).
Bajo los supuestos mencionados en la consulta, esto es, una sucesión ilíquida que debe cumplir deberes formales, se tiene que el uso de esta firma también debe atender lo dispuesto en el artículo 572 del Estatuto Tributario. En consecuencia, cuando una persona fallece no es posible cumplir los deberes con su IFE. Adicionalmente, se debe poner en conocimiento de esta situación a la Administración Tributaria, realizando los correspondientes trámites en el RUT, así como el trámite para obtener el IFE para cumplir con los deberes a cargo, por parte del representante de la sucesión ilíquida.
Sobre los efectos de las declaraciones presentadas sin la observancia de la anterior conclusión, este Despacho trae a colación lo dispuesto en el artículo 580, literal d) del Estatuto Tributario:
“Artículo 580. Declaraciones que se tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:
(…)
d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal. (…)”. (Negrilla fuera de texto).
Así las cosas y, con el fin de resolver la inquietud presentada por la peticionaria, se tiene que: (i) en caso que el suscriptor fallezca se debe poner en conocimiento de esta situación a la Administración Tributaria, (ii) el representante de la sucesión ilíquida debe realizar los trámites correspondientes ante el RUT y obtener el IFE, (iii) cuando la declaración tributaria no se presente firmada por este representante no se entenderá cumplido el deber de presentarla, conforme a lo dispuesto literal d) del artículo 580 del Estatuto Tributario.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales