Oficio 598(915472)

OFICIO Nº 598 [915472]

17-12-2021

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-598

Bogotá, D.C.

 

 

Tema:			Obligación de expedir factura de venta o documento equivalente
Descriptores:			Procedencia del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. Facturación en mandato
Fuentes formales:			Artículos 615, 616-1, 617 y 771-2 del Estatuto Tributario Decreto 1625 de 2016 Resolución DIAN No. 00042 de 2020 y sus modificaciones

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado en referencia, el peticionario platea una serie de preguntas bajo el siguiente supuesto:

 

“Dentro de una casa funcionan tres restaurantes (tres personas jurídicas distintas) y quedan en locales separados, pero por la funcionalidad y prestación del servicio, el cliente puede pedir en un restaurante platos de los otros restaurantes y por facilidad del cliente el restaurante donde se encuentre localizado le factura sus propios productos (ingresos propios) y los productos que el cliente consumió de los otros 2 restaurantes dentro de su establecimiento (ingresos recibidos para terceros) en una misma factura (cabe aclarar que la preparación y servicio a la mesa la realiza cada restaurante de forma independiente)”.

 

Por lo anterior, se resolverán las inquietudes en el orden en que fueron propuestas, no sin antes reiterar que no le corresponde a este Despacho pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica, por lo que corresponderá al peticionario definir, en su caso particular, las obligaciones tributarias sustanciales y formales a las que haya lugar.

 

1. “Por la actividad económica que desarrollan ellos facturan con documento equivalente POS, ¿Es válida la facturación con documentos POS del restaurante al cliente?”

 

De conformidad con el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, el documento equivalente a la factura de venta conocido como tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. está vigente y suple la obligación de facturar. No obstante, debe tenerse presente que el mismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, no es soporte de costos, deducciones e impuestos descontables. Por lo cual, cuando el adquiriente de los bienes requiera la expedición de la factura electrónica de venta, el facturador tiene la obligación de expedirla y entregarla, siendo que dicha expedición y entrega deberá efectuarse en el momento en que se realice la venta del bien o la prestación del servicio. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016.

 

En consecuencia, los obligados a facturar podrán seguir cumpliendo con dicha obligación expidiendo y entregando el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. a los adquirientes de los bienes y servicios. Sin perjuicio que el adquiriente solicite la expedición de la factura electrónica de venta, caso en el cual el facturador está obligado a expedirla y entregarla en el momento de la operación de venta del bien o servicio.

 

2. “A raíz de la modificación del parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, por el cual modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, por el cuál se limita el uso de documentos POS a 5 UVT, ¿Deberán tomar como referencia productos correspondientes a ingresos propios e ingresos recibidos para terceros, o solo ingresos propios?”

 

Sobre este particular se informa que, toda vez que a la fecha no se ha expedido reglamentación o regulación alguna sobre la aplicación de la limitación en el uso del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., este Despacho no puede pronunciarse respecto a las especificaciones de la misma, por ser un asunto aun sin normatividad que lo determine.

 

En este punto se recuerda que, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, “Mientras se expide la reglamentación del sistema de facturación aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley”. Por lo tanto, a la fecha y hasta que no se regule la materia, la limitación del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. no es aplicable.

 

3. “¿Qué documento debe respaldar la transacción de ingresos recibidos para terceros entre los restaurantes?”

 

En el entendido del supuesto inicial como una operación de facturación en mandato, se informa que el artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 dispone:

 

“ARTÍCULO 1.6.1.4.9. FACTURACIÓN EN MANDATO. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.

 

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

 

En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

 

En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.

 

PARÁGRAFO. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”. (Negrilla fuera de texto).

 

Así las cosas, el mandatario es quien factura en nombre del mandante, y deberá hacerlo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo precitado. Específicamente, en la factura electrónica de venta elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario. Posteriormente, el mandatario deberá certificar al mandante todas las operaciones que efectuó en su nombre y, por ende, los ingresos que recibió por él. Así como las retenciones practicadas (ver Artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016) y el cobro de los impuestos a que hubo lugar. De manera que, los soportes de dicha operación serán la factura o documento equivalente expedido debidamente al adquiriente del servicio o bien por parte del mandatario y la certificación que expide el mandatario al mandante, en los términos de ley.

 

4. “Dentro del documento POS ¿Debe tener algún campo específico o diferenciación que permita identificar cuáles son los ingresos propios y cuáles son los ingresos recibidos para terceros?”

 

Al respecto, se precisa que los requisitos del documento equivalente del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., están dispuestos en el numeral 1 del artículo 13 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020. Por lo tanto, siempre que el mismo cumpla con los requisitos allí dispuestos, será plenamente válido. Sin embargo, se reitera que el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., no es soporte de costos, deducciones e impuestos descontables para el adquiriente del bien o servicio.

 

De igual forma, se precisa que, a efectos de la operación de mandato, el documento donde deberá constar las operaciones efectuadas por el mandatario en nombre del mandante y el detalle de la cuantía y concepto de estos, es la certificación, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

 

5. “Teniendo en cuenta que la tirilla de cierre es el soporte fiscal, ¿se debe adaptar el sistema para que permita identificar dentro del cierre diario cuáles fueron las ventas a terceros?”

 

Sobre este asunto por favor remitirse a la respuesta al punto anterior.

 

6. “Si un restaurante (RESTAURANTE A) es responsable de impuesto al consumo y otro (RESTAURANTE B) no es responsable de impuesto al consumo, cuando RESTAURANTE A venda productos del RESTAURANTE B a los clientes, en la facturación ¿el RESTAURANTE A no debe cobrar impuesto al consumo a los clientes por los productos del RESTAURANTE B?, si no es así ¿cómo sería el tratamiento del impuesto al consumo impuestos de ingresos recibidos para terceros?

7. Si un restaurante (RESTAURANTE A) es responsable de impuesto al consumo y otro (RESTAURANTE B) no es responsable de impuesto al consumo, cuando RESTAURANTE B venda productos del RESTAURANTE A a los clientes, en la facturación ¿el RESTAURANTE B debe cobrar impuesto al consumo a los clientes por los productos del RESTAURANTE A?, si no es así ¿cómo sería el tratamiento del impuesto al consumo impuestos de ingresos recibidos para terceros?”

 

Al respecto, se debe precisar que de acuerdo con los artículos 1.6.1.4.9. y 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016, el mandatario actuará en tal calidad teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor. Por lo cual, si el mandante es responsable del impuesto nacional al consumo el mandatario deberá recolectar el mismo en las operaciones en que este se haya causado y deberá expedir la certificación correspondiente en los términos del artículo 1.6.1.4.9. ibídem.

 

8. “¿Qué documentos deben tener los restaurantes para acreditar que dichos ingresos no son ingresos propios sino ingresos recibidos para terceros?”

 

Por favor remitirse a la respuesta al punto 4.

 

9. “En el caso de las ventas por medio de datafono ¿qué trazabilidad se deben tener con estas teniendo en cuenta que todos los ingresos no son propios, pero si se van a reportar y se van a practicar retenciones y cobrar comisiones sobre todo el recaudo sea o no de terceros?”

 

En este último aspecto se precisa que las funciones de este Despacho obedecen a la interpretación de normas en materia tributaria, aduanera y cambiaria de competencia de la UAE-DIAN. Por lo cual, los acuerdos comerciales entre particulares no son materia de pronunciamiento de esta Subdirección, menos aun direccionando las particularidades bajo las cuales estos deben acordar sus negocios. Aunado a ello y, para terminar, debe precisarse que, de acuerdo con el artículo 553 del Estatuto Tributario, los convenios entre particulares sobre impuestos no son oponibles al fisco.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales