Tema: Procedimiento
Descriptores: Transporte terrestre automotor. Factura electrónica de venta.
Retención en la fuente
OFICIO Nº 482 [914800]
03-12-2021
DIAN
Subdirección de Normativa y Doctrina
100208192-482
Bogotá, D.C.
Tema: Procedimiento tributario
Descriptores: Transporte terrestre automotor
Factura electrónica de venta
Retención en la fuente
Fuentes formales:
Artículos 21-1, 28, 102-2, 616-1, 617, 684, 771-2 y 743 del Estatuto Tributario
Decreto 1625 de 2016
Decreto 358 de 2020
Resolución DIAN No. 042 de 2020 (y sus modificaciones posteriores)
Cordial saludo, Sr. Silva.
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, el peticionario considerando lo dispuesto en el artículo 102-2 del Estatuto Tributario y en el Concepto No. 027814 de noviembre 8 de 2019, los cuales tratan sobre la forma como se deben distribuir los ingresos en el transporte terrestre automotor y la retención en la fuente aplicable, formula una serie de preguntas particulares sobre el contenido de la factura electrónica de venta, la retención en la fuente y el registro de los ingresos en su contabilidad.
Así, se hace necesario reiterar, en primera medida, que a este Despacho no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica. Por tanto, sus inquietudes se atenderán en forma general en lo que tiene que ver con la interpretación de normas en materia tributaria, sin que su competencia se extienda a aspectos de carácter operativo o contable, en los siguientes términos:
a. ¿Es obligatorio que, en el cuerpo de la factura electrónica de la empresa transportadora, se registre la identificación de los participantes en el contrato de transporte terrestre automotor especial y se registre el porcentaje de participación de los mismos? o ¿Esta información puede ser suministrada en un documento anexo a la factura electrónica?
El capítulo 4 del título 1 de la parte 6 del libro 1 del Decreto 1625 de 2016, sustituido por el Decreto 358 de 2020 y demás normas complementarias, contiene la reglamentación del artículo 616-1 del Estatuto Tributario antes de la expedición de la Ley 2155 de 2021, la cual, de conformidad con el parágrafo transitorio del nuevo artículo 616-1 ibídem, modificado por el artículo 13 de la misma ley, se mantiene vigente hasta tanto el Gobierno nacional expida la nueva reglamentación.
El artículo 616-1 del Estatuto Tributario vigente antes de la expedición de la Ley 2155 de 2021 señalaba:
“Artículo 616-1. Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta. (…)
PAR. 1º-Modificado. L. 2010/2019, art. 18. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, o por un proveedor autorizado por esta.
La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente.
(…)
PAR. 2º-Modificado. L. 2010/2019, art. 18. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos del artículo 617 de este estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, (…).
PAR. 6º-Adicionado. L. 2010/2019, art. 18. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas-IVA. (…)”.
Acorde con lo anterior, el Decreto 358 de 2020 en su artículo 1.6.1.4.8. señala que, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la DIAN será la encargada de señalar los requisitos del artículo 617 ibídem que deban cumplir cada uno de los sistemas de facturación o adicionar los que considere pertinentes, los cuales se deberán implementar y cumplir con las condiciones, términos y requerimientos técnicos y tecnológicos que señale dicha Entidad.
El artículo 1.6.1.4.15. del mismo decreto determina que tanto las facturas electrónicas de venta, como las notas débito y crédito y demás documentos electrónicos, tendrán reconocimiento para efectos fiscales siempre que se cumpla con la validación previa a su expedición. La carencia de este requisito trae como consecuencia que dichos documentos no producen efectos jurídicos y, por tanto, “la factura electrónica de venta no podrá ser expedida ni considerada documento soporte de costos, gastos, deducciones, exenciones, pasivos, ni impuestos descontables”.
En efecto, la DIAN expidió la Resolución No. 042 de 2020 y en su artículo 5 indicó que la obligación de expedir la factura de venta o documento equivalente comprende su generación, transmisión y validación (para el caso de la factura electrónica de venta), la expedición y entrega por cada una de las operaciones de venta del bien y/o la prestación del servicio, con el cumplimiento de los requisitos señalados en las disposiciones para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos tecnológicos y técnicos desarrollados por la Entidad, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Específicamente, la resolución mencionada en su artículo 11 señala los requisitos de la factura electrónica de venta, así:
“Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta: La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así:
1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así: (…)
(…)
8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
11. El Medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
12. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda.
(…)”. (Negrilla fuera de texto).
De acuerdo con lo anterior, el contribuyente deberá cumplir con la totalidad de los requisitos señalados en las normas vigentes aplicables, para que la factura electrónica de venta produzca efectos tributarios, de lo contrario, no podrá ser considerada como documento soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta; ni de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Ahora bien, en relación con la inquietud objeto de la presente consulta, es importante precisar que de las normas citadas no se predica la obligación fiscal de señalar en el cuerpo de la factura electrónica la identificación de los participantes en el contrato de transporte terrestre automotor especial ni de registrar el porcentaje de participación de los mismos.
Adicionalmente, dado lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 11 de la Resolución No. 042 de 2020 transcrito, este Despacho considera que cada contribuyente, de acuerdo con su modelo de negocios, es autónomo para codificar y describir los bienes que vende o los servicios que presta, siempre, en todo caso, cumpliendo con los requisitos y condiciones del Anexo Técnico de Factura Electrónica y demás establecidos en la ley.
b. En el caso de que la IPS retenga a cada uno de los participantes (propietario del vehículo y empresa transportadora), la empresa A (propietaria de los vehículos); ¿debe registrar en su contabilidad la retención practicada con el nit del usuario del servicio? o ¿Debe registrarlo teniendo como documento soporte el certificado emitido por la empresa transportadora y con el nit de esta última?
c. En el caso de que la IPS retenga solamente a la empresa transportadora (empresa B), ¿Quién le debe reportar a la empresa A (propietaria de los vehículos) la retención que debe registrar en su contabilidad?
En cuanto a la retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta y complementarios y, respecto del pago o abono en cuenta que se realice por la prestación del servicio de transporte terrestre, este Despacho se pronunció mediante los Oficios 025652 de 2001, 016939 de 2009 y 001771 de 2019, los cuales se adjuntan para su conocimiento.
Lo anterior, sin perjuicio de lo señalado en el artículo 1.2.4.4.8. del Decreto 1625 de 2016 que, sobre la retención en la fuente por concepto del servicio de transporte de carga terrestre, dispone:
“Artículo 1.2.4.4.8. Retención en la fuente por concepto del servicio de transporte de carga terrestre. (…)
Cuando se trate de empresas de transporte de carga terrestre y el servicio se preste a través de vehículos de propiedad de los afiliados a la empresa, dicha retención se distribuirá así por la empresa transportadora: El porcentaje que represente los pagos o abonos en cuenta que se hagan al tercero propietario del vehículo dentro del pago o abono recibido por la empresa transportadora se multiplicará por el monto de la retención total, y este resultado será la retención a favor del propietario del vehículo, valor que deberá ser certificado por la empresa transportadora.
El remanente constituirá la retención a favor de la empresa transportadora y sustituirá el valor de los certificados de retención que se expidan a favor de la misma”. (Negrilla fuera de texto)
Por último, sobre cómo debe registrar en su contabilidad la retención practicada, se deberá tener en cuenta lo expresado por este Despacho en la pregunta h) de este documento.
d. ¿Qué se puede entender como “distribuir en la forma proporcional indicada las retenciones que los usuarios efectúen al momento del pago o abono en cuenta” según el concepto 27814 del 8 de noviembre de 2019?
Adicionalmente a lo expuesto en las preguntas b) y c) anteriores, sobre la distribución de los ingresos en la actividad de transporte terrestre automotor este Despacho se pronunció mediante el Oficio No. 001771 de 2019 en los siguientes términos:
“(…) el artículo 102-2 del Estatuto Tributario es claro en establecer la forma como las empresas transportadoras deben registrar los ingresos que corresponden tanto a tales empresas como a los propietarios de los vehículos:
Artículo 102-2. Distribución de los ingresos en el transporte terrestre automotor. Cuando el transporte terrestre automotor se preste a través de vehículos de propiedad de terceros, diferentes de los de propiedad de la empresa transportadora, para propósitos de los impuestos nacionales y territoriales, las empresas deberán registrar el ingreso así: Para el propietario del vehículo la parte que le corresponda en la negociación; para la empresa transportadora el valor que le corresponda una vez descontado el ingreso del propietario del vehículo. (Subrayado fuera del texto)
Nótese como la norma transcrita regula el registro de los ingresos por parte de la empresa transportadora y el propietario del vehículo de forma suficientemente clara, lo que permite concluir que no es posible registrar la totalidad del ingreso a cargo de la empresa”.
e. ¿Qué documentos debe utilizar la empresa B (empresa transportadora) para distribuir en forma proporcional la retención en la fuente, como lo establece el concepto 27814 del 8 de noviembre de 2019?
f. ¿Qué requisitos debe cumplir el documento soporte para la distribución proporcional de la retención y es obligatorio tenerlo y conservarlo para como prueba para efectos fiscales?
Sobre el particular, es preciso señalar que el documento que se debe elaborar debe ser el idóneo para acreditar el hecho. Por lo que, resulta pertinente tener en cuenta lo establecido en el artículo 743 del Estatuto Tributario, el cual señala:
“Artículo 743. Idoneidad de los medios de prueba. La idoneidad de los medios de prueba depende, en primer término, de las exigencias que para establecer determinados hechos preceptúen las leyes tributarias o las leyes que regulan el hecho por demostrarse y a falta de unas y otras, de su mayor o menor conexión con el hecho que trata de probarse y del valor de convencimiento que pueda atribuírseles de acuerdo con las reglas de la sana crítica”.
Sobre el tema, el Consejo de Estado, Sección Cuarta, mediante Sentencia de radicación número: 25000-23-27-000-2012-00473-01(20751) C.P. Julio Roberto Piza Rodríguez del 10 de octubre de 2018 se ha pronunciado en los siguientes términos:
“Sobre el particular, el artículo 743 del ET señala que la «idoneidad» de los medios de prueba depende de lo siguiente: (i) de las exigencias que para establecer determinados hechos preceptúen las leyes tributarias o las leyes que regulan el hecho por demostrarse, esto es, de la conducencia; a falta de tales exigencias legales, (ii) de la mayor o menor conexión del medio de prueba con el hecho que trata de probarse, o pertinencia de la prueba; y, en último lugar, (iii) del valor de convencimiento que pueda atribuírseles de acuerdo con las reglas de la sana crítica, es decir, de la utilidad de la prueba. En esos términos, el artículo 743 ibídem recoge los requisitos generales que la legislación procesal ha definido en relación con la eficacia de los medios probatorios (conducencia, pertinencia y utilidad de la prueba), para acreditar los hechos relevantes objeto de la prueba”.
De lo anterior, se concluye que la prueba es idónea cuando es suficiente para demostrar el hecho y corresponde en efecto al medio procedente, el que es admisible para demostrar el hecho según las normas en materia tributaria. En conclusión, debe corresponder a aquella prueba que tenga mayor relación con el hecho a demostrar y que dé certeza conforme a las reglas de la sana crítica.
Ahora bien, sobre el tiempo de conservación de los documentos, informaciones y pruebas, como por ejemplo de los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones, retenciones en la fuente y demás beneficios tributarios, entre otros, deberá observarse la regla general del artículo 632 del Estatuto Tributario, teniendo en cuenta lo dispuesto por el artículo 46 la Ley 962 de 2005.
Lo anterior, sin perjuicio de las amplias facultades de fiscalización e investigación con las que cuenta la Administración Tributaria de conformidad con lo dispuesto en el artículo 684 del Estatuto Tributario.
g. Teniendo en cuenta que la empresa B (empresa transportadora) es la encargada de emitir la factura electrónica y de contabilizar un ingreso recibido para terceros, ¿Cuál es el documento idóneo que debe elaborar la empresa propietaria de los vehículos para reconocer en su contabilidad los ingresos proporcionales que le corresponde por la prestación del servicio?
Sin perjuicio de lo explicado en los puntos e) y f) anteriores, así como lo dispuesto en el artículo 102-2 del Estatuto Tributario, el documento idóneo deberá corresponder al contrato suscrito entre el propietario del vehículo y la empresa transportadora.
h. El ingreso fiscal que debe registrar la empresa A (propietaria de los vehículos) en su contabilidad. ¿Se debe reconocer a nombre de la empresa transportadora quien factura el servicio o a nombre de la empresa a la beneficiaria del servicio?
Para atender su inquietud es necesario considerar el artículo 21-1 del Estatuto Tributario, el cual señala unos sistemas de reconocimiento y medición con efectos exclusivos en el impuesto sobre la renta:
“Artículo 21-1. Para la determinación del impuesto sobre la renta y complementarios, en el valor de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, los sujetos pasivos de este impuesto obligados a llevar contabilidad aplicarán los sistemas de reconocimientos y medición, de conformidad con los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia, cuando la ley tributaria remita expresamente a ellas y en los casos en que esta no regule la materia. En todo caso, la ley tributaria puede disponer de forma expresa un tratamiento diferente, de conformidad con el artículo 4o de la Ley 1314 de 2009. (…)”. (Negrilla fuera de texto).
Dicho sistema de reconocimiento y medición, de conformidad con los marcos técnicos normativos contables vigentes, es aplicable solo para la determinación del impuesto de renta y complementarios para aquellos sujetos pasivos del mismo, obligados a llevar contabilidad salvo que, como lo consagra la misma disposición, la ley tributaria disponga de forma expresa un tratamiento diferente.
De ahí que resulta importante remitirse al artículo 28 del Estatuto Tributario, el cual precisa que salvo las excepciones prevista en la norma “para los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad los ingresos realizados fiscalmente son los ingresos devengados contablemente en el año o período gravable”. Por tanto, se sugiere que en cada caso en particular se revise el marco técnico normativo que le corresponda al contribuyente para determinar la realización del ingreso.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales