Oficio 172(900983)

OFICIO N° 172 [900983]

09-02-2022

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-172

Bogotá, D.C.

 

Ref.: Radicado N° 002032 - 100174923 del 13/12/2021

 

Tema:			Sistema de facturación electrónica
Descriptores:			Factura electrónica de venta
Fuentes formales:			Artículos 616-1, 632, 684, 743 y 771-2 del Estatuto Tributario Artículo 46 de la Ley 962 de 2005 Artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016 Resolución DIAN No. 000042 de 2021 (sic) Oficio No. 914800 del 08 de diciembre de 2021

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario efectúa una serie de preguntas en relación con el correo electrónico mediante el cual se envían y se reciben los documentos electrónicos del sistema de facturación electrónica, las cuales se resolverán en el orden planteado en la consulta.

 

1. “El correo electrónico mediante el cual se realiza el envío o recepción de los archivos XML y PDF ¿cumple una función de facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos, o, cumple función de notificación de llegada de la información?

2. El correo electrónico mediante en el cual se realiza el envío o recepción de los archivos XML y PDF ¿cumple la función de determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento adjunto?

3. El correo electrónico mediante el cual se realiza el envío o recepción de los archivos XML y PDF ¿es soporte que permita demostrar qué reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida?”

 

El artículo 616-1 del Estatuto Tributario dispone que “la factura electrónica de venta solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente, cumpliendo además con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”. (Subrayado fuera de texto).

 

A su vez, en relación con la expedición y entrega de la factura electrónica de venta, el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, establece:

 

“ARTÍCULO 1.6.1.4.1. Definiciones. Para efectos de la aplicación del presente capítulo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

(…)

5. Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente. La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario”. (Subrayado fuera de texto).

 

En este mismo sentido, el numeral 18 del artículo 1º y el artículo 5º de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, explican los conceptos de expedición y entrega de la factura de venta y, específicamente, de la factura electrónica de venta, así:

 

“Artículo 1. Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1 del decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y las que aquí se establecen:

 

(…)

18. Expedición y entrega de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La expedición de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, se cumple cuando la misma sea entregada al adquiriente de manera física o electrónica según el caso, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, acompañada del documento electrónico de validación; documentos que se deben incluir en el contenedor electrónico para el caso en que la citada factura se expida de manera electrónica; lo anterior atendiendo las condiciones, términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación con la respuesta a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, para la entrega al adquiriente por parte del facturador electrónico”. (Subrayado fuera de texto).

 

“Artículo 5. Obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. Es una obligación tributaria de carácter formal que deben cumplir los sujetos obligados a facturar, que comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con el TÍTULO VII de esta resolución”. (Subrayado fuera de texto).

 

Teniendo en cuenta lo antes expuesto, es claro que la obligación de expedir la factura electrónica de venta comprende que ésta “sea entregada al adquiriente de manera física o electrónica según el caso, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, acompañada del documento electrónico de validación”. Al respecto, debe tenerse presente que los medios de entrega de la factura electrónica de venta están dispuestos en el artículo 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, el cual divide a los adquirientes en (i) adquirientes facturadores electrónicos y (ii) adquirientes que no son facturadores electrónicos, previendo en ambos casos, el correo electrónico como uno de los medios de entrega de la factura electrónica de venta y su validación.

 

Así las cosas, conforme lo dispone el artículo 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, el correo electrónico suministrado por el adquiriente del bien y/o servicio, es un medio de entrega y de recepción de la factura electrónica de venta.

 

4. “¿Es viable conservar los anexos del correo electrónico sin conservar el mensaje en donde llega? o ¿debe conservarse el mensaje de correo electrónico en el que se recibe el archivo XML y el archivo PDF?

5. En caso afirmativo a la pregunta anterior, ¿Cuál es el tiempo durante el cual debe conservarse el mensaje de correo electrónico?

6. ¿Debe conservarse el mensaje de correo electrónico junto con los anexos o pueden o deben conservarse de manera independiente?”

 

Respecto de estas inquietudes, es importante tener en cuenta que el artículo 743 del Estatuto Tributario dispone en relación con la idoneidad de los medios de prueba que ella depende, en primer término, “de las exigencias que para establecer determinados hechos preceptúen las leyes tributarias o las leyes que regulan el hecho por demostrarse y a falta de unas y otras, de su mayor o menor conexión con el hecho que trata de probarse y del valor de convencimiento que pueda atribuírseles de acuerdo con las reglas de la sana crítica”. Por lo que, dependiendo del hecho que se pretenda probar, el interesado deberá presentar la respectiva prueba idónea de conformidad con la norma previamente citada.

 

Ahora bien, en lo relativo al tiempo de conservación de los documentos, informaciones y pruebas, deberá observarse la regla general del artículo 632 del Estatuto Tributario, teniendo en cuenta lo dispuesto por el artículo 46 la Ley 962 de 2005 (con sus modificaciones posteriores).

 

7. “¿Puede la DIAN exigir la exhibición del correo electrónico en el cual se realiza el envío o recepción de los archivos XML y PDF del sistema integral de facturación electrónica en procesos de fiscalización?”

 

En este punto, es importante recordar que a la luz del artículo 684 del Estatuto Tributario a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN le asisten “amplias facultades de fiscalización e investigación para asegurar el efectivo cumplimiento de las normas sustanciales”, en cuyo ejercicio puede “adelantar las investigaciones que estime convenientes para establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones tributarias”, “Citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios” y “Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad”, entre otras.

 

8. “Para efectos de soportar costos, deducciones e impuestos descontables ¿es necesario conservar el mensaje de correo junto a sus anexos (XML y PDF) o basta con conservar el archivo XML?”

 

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario contempla que, en términos generales, la procedencia de costos y deducciones para efectos del impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas- IVA requiere de su soporte mediante facturas, documentos equivalentes y/o la expedición del documento soporte.

 

De conformidad con el numeral 6° del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016 y el numeral 19 del artículo 1° de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, la factura electrónica de venta: “hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente”. (Subrayado fuera de texto).

 

Aunado a lo anterior, téngase en cuenta que, de conformidad con lo dispuesto en el Anexo Técnico de la factura electrónica de venta “(…) La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN. Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere validar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información difiere, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento apócrifo, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales, administrativas y penales que se deriven por la infracción del Estatuto Tributario”. (Subrayado fuera de texto).

 

Por lo expuesto, puede concluirse que para la procedencia de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas- IVA, una de las pruebas idóneas es la factura electrónica de venta. Por lo cual, el reconocimiento fiscal de los costos, deducciones e impuestos descontables se encuentra sujeto a la expedición de este documento con el lleno de los requisitos legales, atendiendo las condiciones, términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación de la DIAN y posterior expedición y entrega.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales