Tema: Procedimiento tributario
Descriptor: Requisitos de la factura electrónica de venta
OFICIO Nº 617(903747)
13-05-2022
DIAN
Subdirección de Normativa y Doctrina
100208192-617
Bogotá, D.C.
Tema: Procedimiento tributario
Descriptores: Requisitos de la factura electrónica de venta
Fuentes formales: Artículos 616-1, 617 y 771-2 del Estatuto Tributario
Resolución DIAN No. 000042 de 2020
Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, el peticionario comenta: “(…) comenzamos las ventas virtuales por página web y hemos tenido algunas situaciones que nos producen (…) preocupación: por ejemplo, cuando un cliente virtual realiza una compra y pone sus datos, pero se equivoca en algún número de la cédula (…) en algunas ocasiones ponen nombres que a simple vista se ven que no son reales (…)”. Dado lo anterior, se consulta:
1. “¿Qué pasa si realizamos la factura de este cliente y la cédula no pertenece al nombre que él nos está proporcionando?
2. (…) Cuando en la exógena quedan datos erróneos o que no coinciden (ejemplo las cédulas). En este caso que nosotros actuemos de buena fe, realizando la factura según la información que el cliente proporcionó, ¿qué pasaría?
3. Si es obligación por parte de la facturación electrónica y exógena, que las cédulas coincidan con el nombre, ¿cuál es la manera correcta para hacer la factura para estas ventas virtuales?
4. Si es obligación que todo coincida, significa que debe existir alguna herramienta (base de datos) proporcionada por la DIAN para que nosotros los contribuyentes podamos verificar y tener exactitud absoluta al momento de enviar la exógena. ¿Tienen ustedes alguna aplicación, herramienta o base de datos para verificar las cédulas?
5. Llegado el caso que ustedes cuenten con esa herramienta de verificación, ¿qué pasaría si al digitar una cédula, esta no pertenezca al nombre que el cliente nos dio? ¿Cuál es la forma correcta de hacer la factura?”
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
Respecto a la identificación de los adquirientes de los bienes o servicios facturados electrónicamente, se reitera lo manifestado en el Oficio 900223 de enero 18 de 2022:
“(…) el peticionario debe tener en cuenta lo consagrado en el artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 (por la cual se desarrollan los sistemas de facturación y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación), en particular lo siguiente:
‘Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta: La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así:
(…)
3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:
a) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del adquiriente de los bienes y servicios.
b) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.
c) Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral’.
Esto mismo se deberá observar en la elaboración de notas débito o crédito que se deriven de la factura electrónica (cfr. artículo 30 ibídem)”. (Subrayado fuera de texto)
Nótese que el literal c) del numeral 3) del artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 permite registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información requerida que permita identificar plenamente a los mismos.
Ahora bien, es necesario recordar que, la factura es el soporte de la respectiva operación de venta y, por tanto, del ingreso para el vendedor, así como del costo o gasto y del IVA descontable para el comprador, acorde con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el cual señala los requisitos esenciales que deben cumplir las facturas de venta, para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, en los siguientes términos:
“Artículo 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario. (…)”. (Subrayado fuera de texto)
De conformidad con el inciso 1 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la referencia que se realiza al literal c) del artículo 617 del mismo Estatuto, correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios en la factura de venta, será la establecida en el literal a) del numeral 3 de los artículos 11 y 12 de esta resolución (cfr. artículo 16 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020).
Así las cosas, el facturador electrónico deberá solicitar al adquiriente la información necesaria para expedir la respectiva factura de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, entre otros, los datos del adquiriente que permitan su identificación. En el evento de no obtener dichos datos, podrá proceder de acuerdo con lo señalado en el literal c) del numeral 3º del artículo 11 de la resolución citada y, de esta forma, estará dando cumplimiento a su obligación de facturar.
De manera que, la obligación de facturar por parte del vendedor -facturador electrónico- se cumple con la expedición y entrega de la factura al comprador, la cual se genera, entre otros, a partir de los datos suministrados por el adquiriente del bien y/o servicio. Por su parte, el adquirente exigirá la expedición de la factura electrónica de venta al facturador, verificando que los datos contenidos en esta reflejen la realidad económica de la operación, para así poder dar lugar al soporte de costos, deducciones y descontables, por las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios efectuadas.
Por otra parte, en relación con el régimen sancionatorio asociado al reporte de la información tributaria (exógena), se remite el Concepto No. 000539 del 30 de septiembre de 2020, para su conocimiento y fines pertinentes.
Finalmente, respecto de las inquietudes referidas a la presentación de la información exógena, estas serán remitidas por competencia a la Coordinación de Programas de Control y Facilitación de la Subdirección de Análisis de Riesgo y Programas de esta entidad, por ser el área competente para dar respuesta en el marco de sus funciones legales.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales