Oficio 105

No obstante, el mismo Código Civil  contempla la denominada Interpretación

Doctrinal, conforme a la cual:

“ART. 26.-Los jueces y los funcionarios públicos, en la aplicación de

las leyes a los casos particulares y en los negocios administrativos,

las interpretan por vía de doctrina, en busca de su verdadero

sentido, así como los particulares emplean su propio criterio para

acomodar las determinaciones generales de la ley a sus hechos e

intereses peculiares.”

Por lo tanto, conforme lo señala el Código citado, los funcionarios públicos

interpretan por vía de doctrina las disposiciones legales para su aplicación a los

casos concretos en busca de su verdadero sentido, empleando su propio criterio,

para acomodar las determinaciones generales de la Ley a los casos e intereses

particulares.

De suerte que, como complemento a la sugerida consulta que debería realizarse

a la autoridad que en ejercicio de sus competencias constitucionales emitió el

Decreto 1529 de 1990 y como elemento de  juicio para la ejecución de las

facultades que se le han otorgado a las  autoridades seccionales, el Consejo

Técnico, desde el punto de vista de la normatividad contable, en relación con la

expresión  “gastos estrictamente necesarios para el funcionamiento de la

entidad”, presenta las siguientes reflexiones:

Para comenzar, debemos puntualizar que, en general, la expresión “gastos de

funcionamiento” ha sido utilizada en el marco de la hacienda pública en el sentido

de identificar aquellos gastos que, como lo indica el nombre, son los que

garantizan el funcionamiento y la marcha del aparato estatal. Entre los gastos de

funcionamiento se acostumbra a clasificar los gastos de personal (necesarios

para el pago de la burocracia estatal), los gastos generales (son los necesarios

para adquirir las dotaciones en general  para que el Estado pueda funcionar),

transferencias (situado fiscal y las participaciones municipales en los ingresos

corrientes de la Nación) y gastos de operación.

Ahora bien; desde el punto de vista privado, la regulación contable no define de

manera expresa lo que  debe entenderse por gastos  de funcionamiento. Sin

embargo, para encontrar elementos de  juicio que nos permitan llegar a una

aproximación de este concepto empezaremos por decir que, conforme lo

establece el Artículo 40 del Decreto 2649 de 1993, se entiende por gastos:

“ARTICULO 40. GASTOS. Los gastos representan flujos de salida

de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones

del patrimonio, incurridos en las  actividades de administración,

comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un

período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o

excedentes.”

Los esfuerzos hechos por una empresa  para obtener ingresos se describen en

términos contables como gastos o, a  veces, como costos y gastos. La FASB

describe los gastos como «la salida u otro consumo de activos, o la contracción

de obligaciones (o una combinación de ambos) durante un período, provenientes

de la entrega o producción de bienes, suministro de servicios realización de otras

actividades que constituyen las actuales operaciones centrales o principales de la

entidad».

Los gastos tienden a quedar en tres grupos generales, el primero de los cuales es

el costo de los bienes o servicios  vendidos para generar los ingresos.

Comúnmente hay una relación directa entre el costo de los bienes vendidos y los

ingresos obtenidos por su venta.  En segundo lugar, están los gastos de

administración y ventas del período, sí pueden a menudo asociarse claramente

con las mismas.

Así mismo, hay costos de operaciones que no necesariamente tienen relación

directa con los ingresos específicos. Incluyen el pago del impuesto sobre la renta

y de otra naturaleza, donativos para obras de caridad, bajas de activos debidas a

catástrofes y otras razones por el estilo

La definición de gastos incluye tanto la pérdida como los gastos que surgen en la

explotación ordinaria de la empresa. Entre los gastos de la explotación ordinaria

se encuentran, por ejemplo el costo de las ventas, los salarios y la amortización.

Usualmente, los gastos toman la forma de una salida o depreciación de los

activos, tales como tesorería y otras partidas liquidas, existencias o in movilizado

material.

A manera de ejemplo, de acuerdo con el Plan Único de Cuentas par comerciantes

que no es aplicable al caso analizado, la cuenta de gastos agrupa las cuentas que

represen tanto los cargos operativos y financieros en que incurre el ente

económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio

económico determinado, así como el valor  del ajuste por inflación. Mediante el

sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del esta do de

resultados los gastos causados pendientes de pago. Se  entiende causado un

gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el

pago. 

Entendida la concepción del gasto, consideramos que para llegar a la definición

de aquellos que resultan estrictamente necesarios para el funcionamiento de la

entidad, podemos utilizar como  referente los llamados GASTOS

OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN que conforme al citado Plan Único de

Cuentos (51), son:

“Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en

el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra,

sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre

durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión

administrativa encaminada a la  dirección, planeación, organización

de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad

operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas

en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.

Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de

administración, por conceptos tales como honorarios, impuestos,

arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros,

servicios y provisiones.”

De manera que podemos decir que los gastos estrictamente necesarios para el

funcionamiento de la entidad, podrían consistir en aquellos que, siendo

esenciales para su mera subsistencia, permitan el eventual ejercicio de la

actividad para la cual se ha creado la persona jurídica, y comprenden las sumas o

valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionadas con la

gestión administrativa encaminada a la  dirección, planeación, organización

básicas de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa

del ente económico, incluyendo básicamente las incurridas en áreas como la

ejecutiva, financiera, legal y administrativa, abarcando, en este marco, gastos

operacionales de administración, por conceptos tales como honorarios,

impuestos, arrendamientos y alquileres,  contribuciones y afiliaciones, seguros,

servicios y provisiones que, en la mayoría de los casos corresponden a

obligaciones adquiridas cuyo cumplimiento es mandatario y que, de no ser

atendidas oportunamente, ocasionarían consecuencias adversas indeseables a la

entidad.

A guisa de ejemplo, podemos mencionar los siguientes gastos que, desde luego,

para el caso materia de consulta,  habrán de ser esenciales para la mera

subsistencia de la entidad o para atender compromiso adquiridos ineludibles e

igualmente esenciales para su mera subsistencia: 

Gastos de personal

Honorarios

Impuestos

Arrendamientos

Contribuciones y afiliaciones

Seguros

Gastos legales

Mantenimiento y reparaciones

Depreciaciones

Amortizaciones

Diversos

Provisiones

Así las cosas, en opinión del Consejo Técnico, la congelación transitoria de

fondos a la cual se refiere el Artículo 9º del Decreto 1529 de 1990, versaría sobre

la totalidad de los fondos de la entidad  investigada, excepto sobre aquellos

destinados a atender salarios y prestaciones, así como aquellos que, en los

términos descritos en los párrafos anteriores, se consideran gastos estrictamente

necesarios para el funcionamiento de la entidad, los cuales, sin embargo,

requieren de la autorización previa del gobernador.

Fluye de lo anterior, que para el caso de una entidad sin ánimo de lucro que

otorga donaciones a entidades de carácter similar en cumplimiento de su objeto

social, esas donaciones no podrían considerarse gastos esenciales para su mera

subsistencia y por ende  no encajan en el rango de  gastos estrictamente

necesarios para el funcionamiento de la entidad  y por ende podrían estar

cobijadas por la congelación temporal de los fondos que se ordene con base en la

atribución otorgada al gobernador.

No obstante lo cual, merece especial mención el caso de donaciones que se

deban concretar con base en convenios formales previos y legalmente válidos a

cargo de la entidad objeto de vigilancia, con posterioridad a la decisión que

impone medidas preventivas como la congelación de fondos comentada, ya que

en estos casos el incumplimiento del  convenio respectivo puede acarrear

consecuencias adversas tanto para la entidad donante, como para la donataria,

de manera que, si bien conforme a la interpretación que en este escrito se ha

hecho de la expresión gastos estrictamente necesarios para el funcionamiento de

la entidad, estas donaciones previamente acordadas no cabrían en tal acepción,

quedando así congeladas, creemos que, a la luz de la sana crítica, el gobernador,

atendiendo al interés general, podría considerar, a solicitud sustentada de la

entidad investigada, impartir la aprobación que le autoriza el mismo Artículo 9º del

Decreto 1529 de 1990 in fine arriba comentado. 

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta

presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información

presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por

el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no

compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio

cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede

recurso alguno.

 

Cordialmente,

 

 

 

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente

MVAV/grb