Oficio 108

4. PRACTICAR LAS PRUEBAS E INDAGACIONES QUE CONSIDERE

NECESARIOS PARA GARANTIZAR EL GRADO DE CONFIANZA QUE DEBA

TENER EL  CONSEJO EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL

ADMINISTRADOR.

5. RENDIR INFORMES PERIÓDICOS AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

SIN EMBARGO,  ALGUNOS MIEMBROS DEL  CONSEJO CREEN QUE LA

SUSPENSIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA

REGISTRAR ALGUNAS OPERACIONES SON FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD

DEL FISCAL INTERNO.” (Resaltado fuera del texto original)

RESPUESTA:

Para dar respuesta a las preguntas resaltadas en el texto trascrito de la consulta,

empezaremos por destacar el texto del Artículo 56 de la Ley 675 de 2001, por

medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal:

“ARTÍCULO 56. OBLIGATORIEDAD.  Los conjuntos de uso

comercial o mixto estarán obligados a contar con Revisor

Fiscal, contador público (titulado

1

), con matrícula profesional

vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por la

asamblea general de propietarios.

El Revisor Fiscal no podrá ser  propietario o tenedor de bienes

privados en el edificio o conjunto  respecto del cual cumple sus

funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de

consanguinidad, segundo  de afinidad o primero civil, ni vínculos

comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restarle

independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el

administrador y/o los miembros del consejo de administración,

cuando exista.

Los edificios o conjuntos de  uso residencial podrán contar

con Revisor Fiscal, si así lo  decide la asamblea general de

propietarios. En este caso,  el Revisor Fiscal podrá ser

propietario o tenedor de bienes  privados en el edificio o conjunto.”

De la norma precedente  se colige la obligatoriedad que pesa sobre las

copropiedades de uso comercial o  mixto en el sentido de designar un

Revisor Fiscal que cuenta con la  calidad de ser contador público

debidamente autorizado, obligación que la citada Ley 675 no extiende a la

designación de lo que se denomina en la consulta “fiscal interno” para

este tipo de copropiedades. Señala, en cambio, que en los conjuntos o

edificios de uso residencial, la asamblea de propietarios puede optar por

designar tal funcionario, con las misma calidades profesionales y ajustado a los

mismo deberes, mediante la inclusión  de tal requisito en el reglamento de

copropiedad.

Se encuentra con frecuencia en la práctica que la copropiedad o edificio de uso

residencial no considera necesario designar un Revisor Fiscal propiamente dicho

y acude a la figura informal y discrecional que comúnmente se ha dado en llamar

“fiscal”, cargo que no impone los mismos requerimientos profesionales ni genera

las mismas atribuciones al elegido, de suerte que esta posición se ejerce como

un encargo de confianza limitado a las  funciones que a bien tenga designarle

expresamente la asamblea de propietarios.

Por otra parte, conforme al Artículo 57 de la Ley 675 las funciones del Revisor

Fiscal en una copropiedad se definen de la siguiente manera:

“ARTÍCULO 57. FUNCIONES. Al  Revisor Fiscal como encargado

del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, le

corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o

en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen,

así como las previstas en la presente ley.”

Sobre este particular, la Orientación Profesional Nº 07 emitida por el Consejo

Técnico de Contaduría Pública señala  en su numeral 8.4 en relación con las

funciones del Revisor Fiscal:

“El artículo 57 de la Ley 675 de 2001 determina que los Revisores

Fiscales de las unidades inmobiliarias cerradas y propiedad

horizontal deben cumplir las funciones establecidas en la Ley 43 de

1990 o las disposiciones que la modifiquen. La Ley 675 de 2001 no

establece funciones específicas para los Revisores Fiscales, por lo

cual debe remitirse a las señaladas por el artículo 207 del Código

comercio. En tal virtud debe realizar funciones de fiscalización

integral que incluyen: 

• Cerciorarse de que las operaciones celebradas por la

administración se ajusten a los estatutos y al reglamento de

propiedad horizontal, a las decisiones de la asamblea de

propietarios y del consejo de administración.

• Dar oportuna cuenta al  órgano que corresponda, de las

irregularidades que ocurran en  el funcionamiento del ente,

entendiendo que tales irregularidades se constituyen por acciones

que se separen de las características establecidas y generen para

la entidad riesgos o contingencias.

• Colaborar con las entidades  gubernamentales que ejerzan

inspección y vigilancia, especialmente con las entidades

municipales en relación con  el cumplimiento de normas

urbanísticas y de destinación de bienes comunes.

• Velar porque se lleve regularmente la contabilidad y las

actas en los libros establecidos y porque se conserven

debidamente la correspondencia y los comprobantes de las

cuentas.

• Inspeccionar asiduamente los bienes, no solo del ente sino

los comunes que tiene a su cargo  la administración, procurando

que se tomen oportunamente las medidas de conservación y

seguridad de los mismos y de los que tengan en uso, verificando

de manera especial la vigencia de las pólizas de seguros

establecidas con carácter obligatorio por el artículo 15 de la Ley

675 de 2001.

• Dar recomendaciones, practicar inspecciones y solicitar los

informes necesarios para establecer un control permanente sobre

los valores sociales.

• Dictaminar los estados financieros

• Convocar a la asamblea de copropietarios a reuniones

extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

• Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o

los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le

encomiende la asamblea de propietarios. Dentro de estas atribuciones debe tenerse especial cuidado en la fiscalización del

cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de

autor, de aportes al sistema de seguridad social integral y de todas

aquellas normas legales cuyo  incumplimiento pueda originar

contingencias a la entidad.

Cabe señalar que el Consejo Técnico en Concepto Nº 015 del de noviembre de

2004 puntualizó que la institución de la revisoría fiscal en nuestro país se

remonta a la primera mitad del siglo  pasado, gracias al paulatino desarrollo

comercial y financiero alcanzado por el  sector empresarial de la época. Desde

ese entonces y hasta hoy, su naturaleza ha sido la de actuar como órgano de

control de las operaciones sociales y con el objeto de representar los intereses

de los asociados frente a las actuaciones de la administración. Así, el Consejo

Técnico de la Contaduría Pública, en su Pronunciamiento 4 de 1994 manifestó al

referirse a la definición y objetivo de la revisoría fiscal que la revisoría fiscal es

un órgano de fiscalización que, en interés de la comunidad, bajo la dirección y

responsabilidad del revisor fiscal y  con sujeción a las normas de auditoría

generalmente aceptadas, le corresponde dictaminar los estados financieros y

revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el

control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que le señale

la ley, los estatutos y los pronunciamientos profesionales.

Señaló igualmente que, de conformidad con el artículo 207 del Código de

Comercio, la revisoría fiscal tiene como objetivos: el examen de la información

financiera del ente a fin de expresar una opinión profesional independiente sobre

los estados financieros y la evaluación y supervisión de los sistemas de control,

destacando que el Código de Comercio  en sus artículos 203 a 217, regula lo

referente a esta institución, al igual que la Ley 43 de 1990 en sus artículos 1º, 7º,

13, 37, 45, entre otros.

Del estudio de tales disposiciones, en términos generales podemos concluir que

para ejercer la revisoría fiscal se requiere tener la calidad de contador público,

ser designado por la asamblea de accionistas o junta de socios de la empresa o

por el órgano que haga sus veces en los casos en que la ley o los estatutos

obliguen a ella (contar con revisoría fiscal), y no estar incurso en ninguna de las

causales de inhabilidad,  incompatibilidad o conflicto de intereses consagradas

en la ley.

Esta figura —la revisoría— debe ser, acorde con su naturaleza: permanente, de

cobertura total, independiente en acción y criterios y preventiva, características que se resumen de la siguiente manera

2

:

 Permanencia: su labor debe cubrir las  operaciones en su fase de

preparación, celebración y ejecución, su responsabilidad y acción deben ser

permanente.

 Cobertura total: su acción debe ser total, de tal manera que ningún aspecto

o área de operación de la empresa esté vedado al revisor fiscal.

 Independencia de acción y criterios: el revisor fiscal debe cumplir con las

responsabilidades que le asigna la ley y su criterio debe ser personal, basado

en las normas legales, en su conciencia social y en su capacidad profesional.

En todo caso su gestión debe ser libre de todo conflicto de interés que le

reste independencia y ajena a cualquier  tipo de subordinación respecto de

los administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control.

 Función preventiva: la vigilancia que ejerce  el revisor fiscal debe ser de

carácter preventivo, sus informes oportunos, para que no se incurra en actos

irregulares o no se persevere en conductas ajenas a la licitud o a las órdenes

de los órganos superiores...

En el caso materia de consulta, si bien desconocemos el texto del reglamento de

propiedad horizontal que en copropiedad se aplica,  podemos deducir que,

habida cuenta de que en ella es obligatorio contar con Revisor Fiscal, la

asamblea de propietarios,  en uso de su facultad discrecional, ha considerado

aconsejable contar, además con el cago que allí se ha dado en denominar como

fiscal interno, asignándole funciones que, conforme al relato de la consulta, se

ajustan a la figura generalmente conocida como auditoría interna.

Es por ello que, como señaló el Consejo Técnico en el comentado Concepto 015

de 2004, se hace preciso tener en cuenta que tanto la Revisoría Fiscal como el

control interno de donde surge la auditoria, tienen orígenes, funciones y

características propias que las diferencian y por tal razón pueden coexistir

independientemente una de la otra.

Al respecto, la Superintendencia de Sociedades mediante oficio 220-28933 del

30 de noviembre de 1994, se pronunció sobre las diferencias que existen entre

las dos figuras, concluyendo que ellas no son incompatibles. Algunos apartes de

ese concepto informan;"....las funciones del revisor fiscal se encuentran relacionadas en el

artículo 207 del Estatuto Mercantil, y las disposiciones pertinentes

de la Ley 43 de 1990. En cuanto al tema del control interno se tiene

por tal, de conformidad con el  artículo 1 de la Ley 87 del 29 de

noviembre de 1993, como el sistema integrado por el esquema de

organización y el conjunto de los  planes, métodos, principios,

normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación

adoptados por una entidad, con el  fin de procurar que todas las

actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración

de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las

normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas

trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos

previstos".

(...)

"Ese auditor interno es un funcionario de libre nombramiento y

remoción, designado por el representante legal o máximo directivo

del organismo respectivo".

Teniendo expuesto en términos generales  las características y funciones de

ambas instituciones podemos concluir:

 Las funciones del revisor fiscal de que trata el Código de Comercio son muy

diferentes de las que ejercen los auditores internos. (Ley 87 de 1993).

 La revisoría fiscal no puede equipararse  con la auditoría interna, en tanto

poseen finalidades distintas en el  seno del ente económico y frente a

terceros.

 El control ejercido por la revisoría fiscal al ente económico es total, mientras

el alcance del examen del auditor se  orienta a los términos preciso que le

impone el Reglamento de Copropiedad.

 La auditoría interna, en principio, opera en interés de los administradores de

la copropiedad mientras que la revisoría fiscal salvaguarda los intereses de

los copropietarios y/o de las partes que conforman el ente económico.

 La auditoría está subordinada a la administración del ente a quien le rinde

cuentas por el resultado de su gestión, mientras que la revisoría fiscal como

fiscalizadora y garante de los intereses del Estado y de terceros, sólo se

encuentra sujeta al máximo órgano del ente.

 La cobertura del trabajo desarrollado  en la auditoría interna se encuentra

delimitada a las precisas funciones que le asigne el Reglamento o los

Administradores. La revisoría fiscal tiene una cobertura permanente y amplia

de acuerdo con lo prescrito en la ley.

 El revisor fiscal depende exclusivamente del órgano que lo elige, llámese

asamblea general de accionistas o junta de socios o en el caso objeto de

consulta, asamblea general de copropietarios; rinde cuentas a la sociedad o

ente económico en las reuniones respectivas y cumple funciones

expresamente determinadas en este ordenamiento. Además, el órgano rector

puede determinar funciones y procedimientos que se deben seguir, siempre y

cuando estén acordes con su especialidad.

 El Revisor Fiscal no coadministra y por el contrario tiene una total y absoluta

independencia con la administración de  la sociedad. El auditor interno

coadministra ya que puede servir de apoyo  a los directivos en la toma de

decisiones.

 Una de las funciones públicas pilares  del ejercicio de la revisoría fiscal

consiste en otorgar fe pública sobre la información que atesta y firma, en

tanto la auditoría interna se orienta a realizar una labor preventiva como

instrumento de la administración del ente económico.

 Con las anteriores conclusiones, podemos determinar que la Revisoría Fiscal

y la auditoría interna tienen orígenes, funciones y características diferentes y,

por ende, pueden y deben coexistir independientemente una de la otra; o

sea, no son opuestas y en caso de sociedades que estén obligadas a tener

revisor fiscal de acuerdo con el Código de Comercio o la ley 43 de 1990,

deben llevar a cabo su nombramiento

3

.

En resumen y para finalizar, el Consejo Técnico considera que frente a la

inquietud en el sentido de saber si es necesario que exista simultáneamente en

una copropiedad mixta, como la que se menciona en la consulta, la figura de

fiscal interno junto con el Revisor Fiscal (Pregunta 1), las respuesta es que tal

coexistencia no es perentoria, en tanto la normatividad aplicable no señala la

obligación de contar en este tipo de entidades con auditor o fiscal interno; no

obstante lo cual el correspondiente reglamento puede consagrar ese

requerimiento, regulando, eso sí, de manera precisa condiciones de

nombramiento, ejercicio y funciones del cargo creado y siempre en el marco de las distinciones que a la sazón se han detallado en este escrito.

Ahora bien; en cuanto a si es necesario que se establezca un cargo de jefe de

control interno o auditor interno para que se tenga la seguridad de que se

cumplan los procedimientos contables  y financieros en la copropiedad de uso

mixto (Pregunta 2) considera el Consejo Técnico que si, analizando la magnitud

y complejidad de las operaciones, se llega a la conclusión por parte de los

administradores o de la asamblea de propietarios, en el sentido de que conviene

un apoyo interno adicional para asegurar el cumplimiento de los procedimientos

contables y financieros, tal decisión es enteramente viable, siempre que se tome

con el lleno total de los requisitos legales y reglamentarios aplicables y,

reiteramos, en el marco de las distinciones y consideraciones que diferencia el

ejercicio de los cargos que arriba se ha señalado.

No sobra señalar que en el caso consultado, la existencia reglamentaria del

llamado “fiscal interno” parece responder justamente a la necesidad de contar

con esta función en la copropiedad.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta

presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la

información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los

previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido

no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio

cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no

procede recurso alguno.

 

Cordialmente,

 

 

 

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente

MVAV/grb