Tipo de norma
Número
115
Entidad emisora
Fecha
Fecha del diario oficial
Título
CTCP 115-Clasificación contable de las licencias software para uso de la entidad
Ref.: Consulta - Clasificación contable de las licencias software
para uso de la entidad
En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos
previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 respondemos su consulta de
la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA (Textual):
COMEDIDAMENTE SOLICITO ME INDIQUEN, LAS LICENCIAS DE SOFTWARE
QUE ADQUIERE LA ENTIDAD PARA SU USO, SE CLASIFICAN EN INTANGIBLES O
EN DIFERIDOS Y EN QUE SUBCUENTA.
RESPUESTA:
Para absolver la presente consulta debemos acudir al principio de esencia sobre
forma el cual reza:
Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos
deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o
realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no
puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los
estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el
cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los
resultados del ejercicio. (El subrayo y la negrilla son nuestros)
También es procedente definir Activo Intangible y Cargo Diferido
Art. 66. Activos intangibles. Son activos intangibles los recursos
obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza
material, implican un derecho o privilegio oponible a terceros,
distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios
períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de
autor, crédito mercantil, franquicias, así como los derechos derivados
de bienes entregados en fiducia mercantil.
(…)
Art. 67. Activos diferidos. Deben reconocerse como activos diferidos
los recursos, distintos de los regulados en los artículos anteriores, que
correspondan a:
(…)
2. Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los
cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se
deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las
etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en
marcha.
(…)
También es necesario tener en cuenta lo contemplado en le Decreto Reglamentario
2650 de 1993 en lo concerniente a la descripción de las cuentas 1635 licencias y
1710 cargos diferidos.
CLASE GRUPO CUENTA
1. ACTIVO 16 INTANGIBLES 1635 LICENCIAS
D E S C R I P C I O N
Registra el costo o valor pagado al titular de una patente para la explotación de la
misma por parte del ente económico.
CLASE GRUPO CUENTA
1. ACTIVO 17 DIFERIDOS 1710 CARGOS DIFERIDOS
D E S C R I P C I O N
(…)
La amortización de los cargos diferidos se hará así:
Por concepto de organización y preparativos y programas para computador (Software),
en un período no mayor a cinco (5) y a tres (3) años, respectivamente.
Ahora bien, analizando los párrafos anteriores, se puede concluir que los hechos
económicos deben ser reconocidos, medidos, clasificados y revelados de acuerdo con
su esencia o realidad económica y no únicamente con su forma legal, por ello cuando
se hace referencia al término licencias de programas software la administración para
efectos de su reconocimiento contable debe tener claro las siguientes
consideraciones:
• Cuando la licencia se otorga conjuntamente con el programa software y no se
distingue su valor del total del hecho económico.
• Cuando la licencia se otorga por separado del programa software y su valor es
claramente identificable dentro del total de la operación.
Dado lo anterior, para el primer caso sería prudente reconocer este hecho económico
como un cargo diferido, para tal efecto el Decreto Reglamentario 2650 de 1993
contempla que la utilización de la subcuenta 171016 “Programas para computador
(software)”, el cual a su vez debe ser amortizado en un periodo no mayor a 3 años.
Para el segundo caso, los registros deben ser separados, es decir, reconocer como
intangibles la licencias y amortizarlas en el periodo de explotación estimado
razonablemente y lo correspondiente a programas software como se expreso en la
alternativa anterior.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus
efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no
compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio
cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede
recurso alguno.
Cordialmente,
MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente
MVAV/jrpr