Oficio 120

‘UNA VEZ ANALIZADAS LAS CIFRAS QUE COMPONEN EL GRUPO DE

ACREEDORES  VARIOS SE ESTABLECIÓ QUE EL  70%  DE LOS MISMOS

CORRESPONDEN A CONCEPTOS CON VENCIMIENTO SUPERIOR A UN AÑO, ES

DECIR DEBEN SER CLASIFICADAS A LARGO PLAZO SEGÚN LOS PRINCIPIOS

GENERALES DE LA CONTABILIDAD.’

IGUALMENTE EL  ACTA DE  SOCIOS SEÑALA, INFORME DEL REVISOR

FISCAL UNA VEZ ANALIZADAS LAS CIFRAS DE ACREEDORES, EL 70% SON

SUPERIORES A UN AÑO,  RAZÓN POR LA CUAL SOLICITO A LA  JUNTA DE

SOCIOS REVISAR Y CLASIFICAR LA PRESENTACIÓN DE TERCEROS EN

DICIEMBRE DE 2005

AUTORIZACIÓN AL CONTADOR: LOS SOCIOS EN COMÚN ACUERDO

AUTORIZARON AL  CONTADOR,  PARA REALIZAR LAS MODIFICACIONES

CORRESPONDIENTES A LOS ESTADOS FINANCIEROS.

TENIENDO EN CUENTA LO ANTERIOR Y CON EL FIN DE CONCLUIR LA

EVALUACIÓN FINANCIERA DE LA PROPUESTA, LES SOLICITO NOS INDIQUE SI

ES VIABLE ACEPTAR LA MODIFICACIÓN HECHA AL  BALANCE  GENERAL;

OBSERVANDO ASIMISMO,  QUE ESTE DOCUMENTO VIENE DEBIDAMENTE

FIRMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y CONTADOR PÚBLICO.”

RESPUESTA:

Para absolver la consulta planteada, reiteramos lo expuesto por el Consejo

Técnico en anteriores oportunidades

1

, en cuanto resulta de ineludible aplicación el

principio de Realización consagrado en el Artículo 12 del Decreto 2649 de 1993,

que a la letra establece:

“ARTICULO 12. REALIZACIÓN.  Solo pueden reconocerse hechos

económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha

realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como

consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o

externos, el ente económico  tiene o tendrá un beneficio o un

sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus

recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.”.

La corrección de un rubro de los estados financieros que comúnmente se ha dado

en llamar “reclasificación” en las cuentas de los activos y/o los pasivos como la descrita en los hechos de la consulta, es un hecho económico que no escapa a la

aplicación del principio en comento,  de tal manera que sólo podrá reconocerse

cuando pueda comprobarse que el ente económico tiene o tendrá un beneficio o

un sacrificio económico,  o ha experimentado un cambio en sus recursos, como

consecuencia de una transacción previa.

No puede olvidarse que el reconocimiento de los hechos económicos debe

sujetarse, además, a lo dispuesto para tal fin en el artículo 47 del Decreto 2649 de

1993, norma que dispone:

“ARTICULO 47. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS

ECONÓMICOS. El reconocimiento es el proceso de identificar y

registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos

económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se

requiere que corresponda con la definición de un elemento de los

estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y

que pueda representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma

forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios

para mejorar la información.

En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden

permitir que para la preparación y presentación de estados

financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe

con fundamento en bases estadísticas.”

De la anterior disposición se confirma que el reconocimiento de los hechos

económicos sólo puede concretarse cuando éstos se hallen efectivamente

realizados y señala, además, que ese hecho pueda representarse de manera

confiable, de suerte tal que, en los términos del artículo 48 del citado Decreto

2649, “Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se

realicen…” y de ninguna manera tal reconocimiento puede realizarse con

retroactividad.

Adicionalmente, para complementar los asertos anteriores es necesario analizar

el contenido del artículo 59 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se lee:

“ARTICULO 59. TRATAMIENTO DE INFORMACIONES

CONOCIDAS DESPUÉS DE  LA FECHA DE CIERRE.  Debe reconocerse en el período objeto  de cierre el efecto de las

informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte

y antes de la emisión de los estados financieros, cuando

suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían

antes de la fecha de cierre.” (Resaltado fuera del texto original).

La norma transcrita meridianamente aclara que el efecto de las informaciones

conocidas después de la fecha de cierre deben reconocerse en el período objeto

de dicho cierre, siempre que no se hayan  emitido los estados financieros y, en

todo caso, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que

efectivamente existían antes de la fecha de corte como hechos ciertos con plena

validez jurídica y contable.

En este orden de ideas, no es correcto que un ente económico que presenta una

propuesta en un proceso licitatorio “reclasifique” cuentas de los activos y/o de los

pasivos que figuran en los estados financieros ya emitidos, vale decir, cuando ya

están certificados, dictaminados y aprobados, pues para proceder en tal sentido,

el reconocimiento del eventual error detectado, se debe concretar en el período

en el cual se detecte la falencia, sin que ello implique la modificación de los

estados financieros de cortes anteriores, tal como se colige de lo establecido en

los artículos 51 y 106 del citado Decreto 2649, en los cuales se lee:

“ARTICULO 56. ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes

debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar

en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma

global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un

mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente.  Sin

perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos

respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes

siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren

realizado.

Dentro del término previsto en  el inciso anterior, se deben

resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y

establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento

en la fecha en que se advirtiere.” (Resaltado fuera del texto original). 

(...)

“ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE

EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la

corrección de errores contables de períodos anteriores,

provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de

desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber

pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la

fecha en que se difundió la información financiera, se deben

incluir en los resultados del período en que se advirtieren.”

(Resaltado fuera del texto original).

La interpretación sistemática de las normas precedentes permite concluir sin lugar

a dudas que, en consideración a que cualquier error u omisión se debe salvar con

un nuevo asiento en la fecha en que  se advirtiere, para proceder al

reconocimiento del error contenido en la información financiera divulgada, la

corrección se deben incluir en los resultados del período en que éste se advierte.

Con ello se da cumplimiento, además, a la norma general sobre revelaciones que

establece el Artículo 115 de Decreto 2649 en los siguientes términos:

“ARTICULO 115. NORMA GENERAL SOBRE REVELACIONES. En

forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros

deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de

cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los

respectivos cuadros para darles  énfasis o subsidiariamente en

notas:

(...)

13. Errores de ejercicios anteriores, con indicación en nota de

su incidencia sobre los resultados de los ejercicios respectivos.

(...)” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Es importante señalar que, si bien el  texto arriba trascrito del Artículo 106 del

tantas veces mencionado Decreto 2649 hace referencia a las partidas que

correspondan a la corrección de errores  contables de períodos anteriores,

provenientes de (1) equivocaciones en cómputos matemáticos, (2) de

desviaciones en la aplicación de normas contables o (3) de haber pasado

inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la

información financiera, tal enumeración de ninguna manera puede entenderse

como taxativa. Constituye una relación de eventos presentados por vía de ejemplo de algunas de las diversas posibilidades de errores que pueden

detectarse en la información contable y cuya corrección debe realizarse conforme

allí se detalla.

Sobre este particular, no puede perderse de vista que es necesario que la

información contable de períodos cerrados sea confiable en el sentido de que

sobre ella no exista incertidumbre  respecto de los cambios que, luego de

divulgada, se le puedan introducir, pues de lo contrario, carecería de sentido la

obligación de cumplir con los requisitos de publicidad que gravitan sobre los

estados financieros, dado que ellos reflejan hechos y situaciones del pasado que

aportan elementos de juicio a terceros  sobre la situación de la empresa cuya

corrección, en caso de errores, se debe reflejar en el período en el cual ellos se

detectan y por ende, no requieren la misma dinámica de modificaciones que se

aplica, por ejemplo, al registro mercantil cuya estirpe se funda en dar cuenta de

condiciones de existencia y representación que sirven da base para actuaciones

presentes y futuras.

Previas las anteriores precisiones debemos llamar la atención del consultante

para analizar lo tocante al registro de los estados financieros ante la Cámara de

Comercio para efectos de la actualización del Registro Único de Proponentes,

aspecto sobre el cual señalamos que deberá confrontarse  por la entidad licitante

la coherencia de la información registrada para atender este requisito, con aquella

aportada al respectivo proceso licitatorio y con aquella registrada ante la misma

cámara en cumplimiento de la obligación legal prevista en el Artículo 41 de la Ley

222 de 1995 en el sentido de que dentro del mes siguiente a la fecha en la cual

sean aprobados los estados financieros de propósito general, se depositará copia

de ellos, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la

cámara de comercio del domicilio social, entidad que expedirá copia de tales

documentos a quienes lo soliciten.

Finalmente, no sobra puntualizar que las apreciaciones que anteceden permitirán

determinar, desde el punto de vista técnico-contable, cuándo se debe introducir

correcciones a los estados financieros. No obstante, será el criterio y competencia

de la entidad licitante, a la luz de la legislación de la contratación administrativa y

del contenido del pliego de condiciones respectivo, determinar si la información

contenida en los documentos presentados  en las propuestas le son suficientes

para establecer fehacientemente las condiciones y circunstancias particulares de

los proponentes y sus ofertas, en orden a determinar la viabilidad de su selección.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta

presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por

el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no

compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio

cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede

recurso alguno.

 

Cordialmente,

 

 

 

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente

 

MVAV/grb