Tipo de norma
Número
126
Entidad emisora
Fecha
Fecha del diario oficial
Título
CTCP 126-Calculo de los excedentes en copropiedades
Ref.: CALCULO DE LOS EXCEDENTES EN COPROPIEDADES
En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos
previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 respondemos su
consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA (Textual):
1. LOS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS EN LOS CONJUNTOS
RESIDENCIALES NO ESTÁN ESTABLECIDOS PARA GENERAR
UTILIDADES, PUES SON ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO, PARA
LO CUAL SE DEBE ESTABLECER QUE LA DIFERENCIA QUE SE
ESTABLEZCA CONTABLEMENTE ENTRE LOS INGRESOS Y EGRESOS,
SE DENOMINEN EXCEDENTES, PUES DE OTRA FORMA SE DEBERÍA
CONTABILIZAR COMO PARTE INTEGRANTE DEL CAPITLA DE LOS
SOCIOS.
TENIENDO EN CUENTA ESTA DENOMINACIÓN, LOS EXCEDENTES AL
FINAL DEL EJERCICIO CONTABLE, DEBE SER DESTINADOS POR LA
ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS, PARTE A LAS RESERVAS
ESTATUTARIAS, COMO TAMBIÉN A PROGRAMAS DE INTERÉS
COMUNITARIO.
COMO PARECE QUE SE PRESENTAN MUCHAS DUDAS SOBRE EL
PARTICULAR, SOBRE TODO QUE AL NO ESTABLECER UN PUC CONTABLE
PARA ESOS CONJUNTOS, AL ANALIZAR LOS <PLANES CONTABLES
DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO, COMO LAS DEL SECTOR SOLIDARIO, POR ANALOGÍA SE LE PUEDE APLICAR EL
CONTENIDO DE DICHOS PLANES.
2. EN LA ACTUALIDAD SOY MIEMBRO DE UN CONSEJO
ADMINISTRATIVO DE UN CONJUNTO RESIDENCIAL, EN DONDE SE
PRESENTA LO COMENTADO Y AL MISMO TIEMPO LA CONTADORA, LA
ADMINISTRADORA Y EL CONSEJO ESTÁN DE ACUERDO EN ESTABLECER
ESTAS “UTILIDADES”, TOMANDO COMO BASE LOS EGRESOS O
GASTOS MENSUALES, DEDUCIÉNDOLOS DE LOS INGRESOS
REALES Y NO DE LOS PRESUPUESTADOS Y AUTORIZADOS
POR EL ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS.
SEGÚN MI EXPERIENCIA PROFESIONAL, LA OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
Y CONTABLE DEBE HACERSE ENTRE LOS INGRESOS Y EGRESOS
APROBADOS POR LA ASAMBLEA YA QUE LA ADMINISTRACIÓN SOLO ESTA
AUTORIZADA A ACTUAR DENTRO DE DICHOS PARÁMETROS FINANCIEROS,
PUES CASO CONTRARIO SE ESTARÍA SOBREPASANDO LAS ATRIBUCIONES
DE DICHA ASAMBLEA.
CREO QUE AL REALIZARSE EL PROCESO CONTABLE COMENTADO, SE
ESTA PRESENTANDO UN EXCEDENTE FINANCIERO SUPERIOR
DE LOS INGRESOS PRESUPUESTADOS EN LA REALIDAD Y QUE
SOLO ESOS EXCEDENTES FINANCIEROS DEBEN SER
ADMINISTRADOS Y REGISTRADOS CONTABLEMENTE POR LA
ASAMBLEA ANUAL DE COPROPIETARIOS.
PARA LA MUESTRA UN BOTÓN, (EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ENTRE
ENERO Y JULIO DEL 2006).
ACUMULADO DEL PERIODO
PRESUPUESTADO ASAMBLEA
INGRESOS EGRESOS
$ 101.027.000.OO 101.027.000.OO
CAUSADOS
$ 106.913.000.OO 99.054.000.OO
SI LA OBLIGACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN ES DEMOSTRAR QUE ESTA
CUMPLIENDO LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ORDENADA POR LA
ASAMBLEA DEBERÍA REALIZAR LA OPERACIÓN CONTABLE ENTRES LOS INGRESOS AUTORIZADOS Y LOS EGRESOS CAUSADOS,
PARA EVALUAR SU GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y POR LO TANTO LA
OPERACIÓN DEBE SER ENTRE LOS INGRESOS AUTORIZADOS Y LOS
CAUSADOS, LO QUE DARÍA LUGAR A UNA DIFERENCIA DE $
1.973.000.OO, Y ESTA SUMA SE DENOMINARÍA EXCEDENTES
PRESUPUESTALES DEL EJERCICIO CONTABLE Y NO
UTILIDADES. DICHO RESULTADO SERÍA UNA EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL DENTRO DE LOS PARÁMETROS AUTORIZADOS POR LA
ASAMBLEA.
AL OBSERVAR LA LLAMADA “UTILIDAD” DEL ESTADO FINANCIERO
COMENTADO, VEMOS QUE SE ORIGINA AL DEDUCIR LOS GASTOS
CAUSADOS DE LOS INGRESOS REALES DE LA VIGENCIA, LO QUE ES
REAL, PERO ESA DIFERENCIA NO DEBE SER TOMADA COMO UTILIDAD,
PUES SE ESTÁ DEPENDIENDO DE UNA SUMA NO PRESUPUESTADA Y
AUTORIZADA, Y LO QUE VERDADERAMENTE ESTÁ GENERANDO ES UN
EXCEDENTE Y QUE SI SE SIGUE ESA TENDENCIA, DEBE ESTAR AL
FINALIZAR EL EJERCICIO CONTABLE, A LA ORDEN DE LA ASAMBLEA,
PARA AUTORIZAR SU DESTINACIÓN ESTATUTARIA.
3. SE VIENE PRESENTANDO A LA CONSIDERACIÓN DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, LOS ESTADOS FINANCIEROS, EN VARIAS VECES SIN
LAS FIRMAS O DE LA CONTADORA, O DE LA ADMINISTRADORA O DEL
REVISOR FISCAL, LO QUE CONSIDERO UN TRÁMITE NI LEGAL NI
ESTATUTARIO Y SOBRE TODO, CUANDO LA REVISORÍA SOSTIENE QUE
LOS TRÁMITES CONTABLES SE REALIZARON DENTRO DE LA
NORMATIVIDAD LEGAL.
4. POR ÚLTIMO SOLICITO MUY CORDIALMENTE SU ACCESORIA (SIC)
PARA VER LA VIABILIDAD DE IMPLANTAR DENTRO DE LA PROYECCIÓN
PRESUPUESTAL, ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE UN PLAN DE
DESARROLLO, EL CUAL SERÍA LA BASE DE LA PROYECCIÓN
PRESUPUESTAL, DEL PLAN CONTABLE Y DEL CONTROL
ADMINISTRATIVO Y FISCAL. ESTE PLAN SERÍA AUTORIZADO POR LA
ASAMBLEA Y ELABORADO POR EL CONSEJO Y EL ADMINISTRADOR.
RESPUESTA:
Como primera medida, es cierto lo planteado por el consultante en el sentido
de sostener que las Entidades de Propiedad Horizontal no tienen un plan de
cuentas especifico o propio de ellas, por este motivo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su Orientación Profesional 010 de Diciembre 12 de
2006 que sustituyó a la Orientación Profesional No. 007 de septiembre 30 de
2003, sugiere que :
Al no existir un plan de cuentas específico para el reconocimiento
de las operaciones de este tipo de entidades, la administración
debe elaborar su propio plan de cuentas para lo cual podrá
apoyarse en el plan único de cuentas previsto para entidades
similares como puede ser el caso de las del sector cooperativo, o
en su defecto, el plan único de cuentas para comerciantes
definido en el Decreto 2650 de 1993, en lo que sea pertinente.
Como se desprende de la trascripción, la administración de la copropiedad
puede utilizar un plan de cuentas que más se adapte a sus necesidades o en
su defecto, puede crear el suyo de acuerdo con las necesidades de información
que requiera.
Como segunda medida, y en relación con el presupuesto, la orientación
mencionada anteriormente estipula:
3.3 PRESUPUESTO.
A través de presupuesto la copropiedad estima las expensas
necesarias para el mantenimiento, vigilancia, mejoramiento y
reparación de los bienes encargados a su administración, entre
otros, para cada periodo anual, estimación que sirve, además,
como base para la determinación de la cuantía de las cuotas
ordinarias que debe asumir cada copropietarios, residente o
arrendatarios en función de sus respectivos coeficientes de
copropiedad, según corresponda, y que representarán los
ingresos principales de la copropiedad.
Así mismo hemos señalado, corresponde al administrador de la
copropiedad convocar a la asamblea de copropietarios a
reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación
las cuentas del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de
gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual,
incluyendo las primas de seguros obligatorios, para lo cual
deberá previamente preparar y someter a consideración del
consejo de administración las citadas cuentas anuales,
acompañadas del informe que se presentará a la asamblea general anual de propietarios y el proyecto de presupuesto de
ingresos y egresos previsto para el siguiente ejercicio.
El presupuesto es una proyección hacia futuroy como tal puede
ser afectado por situaciones imprevistas, que de una u otra
manera inciden en forma negativa o positiva en su ejecución. Por
lo tanto, al finadle cada ejercicio, deberá presentarse el
correspondiente informe que detalle su ejecución para su
aprobación por parte de la asamblea.
(…)
Dado lo anterior, es claro que los administradores al presentar su informe de
gestión a la Asamblea de Copropietarios deben junto con él hacer entrega de
la ejecución presupuestal, cifras estas que deben ser tomadas de la
contabilidad.
Ahora bien, en relación con la propuesta elaborada por el consultante en el
sentido de reflejar los excedentes o utilidades por la diferencia que existe entre
los ingresos presupuestados y los gastos causados, no es viable, ya que como
se anotó el presupuesto es una proyección futura afectada por situaciones
favorables o desfavorables que hacen que el mismo no sea exacto, mientras
que la contabilidad es el reflejo de la realidad económica de un ente,
Así las cosas, no se pueden mezclar dos elementos como la contabilidad y el
presupuesto, ya que la primera es la base real de información que sirve para
medir la ejecución del segundo y adicionalmente, esta mezcla violaría la
normatividad contable vigente contenida en el Decreto Reglamentario 2649 de
1993, ya que la copropiedad al ser una entidad sin ánimo de lucro que va
desarrollar una actividad económica organizada, están obligadas a llevar
contabilidad, de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 2º del Decreto 2500
de 1986 y el artículo 2° del Decreto 2649 de 1993, con el propósito de informar
y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para
atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad
horizontal.
Como tercera medida, en lo tocante a las firmas de los estados financieros, es
procedente hacer referencia a los artículo 37 y 38 de la ley 222 de 1995.
“ART. 37 — Estados financieros certificados. El representante
legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen
preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que
se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado
previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al
reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los
libros.” (Resaltado fuera del texto original)
Con fundamento en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, el representante legal
y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información
financiera, la cual de suyo incluye las notas a los estados financieros, son las
personas encargadas de certificarlos con su firma, en los casos en que sean
sometidos a consideración o conocimiento de los asociados o puestos a
disposición de terceros en general, lo cual es garantía del adecuado registro
en libros y preparación de dichos estados financieros, de conformidad con los
principios o normas de contabilidad de general aceptación.
Esta disposición fija la responsabilidad del representante legal con respecto a
la certificación y señala el alcance de la firma del contador público que hubiere
preparado los estados financieros. Además, determina el alcance del concepto
de certificación de estados financieros, al indicarnos que consiste en declarar
que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos,
conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros
de contabilidad.
Como consecuencia, el representante legal y el contador público responsables
de la preparación de los estados financieros, deberán dejar consignada una
manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma o en
documento adjunto, que "han verificado previamente las afirmaciones
contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las
mismas se han tomado fielmente de los libros", declaración que pueden hacer
con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga
referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo
57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique.
“ART. 38.—Estados financieros dictaminados. Son
dictaminados aquellos estados financieros certificados que se
acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta
de éste, del contador público independiente que los hubiere
examinado de conformidad con las normas de auditoría
generalmente aceptadas.
Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional,
anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar.
El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente,.
Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con
el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o
contador público independiente deberá incluir en su informe su
opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida
concordancia.” (Resaltado fuera del texto original)
Se colige de lo anterior que para dictaminar estados financieros, estos deben
estar previamente certificados con el lleno de los requisitos arriba descritos y
que dicho dictamen corresponde exclusivamente al revisor fiscal o al contador
independiente.
Adicionalmente, como expresamente lo señala el inciso segundo del transcrito
artículo 38 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros dictaminados debe
suscribirlos el revisor fiscal o, a falta de éste, el contador público independiente
que los hubiere examinado, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta"
u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el
dictamen correspondiente.
No puede ser de otra forma, por cuanto es mediante la atestación y la firma que
un contador ejerce su función de dar fe pública respecto de la información que
dictamina, tal como lo expresa meridianamente el artículo 10 de la Ley 43 de
1990 que estipula:
“Artículo 10. De la fe pública. La atestación o firma de un
Contador Público en los actos propios de su profesión hará
presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se
ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en
casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se
presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los
libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras
registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente
situación financiera en la fecha del balance. “ (Resaltado fuera del
texto original)
Esta afirmación se ratifica con lo expuesto en el artículo 35 de la misma Ley,
cuando señala:
“Artículo 35. Las siguientes declaraciones de principios
constituyen el fundamento esencial para el desarrollo de las
normas sobre ética de la Contaduría Pública: La Contaduría
Pública es una profesión que tiene como fin satisfacer
necesidades de la sociedad, mediante la medición, evaluación,
ordenamiento, análisis e interpretación de la información financiera de las empresas o los individuos y la preparación de
informes sobre la correspondiente situación financiera, sobre los
cuales se basan las decisiones de los empresarios, inversionistas,
acreedores, demás terceros interesados y el Estado acerca del
futuro de dichos entes económicos. El Contador Público como
depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su
firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento
en que certifique sobre determinados hechos económicos. Esta
certificación, hará parte integral de lo examinado. El Contador
Público, sea en la actividad pública o privada es un factor de
activa y directa intervención en la vida de los organismos públicos
y privados. Su obligación es velar por los intereses económicos
de la comunidad, entendiéndose por ésta no solamente a las
personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la
empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, el Estado.
La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia
mental constituye su esencia espiritual. El ejercicio de la
Contaduría Pública implica una función social especialmente a
través de la fe pública que se otorga en beneficio del orden y la
seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los
particulares, o de éstos entre sí. “ (Resaltado fuera del texto
original).
Hechas las anteriores consideraciones, se concluye que la firma en los estados
financieros por parte del administrador y del contador público que los elaboró, y
del revisor fiscal o contador independiente que los examinó, constituyen, desde
el punto de vista de la normatividad contable, elemento fundamental para
configurar estados efectivamente certificados y dictaminados, situación esta,
que le da a dichos estados financieros la credibilidad que ellos merecen; de no
estar los estados financieros firmados con los requisitos exigidos por la ley, los
mismos no gozan de legalidad ni credibilidad, por parte de quienes son sus
usuarios.
También es pertinente comentarle al consultante que en repetidas ocasiones el
Consejo Técnico de la Contaduría Pública se ha pronunciado en relación con el
tema de las firmas en los estados financieros, como son los conceptos No. 046
de febrero 22 de 1996, 072 de diciembre 26 de 1996, 077 de febrero 13 de
1997, 120 de agosto 12 de 1997, 127 de septiembre 9 de 1997 y 192 de
octubre 7 de 1998 entre otros, a los cuales puede acceder visitando nuestra
pagina web www.jccconta.gov.co, icono del Consejo Técnico.
Por último y en relación con su apreciación en torno a la asesoría que solicita
de este Consejo para implantar el Plan de Desarrollo, nos permitimos
manifestarle que dicha asesoría escapa a nuestra competencia, por ser un evento de carácter administrativo, ya que la función del Consejo Técnico es la
es la orientación técnico - científica de la profesión, a partir de la investigación
científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en
general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario, la resolución
de conflictos técnicos entre Contadores Públicos y la emisión de directrices
orientadoras del ejercicio profesional.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que
sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende,
no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo
y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente
MVAV/jrpr