Oficio 127

Ref.: REGISTRO CONTABLE DEL PRESUPUESTO EN

ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y  trámites establecidos

previstos  en el artículo 23 de la  Resolución 002 de 2005 respondemos su

consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTAS (TEXTUALES)

“DE MANERA COMEDIDA SOLICITO SU COLABORACIÓN A EFECTOS DE

ACLARAR CIERTA DIVERGENCIA DE APLICACIÓN EN LA CAUSACIÓN

MENSUAL DEL PRESUPUESTO DE ESTE CONJUNTO RESIDENCIAL POR LAS

PERSONAS QUE NOS ASESORAN PROFESIONALMENTE EN CARGOS DE

REVISORÍA FISCAL Y CONTADOR ASÍ:

1. LA  REVISORÍA  FISCAL HACIENDO ALUSIÓN A LA ORIENTACIÓN

PROFESIONAL  07  DE SEPTIEMBRE DE  2003  ARGUMENTA QUE EL

PRESUPUESTO DEBE CONTABILIZARSE EN TODAS SUS CIFRAS

APROBADAS MENSUALMENTE  EN EL PRESUPUESTO E IGUAL DA A

ENTENDER QUE POR SER UN PROYECTO A FUTURO PUEDE SER

AFECTADO POR SITUACIONES IMPREVISTAS,  QUE DE UNA MANERA U

OTRA INCIDEN EN FORMA POSITIVA O NEGATIVA EN EJECUCIÓN.  IGUAL

INDICA QUE EL SISTEMA DE CAUSACIÓN NO IMPLICA NECESARIAMENTE

FLUJO DE EFECTIVO,  SINO LA GENERACIÓN DE DERECHOS Y

OBLIGACIONES.

2. POR DIFERENCIA DE OPINIÓN LA CONTADORA ARGUMENTA QUE LA

CAUSACIÓN AL PRESUPUESTO APROBADO SE DEBE TENER EN CUANTA

QUE EL PRE-SUPUESTO ES UN SUPUESTO Y CUYO FIN ES EL DE REFLEJAR LA EJECUCIÓN DE LA REALIDAD FINANCIERA FRENTE A ESTE

SUPUESTO, Y NO CONSIDERA PERTINENTE LA CAUSACIÓN DE GASTOS EN

QUE LA COPROPIEDAD NO HA INCURRIDO Y MÁS REPRESENTATIVO AUN

LA OBLIGACIÓN QUE LA COPROPIEDAD NO HA ADQUIRIDO,  LO CUAL,

DEJARÍA ENTRE DICHO LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS,  QUE COMO SE HA VENDIDO MANEJANDO ES FRENTE AL

QUE LA CIFRA REFLEJE LOS DATOS MAS CERCANOS A LO QUE ES EL

GASTO REAL, TENIENDO EN CUANTA QUE LOS DATOS YA SE CONOCEN.

DE TODO LO ANTERIOR ES NECESARIO ACLARAR QUE NUESTRA

CONTABILIDAD SE MANEJA POR SISTEMA DE CAUSACIÓN.”

RESPUESTA

Para dar respuesta a esta consulta es necesario tener en cuenta las siguientes

consideraciones:

El diccionario de términos contables  de la Universidad de Antioquía define la

palabra presupuesto así:  “Proyección de actividades dirigida a establecer

objetivos y estrategias; incluye la  presentación ordenada de los resultados

previstos de un plan, proyecto o investigación.”

El articulo 38 numerales  de la Ley  675 sobre propiedad horizontal expresa

claramente en el numeral 2 que una de las funciones básicas de la asamblea

general es la  “Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto

anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el consejo

administrativo y el administrador.” y en el numeral 4 vuelve a reiterar como

función principal de la Asamblea General  la de aprobar el presupuesto anual

del edificio o conjunto y las cuotas  para atender las expensas ordinarias o

extraordinarias.

El articulo 51 numeral 4° de la Ley establece como función de la administración

la de preparar y someter a consideración del consejo de administración las

cuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el

presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de

las cuentas del ejercicio anterior,  los balances de prueba y su respectiva

ejecución presupuestal.

Así mismo es necesario transcribir el numeral 3.3 de la orientación profesional

No. 010, emitida por este Consejo Técnico el día 12 de diciembre de 2006

3.3 PRESUPUESTO.

A través de presupuesto la copropiedad estima las expensas

necesarias para el mantenimiento, vigilancia, mejoramiento y reparación de los bienes encargados a su administración, entre

otros, para cada periodo anual,  estimación que sirve, además,

como base para la determinación de la cuantía de las cuotas

ordinarias que debe asumir cada  copropietarios, residente o

arrendatarios en función de sus  respectivos coeficientes de

copropiedad, según corresponda, y que representarán los

ingresos principales de la copropiedad.

Así mismo hemos señalado, corresponde al administrador de la

copropiedad convocar a la asamblea de copropietarios a

reuniones ordinarias o extraordinarias y someter  a su aprobación

las cuentas del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de

gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual,

incluyendo las primas de seguros obligatorios, para lo cual

deberá previamente preparar y someter a consideración del

consejo de administración las citadas cuentas anuales,

acompañadas del informe que se presentará a la asamblea

general anual de propietarios y  el proyecto de presupuesto de

ingresos y egresos previsto para el siguiente ejercicio.

 El presupuesto es una proyección  hacia futuro como tal puede

ser afectado por situaciones imprevistas, que de una u otra

manera inciden en forma negativa o positiva en su ejecución. Por

lo tanto, al final de cada ejercicio, deberá presentarse el

correspondiente informe que detalle su ejecución para su

aprobación por parte de la asamblea.

El presupuesto tiene la característica de estar determinado

básicamente por el sistema  de caja; sin embargo, deberán

incluirse aquellos gastos que sin implicar desembolsos de

efectivo puedan afectar los resultados del ejercicio (ejemplo:

depreciaciones, amortizaciones, provisiones, etc.), debiéndose

rendir cuenta también de ello  a la asamblea por parte de la

administración.

De suerte que, para poder cumplir con el mandato de presentar

información detallada a los copropietarios respecto de la

ejecución, se hace necesario poner en funcionamiento un registro

del presupuesto aprobado y de su ejecución, que habrá de ser

fuente del informe que se presenta a la aprobación de la

asamblea.

La ley otorga a la Asamblea de copropietarios de las entidades de propiedad

horizontal la facultad para aprobar o improbar el presupuesto anual de ingresos y egresos, así como su ejecución, la cual debe ser entregada por el Consejo de

Administración y al Administrador como responsables de su elaboración,

presentación y posterior ejecución.

De otra parte, hay que distinguir claramente lo que es un presupuesto y lo que

es la contabilidad, pues el primero  es una proyección futura afectada por

situaciones favorables o desfavorables que hacen que el mismo no sea exacto,

mientras que la contabilidad es el reflejo de la realidad económica de un ente.

Así las cosas, la contabilidad es la  base real de información que sirve para

medir la ejecución del presupuesto, lo que indica que los hechos económicos

deben ser medidos, reconocidos y revelados en la contabilidad, para que de

ella se desprenda el informe que mostrará la diferencia que existe entre el

presupuesto inicial y su ejecución.

Por último, es procedente aclarar al consultante que la orientación profesional

010 de diciembre 12 de 2006 sustituyó a la orientación profesional 007, pero

esta última, en ningún momento hacia alusión a la expresión “el presupuesto

debe contabilizarse en todas sus cifras aprobadas mensualmente en el

presupuesto”, toda vez que la referencia que se hacia era la de: “debiéndose

rendir cuenta a la asamblea por parte de la administración sobre su ejecución,

hecho que determina la  necesidad de implementar el registro del

presupuesto aprobado y de su ejecución activa o pasiva, que habrá de ser

fuente del informe requerido.” Lo cual debe entenderse como que el

presupuesto debe presentarse por separado con informes tomados de la

contabilidad donde se puede apreciar su ejecución y diferencia con las cifras

presupuestadas inicialmente, para efectos de informar a la Asamblea y tomar

las medidas correctivas pertinentes.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que

sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso

Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende,

no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo

y contra ella no procede recurso alguno.