Tipo de norma
Número
131
Entidad emisora
Fecha
Fecha del diario oficial
Título
CTCP 131-Entrega de estados financieros de la constructora a una copropiedad
Ref.: ENTREGA DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA CONSTRUCTORA A
UNA COPROPIEDAD
ANTECEDENTES (Textuales)
COMEDIDAMENTE ME DIRIJO A SU ENTIDAD PARA BUSCAS ACCESORIA
(SIC) CORRESPONDIENTE A LAS DIRECTRICES A SEGUIR EN EL ASPECTO
CONTABLE CUANDO LA CONSTRUCTORA HACE ENTREGA A LOS
PROPIETARIOS DE UNA AGRUPACIÓN.
1
O
. DOCUMENTOS LEGALES: PARA NUESTRO CASO LES INFORMAMOS
QUE EL CONJUNTO RESIDENCIAL TARRAGONA DEL SALITRE 3,
REGISTRO EL RUT EN LA DIAN EL 11 DE DICIEMBRE DE 2005, TIENE
REPRESENTACIÓN LEGAL REGISTRADA EN LA ALCALDÍA DE FONTIBÓN
DESDE EL 23 DE FEBRERO DE 2006 Y REGLAMENTO DE PROPIEDAD
HORIZONTAL REGISTRADO POR LA CONSTRUCTORA DIANA CAROLINA
SEGÚN ESCRITURA DE ABRIL DE 2004, BAJO LA LEY 675.
2
O
. ADMINISTRACIÓN: LA CONSTRUCTORA DIANA CAROLINA NOMBRÓ
UN ADMINISTRADORA PROVISIONAL QUE EFECTUÓ ENTREGA EL PASADO
15 DE AGOSTO DE 2006.
3
O
. LA CONSTRUCTORA DIANA CAROLINA PARA ENTREGAR CUOTAS,
ENTREGÓ A LA NUEVA ADMINISTRACIÓN CARPETAS POR MES CON COPIA
DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO POR PAGOS REALIZADOS
CORRESPONDIENTE A GASTOS DEL CONJUNTO Y QUE SEGÚN ELLOS SON
FACTURAS GENERADAS A CARGO DEL CONJUNTO. EFECTUARON LOS
PAGOS RETIRANDO DINEROS DE LA CONSTRUCTORA Y CANCELANDO LA
RETEFUENTE A NOMBRE DE LA CONSTRUCTORA 4
O
. LA ADMINISTRACIÓN ACTUAL, SOLICITÓ A LA CONSTRUCTORA
BALANCES, ESTADOS FINANCIEROS, LIBROS OFICIALES Y PAGOS
EFECTUADOS AL A DIAN., Y NOS CONTESTAN EN FORMA NEGATIVA, YA
QUE DICEN QUE NO ES SU OBLIGACIÓN ENTREGARNOS ESTOS
DOCUMENTOS.
ANEXAMOS RESPUESTA DE LA CONSTRUCTORA:
BOGOTA D. C., SEPTIEMBRE 27 DE 2006
SEÑORES
CONSEJO DE ADMINISTRACION
TARRAGONA DEL SALITRE III
CIUDAD
RESPETADOS SEÑORES
COMO CONSTRUCTOR DE LA URBANIZACIÓN TARRAGONA DEL SALITRE
III ETAPA Y CON BASE EN EL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL
EN SU CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA, LE FACULTA EL HABER NOMBRADO
UN ADMINISTRADOR PROVISIONAL, Y COMO TAL EL CONJUNTO NO
CONTABA CON LOS REQUISITOS JURÍDICOS PARA ACTUAR COMO ENTE
ECONÓMICO INDEPENDIENTE.
ES ASÍ, QUE CUMPLIENDO CON LAS OBLIGACIONES CONTABLES Y
FISCALES LA EMPRESA CONSTRUCTORA DIANA CAROLINA S. A.,
MANEJO EN UN CENTRO DE COSTOS INDEPENDIENTE TANTO LOS
INGRESOS COMO LOS EGRESOS, PARA ESTOS ÚLTIMOS AMPARADOS
POR UNA CUENTA CORRIENTE BANCARIA EXCLUSIVA PARA EL
CONJUNTO.
COMO USTEDES PUEDEN OBSERVAR Y DE ACUERDO A LOS ESTATUTOS
DEL REGLAMENTO NO EXISTEN LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD
INDEPENDIENTES PARA EL CONJUNTO; LO QUE LA CONSTRUCTORA LES
PUEDE SUMINISTRAR EN FORMA FIDEDIGNA SON LOS DOCUMENTOS DE
ORDEN INTERNO Y EXTERNO Y CERTIFICACIÓN DEL REVISOR FISCAL
SOBRE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS QUE AFECTARON EL MOVIMIENTO
CONTABLE. LOS MOVIMIENTOS YA FUERON ENTREGADO EN CARPETAS
SEPARADAS CON MOVIMIENTO MENSUAL HASTA EL MES DE AGOSTO DE
2006, A LA SEÑORA ADMINISTRADORA Y AL REVISOR FISCAL.
QUEDA PENDIENTE POR ENTREGAR EL MOVIMIENTO DEL MES DE
SEPTIEMBRE/06, EL CUAL SERÁ ENVIADO TAN PRONTO EL BANCO
ENTREGUE EL EXTRACTO, ASÍ COMO EL BALANCE Y ESTADO DE
PÉRDIDAS Y GANANCIAS POR EL PERIODO DE OCTUBRE DE 2005 A
SEPTIEMBRE DE 2006.
DE ESTA FORMA ESPERO DÉJARLES EN CLARO LO REQUERIDO POR
USTEDES.
ATENTAMENTE,
ANDREA MENDEZ MARTINEZ
REPRESENTANTA LEGAL
C.C. CONSECUTIVO
PREGUNTAS (TEXTUALES)
NUESTRAS INQUIETUDES SON:
1
O
. EL CONJUNTO TARRAGONA DEL SALITRE 3, ESTÁ OBLIGADO A
TENER CONTABILIDAD DESDE QUE SE INICIÓ EL RECAUDO DE LAS
CUOTAS Y PAGOS? ES DECIR, ESTADOS FINANCIEROS Y LIBROS
OFICIALES MES POR MES ?
2
O
. LA CONSTRUCTORA DIANA CAROLINA, TIENE LA OBLIGACIÓN DE
ENTREGARNOS LA CONTABILIDAD ACORDE A LAS NORMAS
ESTABLECIDAS Ó ESTOS FLUJOS DE CAJA (INGRESOS-EGRESOS) SON
VALIDOS?
3
O
. PODRÍA EL CONJUNTO ESTAR SOMETIDO A MULTAS POR NO HABER
CANCELADO IMPUESTOS DE RETEFUENTE DESDE DICIEMBRE 11 DE
2005 HASTA EL MES DE AGOSTO DE 2006 ?
4
O
. EN CASO DE QUE LA CONSTRUCTORA TENGA LA OBLIGACIÓN DE
ENTREGAR LA CONTABILIDAD COMO LO DICEN LAS NORMAS, CUAL SERÍA
EL PROCEDIMIENTO PARA HACERLES CUMPLIR ESTA OBLIGACIÓN?
RESPUESTA A LA PREGUNTA No. 1
Para dar respuesta al primer interrogante planteado por el consultante es
necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:
La Ley 675 de 2001 establece en el capítulo II “DE LA CONSTITUCIÓN DEL
RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL” en su articulo 4°
“CONSTITUCIÓN” que:
“Un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad
horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de
Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción,
surge la persona jurídica a que se refiere esta ley.”
El CAPITULO IX. DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL COMO PERSONA
JURÍDICA. ARTÍCULO 32. OBJETO DE LA PERSONA JURÍDICA.
La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da
origen a una persona jurídica conformada por los
propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto
será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios
comunes, manejar los asuntos de interés común de los
propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y
el reglamento de propiedad horizontal. (La negrilla y el subrayo
son nuestros)
El ARTÍCULO 24. ENTREGA DE LOS BIENES COMUNES POR PARTE DEL
PROPIETARIO INICIAL.
Se presume que la entrega de bienes comunes esenciales para
el uso y goce de los bienes privados de un edificio o conjunto,
tales como los elementos estructurales, accesos, escaleras y
espesores, se efectúa de manera simultánea con la entrega de
aquellos según las actas correspondientes.
Los bienes comunes de uso y goce general, ubicados en el
edificio o conjunto, tales como zona de recreación y deporte y
salones comunales, entre otros, se entregarán a la persona o personas designadas por la asamblea general o en su
defecto al administrador definitivo, a más tardar cuando se
haya terminado la construcción y enajenación de un número de
bienes privados que represente por lo menos el cincuenta y uno
por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad. La entrega
deberá incluir los documentos garantía de los ascensores,
bombas y demás equipos, expedidas por sus proveedores, así
como los planos correspondientes a las redes eléctricas,
hidrosanitarias y, en general, de los servicios públicos
domiciliarios. (La negrilla y el subrayo son nuestros)
PARÁGRAFO 1o. Cuando se trate de conjuntos o proyectos
construidos por etapas, los bienes comunes esenciales para el
uso y goce de los bienes privados se referirán a aquellos
localizados en cada uno de los edificios o etapas cuya
construcción se haya concluido.
PARÁGRAFO 2o. Los bienes comunes deberán coincidir con lo
señalado en el proyecto aprobado y lo indicado en el reglamento
de propiedad horizontal.
Dado lo anterior, se infiere que el nacimiento de la persona jurídica bajo el
régimen de propiedad horizontal, surge cuando se registra en la Oficina de
Registro de Instrumentos Públicos el reglamento de propiedad horizontal
plasmado en la escritura pública, momento a partir del cual esta nueva persona
jurídica adquiere derechos y obligaciones, entre los cuales se encuentran los de
llevar contabilidad para el registro de todas sus operaciones y la obligación de
dar cumplimiento a la ley 675 de 2001 en todos sus aspectos.
Ahora bien, como es sabido, la constructora, es en primera instancia la dueña de
todo lo concerniente a la copropiedad, por ello, la constructora como mayoría
absoluta debe nombrar los órganos de administración de la copropiedad en
forma provisional ya que al empezar las ventas de los inmuebles los nuevos
propietarios deben reunirse y nombrar en forma definitiva sus órganos de
administración, es decir nombrar el consejo de administración y el administrador
que los representará como persona jurídica.
De la situación comentada anteriormente se desprende el hecho que la
constructora debe designar un administrador para la copropiedad el cual debe
cumplir con las funciones asignadas por la ley 675 de 2001, por este motivo el
administrador es la persona encargada de velar por el funcionamiento de la
copropiedad, del registro de los libros de contabilidad, por llevar la contabilidad
en debida forma, del recaudo de las cuotas de administración, de realizar la
apertura de una cuenta bancaria para el manejo de los dineros ente otras.
Concluyendo, es obligación de la copropiedad tener libros de contabilidad
registrados en los cuales se plasmen los hechos económico realizados, dando
así cumplimiento al artículo 56 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, el cual
expresa que :
Art. 56. Asientos. Con fundamento en comprobantes
debidamente soportados, los hechos económicos se deben
registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida
doble.
Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma
global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un
mes.
Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin
perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos
respectivos deben hacerse en los libros a mas tardar en el mes
siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren
realizado.
Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir
los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su
saldo.
Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en
la fecha en que se advirtiere.
En el mismo sentido, la elaboración de estados financieros debe realizarse
periódicamente de acuerdo con lo establecido en la norma básica de periodo,
(art.9 DecretoReglamentario 2649 de 1993) teniendo en cuenta los usuarios a
los que esta dirigida la información.
RESPUESTA A LA PREGUNTA No. 2
Como se desprende de las consideraciones, la copropiedad esta obligada a
llevar contabilidad desde su nacimiento, por ello, es menester de la copropiedad
tomar todos los soportes contables y documentos de origen interno y externos
que manejó la constructora para que la copropiedad rehaga su contabilidad
desde el principio.
RESPUESTAS A LAS PREGUNTA No. 3 Y 4
Estas dos preguntas escapan al alcance y competencia del Consejo Técnico de
la Contaduría Pública y por ello, es el mismo consultante quien debe dirigirlas a
las autoridades competentes que para el primer caso es la Administración de
Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Y para la pregunta 4 a la autoridad
territorial respectiva.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que
sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende,
no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo
y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente
MVAV/jrpr