Oficio 134

Ref.: Consulta de fecha 29 de Agosto de 2006

Tema: Fondos de Imprevistos – Cartera en Mora

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2006, expedida por el

Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición,

respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

“ATENTAMENTE NOS DIRIGIMOS A USTEDES PARA SOLICITARLES SU CONCEPTO Y

PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN  CONTABLE SOBRE LAS SIGUIENTES

SITUACIONES.

FONDO DE IMPREVISTOS – ARTÍCULO 35 DE 675 DE 2001

INDICARNOS DONDE DEBE REFLEJARSE ESTA PARTIDA EN EL BALANCE Y POR

QUÉ?

ES DE LIBRE DISPOCICIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS Y POR

LO TANTO PÚEDE ORDENAR SU UTILIZACIÓN CADA AÑO PARA CUBRIR GASTOS

(COMPRA DE TAPETES, ETC) O ES EXCLUSIVAMENTE PARA ATENDER SITUACIONES

IMPREVISTAS Y URGENTES.

COMO NO SE HAN RECAUDADO MENSULAMENTE EL CIEN POR CIENTO (100%) DE

ESTOS RECURSOS POR EFECTO DEL NO PAGO DE LOS DEUDORES MOROSOS,

DEBE SUJETARSE SU TRASLADO REAL Y TRASLADO A CUENTA DE AHORRO, AUN

CUANDO OBLIQUE A DESCAPITALIZAR LA AGRUPACIÓN POR TRASLADAR FONDOS

NO RECIBIDOS?  O LA CONTABILIZACIÓN DE ESTA PARTIDA ES ÚNICEMENTE DE

CARÁCTER CONTABLE?

ES DE LIBRE DECICIÓN Y PUEDE LA ADMINISTRACIÓN DENTRO DEL CAMPO DE SU

GESTIÓN ABRIR UNA CUENTA DE AHORRO PARA EL MENEJO DE ESTOS FONDO?

CARTERA EN MORA.

DEBE CONSTITUIRSE UNA PROVISIÓN DE CARTERA SOBRE LAS DEUDAS EN MORA Y CUÁL ES EL CRITERIO QUE DEBE TOMARSE EN CUENTA PARA SU

CONTABILIZACIÓN RESPECTIVA?

POR FAVOR ACLARARNOS SI ES CORRECTO DISPONER DE LOS INTERESES POR

MORA CUUSADOS Y OBTENIDOS DE LOS DEUDORES MOROSOS,  CUANDO LA

ASAMBLEA EXPRESÓ  “EL RECAUDO DE LAS OBLIGACIONES EN MORA”  DEBEN

DESTINARSE PARA SUFRAGAR GASTOS URGENTES “OBRAS CIVILES DE FONDO” Y

QUE A NUESTRO JUICIO SE REFIERE SOLAMENTE A LAS EXPENSAS DE

ADMINISTRACIÓN POR QUE LOS INTERESES POR MORA NO SON

PRESUPUESTADOS.”

RESPUESTA:

En atención a la consulta anteriormente expuesta el Consejo Técnico ha emitido la

Orientación Profesional 010, y con relación al manejo del Fondo de Imprevistos en una

Propiedad Horizontal, la cual se adjunta al presente documento.

A continuación procedemos a dar respuesta a los interrogantes expuestos en la consulta:

FONDO DE IMPREVISTOS.

El artículo 35 de la Ley 675 de 2001 establece:

“(...) La persona jurídica constituirá un fondo  para atender obligaciones o

expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de

recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos

comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.

La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el

cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El

administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea

general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de

propiedad horizontal.

PARÁGRAFO. El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al

porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo

de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su

cargo”. (...)”

Así las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos

necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, y que pueden

tener afectación en el bien común de los copropietarios. Como consecuencia, la naturaleza

del Fondo que establece la Ley 675, corresponde a la separación de los recursos

monetarios en una cuenta de destinación específica, como por ejemplo una cuenta de

ahorros, un fondo fiduciario liquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los

recursos.

Para el caso específico de la consulta, los recursos del fondo de imprevistos serán reconocidos en el disponible en la medida que estos vayan ingresando físicamente al

mismo, por ningún motivo podrá reconocerse contablemente unos recursos como líquidos

en una cuenta de ahorro cuando los mismos no han sido realmente recaudados.

Por otro lado, se deduce que el fondo de imprevistos hace parte del presupuesto de

gastos, el cual sirve para calcular el total de los recursos que deberán ser cubiertos por las

cuotas de los copropietarios.

Por tanto, de acuerdo con la naturaleza de  la disposición anteriormente expuesta, el

presupuesto debe estar debidamente planeado, de tal suerte que se contemplen todas

aquellas situaciones de las cuales se tiene control y pleno conocimiento, como es el caso

de gastos extraordinarios, por tanto no habría cabida a la utilización del fondo de

imprevistos para gastos de los cuales se tiene pleno conocimiento y control.

Ahora bien, al quedar incorporado el valor del fondo de imprevistos dentro del presupuesto

de gastos, no hay necesidad de incluir en la cuenta de cobro al copropietario su valor en

forma independiente, en tanto va a quedar inmerso dentro del valor total de la cuota de

administración.

Se trata pues, de una formalidad de tipo contable y de control administrativo que implica

que, al contabilizarlo, se separe el valor recaudado por concepto de la cuota ordinaria

propiamente dicha, respecto del monto correspondiente al fondo de imprevistos.

Dado que el Fondo de Imprevistos está inmerso en la cuota de administración, se reconoce

este valor total con un débito en cuentas por cobrar, caja ó bancos, de acuerdo a la forma

de recaudo y un crédito en la cuenta de Ingresos. Posteriormente, se realizará el traslado a

la cuenta del disponible destinada para el fondo de improvistos, acreditando la cuenta de

caja o bancos, según sea el caso.

Ahora bien, en el momento en que ocurra un improvisto y que, de acuerdo con lo

establecido en la Ley 675, se deba utilizar dicho fondo, tal situación se refleja en la

contabilidad debitando la cuenta de gastos por el concepto del improvisto, acreditado la

cuenta del disponible que constituye el Fondo creado para tal fin.

Cada año la Copropiedad deberá calcular el valor del fondo de Imprevistos de acuerdo a la

tarifa asignada por la Asamblea General, la cual no debe ser inferior al 1% del presupuesto

anual de gastos, de conformidad con lo establecido en el artículo 35 de la Ley 675, en este

sentido el valor del Fondo de Imprevistos se irá aumentando cada año, hasta que ascienda

a un valor del 50% del presupuesto de gasto, a partir de allí la Asamblea General podrá

decidir si lo considera pertinente, suspender el calculo y cobro de dicho monto.

CARTERA EN MORA.

La contabilidad en Colombia debe cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados enmarcados en el Decreto 2649 de 1993, el cual define las normas básicas y

técnicas, que han de ser observadas para que la información contable cumpla con los objetivos y cualidades allí establecidos.

Por lo tanto, con el propósito de dar claridad al tratamiento contable de las provisiones de

cartera y a los intereses provenientes de la mora en las cuotas de administración, es

importante hacer referencia a las normas básicas y técnicas del Decreto 2649, los cuales

argumentan conceptualmente las inquietudes planteadas:

Normas Básicas:

“(...) Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos

y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma

legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos

de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto

ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los

resultados del ejercicio.

Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende

que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como

consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico

tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus

recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los

costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros

simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un  ingreso, costo o gasto, correlativo y se

concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe

registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.(...)” (La negrilla no hace parte

del texto original)

“(…) Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera

confiable y verificarle un hecho económico realizado,  se debe optar por registrar la

alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos,

o de subestimar los pasivos y los gastos. (…)”

Normas Técnicas:

“(…) Art. 52. Provisiones y contingencias. Se deben contabilizar provisiones para cubrir

pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el

valor reexpresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo

con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y

confiables.

Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que

implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico,

duda que se resolverá en ultimo termino cuando uno o mas eventos futuros ocurran o dejen

de ocurrir.

Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas.

Son contingencias probables aquellas respecto de las cuales la información disponible,

considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros.