Tipo de norma
Número
135
Entidad emisora
Fecha
Fecha del diario oficial
Título
CTCP 135-Fondos de Imprevistos – Propiedad Horizontal
Ref.: Consulta de fecha 26 de Abril de 2006
Tema: Fondos de Imprevistos – Propiedad Horizontal
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2006, expedida por el
Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición,
respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
CONSULTA (TEXTUAL):
“ATENTAMENTE SOLICITO ORIENTACIÓN DE ACUERDO A LA TÉCNICA CONTABLE,
CUÁLES SON LOS ASIENTOS PARA CONSTITUIR, INCREMENTAR Y UTILIZAR EL
FONDO DE IMPREVISTOS EN UNA ENTIDAD DE PROPIEDAD HORIZONTAL, SEGÚN LO
ORDENA EL ART. 35 DE LA LEY 675 DE 2001.
LA ASAMBLEA EN EL CONJUNTO DONDE RESIDO FUE DIAS PASADOS Y LOS
REGISTROS CONTABLES QUE FIGURAN EN EL BALANCE Y EN EL ESTADO DE
RESULTADOS REFERENTES AL FONDO DE IMPREVISTOS SON:
1) ACTIVO 2005 2004
DISPONIBLE
FONDOS $7.265.513 $4.479.784
FONDO DE IMPREVISTOS
LEY 675/2001
2) PASIVO
OTROS PASIVOS $7.240.000 $3.790.000
DEPÓSITOS RECIBIDOS
FONDO DE IMPREVISTOS
LEY 675/2001
3)
GASTOS OPERACIONALES 2005 2004
PROVISIONES
FONDO DE IMPREVISTOS $ 3.450.000 $ 3.790.000
LEY 675/2001
AL OBSERVAR LO ANTERIOR MANIFESTÉ A LA REVISORÍA FISCAL QUE PARA EL
FONDO DE IMPREVISTOS QUE ORDENA LA LEY 675 DE 2001 ART. 35 HABÍA UN
FONDO Y UNA PROVISIÓN, QUE LA CUENTA CRÉDITO OTROS PASIVOS –
DEPÓSITOS RECIBIDOS QUE SE ESTABA UTILIZANDO NO ES LA CUENTA CRÉDITO
DE UNA PROVISIÓN, A LO QUE RESPONDIÓ QUE LA PROVISIÓN ERA LA
“CONTRAPARTIDA” DEL FONDO DE IMPREVISTOS.
SURGEN LOS SIGUIENTES INTERROGANTES:
SEGÚN LA ORIENTACIÓN PROFESIONAL NO. 007 DEL CONSEJO TÉCNICO DE LA
CONTADURÍA NUMERAL 3.5.2. FONDO DE IMPREVISTOS. EL FONDO “....ESTÁ
ORIENTADO A CUBRIR EROGACIONES PARA LA EXISTENCIA, SEGURIDAD Y
CONSERVACIÓN DE LOS BIENES COMUNES, NO PREVISTAS EN EL
PRESUPUESTO....”
• ESTO SIGNIFICA QUE NO ESTANDO PREVISTAS EN EL PRESUPUESTO NO SE
CONSIDERAN GASTOS OPERATIVOS DEL CONJUNTO, NI SE INCLUYEN EN EL
PRESUPUESTO, DIFERENTE A LOS GASTOS IMPREVISTOS ORDINARIOS QUE SÍ
FIGURAN EN P/G Y EN L PRESUPUESTO?
• CONTINÚA EL NUMERAL 3.5.2. FONDO DE IMPREVISTOS. “...POR SU
NATURALEZA Y TOMANDO EN CONSIDERACIÓN QUE SE INCORPORA COMO
PARTE DE LOS VALORES CAUSADOS Y RECAUDADOS A CARGO DE LOS
COPROPIETARIOS DEBE CONTABILIZARSE EN FORMA SIMULTÁNEA AL
RECONOCIMIENTO DE LOS INGRESOS, COMO PASIVO A FAVOR DE LOS
MIEMBROS DE LA COPROPIEDAD HASTA QUE CUMPLA CON SU DESTINACIÓN O
FINALIDAD ASIGNADA....”
SEGÚN LO ANTERIOR CONSIDERO QUE ÉSTE SERÍA EL ASIENTO CONTABLE?
CASO PRÁCTICO: LA CUOTA MENSUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL CONJUNTO
RESIDENCIAL EL TREBOL ES DE $150.000 Y APROPIA PARA EL FONDO DE
IMPREVISTOS $10.000
CUENTAS POR COBRAR $ 150.000
INGRESOS
CUOTAS DE ADMÓN $ 140.000
OTROS PASIVOS
DEPÓSITOS RECIBIDOS $ 10.000
LEY 675/2001
LO QUE SE DESEA RESALTAR ES QUE LOS RECURSOS DEL FONDO DE
IMPREVISTOS PROVIENEN DE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN Y NO DE UNA
PROVISIÓN COMO SE ESTÁ CONTABILIZANDO.
EL SIGUIENTE ES EL ASIENTO CONTABLE QUE FIGURA EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS DE 2005 DEL CONJUNTO DONDE RESIDO:
GASTO PROVISIÓN $3.450.000
FONDO DE IMPREVISTOS LEY 675
DE 2001
OTROS PASIVOS $3.450.000
DEPÓSITOS RECIBIDOS
FONDO DE IMPREVISTOS
LEY 675/2001
EL ANTERIOR REGISTRO CONSIDERA QUE LOS RECURSOS DEL FONDO DE
IMPREVISTOS PROVIENEN DE UNA PROVISIÓN Y NO DE LAS CUOTAS DE
ADMINISTRACIÓN.
LA PREGUNTA QUE SURGE ES: SI EL ASIENTO CONTABLE ANTERIOR ESTÁ DE
ACUERDO CON LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Y
CON LAS DEMÁS NORMAS VIGENTES SOBRE LA MATERIA?
AGRADEZCO SU AMABLE ATENCIÓN, LA RESPUETSA A ESTA SOLICITUD POR
FAVOR REMITIRLA AL MAIL [email protected] , MI NÚMERO DE TELÉFONO
ES 6436960 ”
RESPUESTA:
En atención a la consulta anteriormente expuesta el Consejo Técnico ha emitido la
Orientación Profesional 010, y en relación al manejo del Fondo de Imprevistos en una
Propiedad Horizontal, la cual se adjunta al presente documento.
A continuación se expone las generalidades que en materia del Fondo de Imprevistos
deben ser observadas:
El artículo 35 de la Ley 675 de 2001 establece:
“(...) La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o
expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de
recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos
comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.
La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el
cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El
administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea
general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de
propiedad horizontal.
PARÁGRAFO. El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al
porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo
de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su
cargo”. (...)”
Así las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos
necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, y que pueden
tener afectación en el bien común de los copropietarios. Como consecuencia, la naturaleza
del Fondo que establece la Ley 675, corresponde a la separación de los recursos
monetarios en una cuenta de destinación específica, como por ejemplo una cuenta de
ahorros, un fondo fiduciario liquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los
recursos.
Se deduce que el fondo de imprevistos hace parte del presupuesto de gastos, el cual sirve
para calcular el total de los recursos que deberán ser cubiertos por las cuotas de los
copropietarios.
Ahora bien, al quedar incorporado el valor del fondo de imprevistos dentro del presupuesto
de gastos, no hay necesidad de incluir en la cuenta de cobro al copropietario su valor en
forma independiente, en tanto va a quedar inmerso dentro del valor total de la cuota de
administración.
Se trata pues, de una formalidad de tipo contable y de control administrativo que implica
que, al contabilizarlo, se separe el valor recaudado por concepto de la cuota ordinaria
propiamente dicha, respecto del monto correspondiente al fondo de imprevistos.
Dado que el Fondo de Imprevistos está inmerso en la cuota de administración, se reconoce
este valor total con un débito en cuentas por cobrar, caja ó bancos, de acuerdo a la forma
de recaudo y un crédito en la cuenta de Ingresos. Posteriormente, se realizará el traslado a
la cuenta del disponible destinada para el fondo de improvistos, acreditando la cuenta de
caja o bancos, según sea el caso.
En el momento en que ocurra un improvisto y que, de acuerdo con lo establecido en la Ley
675, se deba utilizar dicho fondo, tal situación se refleja en la contabilidad debitando la
cuenta de gastos por el concepto del improvisto, acreditado la cuenta del disponible que
constituye el Fondo creado para tal fin.
Cada año la Copropiedad deberá calcular el valor del fondo de Imprevistos de acuerdo a la
tarifa asignada por la Asamblea General, la cual no debe ser inferior al 1% del presupuesto
anual de gastos, de conformidad con lo establecido en el artículo 35 de la Ley 675, en este
sentido el valor del Fondo de Imprevistos se irá aumentando cada año, hasta que ascienda
a un valor del 50% del presupuesto de gasto, a partir de allí la Asamblea General podrá
decidir si lo considera pertinente, suspender el calculo y cobro de dicho monto.
En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos
son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete
la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o
ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
MARIA VICTORIA AGUDELO V.
Presidenta
MVAV / mlab