Tipo de norma
Número
252
Entidad emisora
Fecha
Fecha del diario oficial
Título
CTCP 252-Conservación de papeles de trabajo
Ref.: Consulta de fecha 01 de julio de 2005
Radicación: 0150
Tema: Conservación de papeles de trabajo
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005
expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite
previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual
se plantea:
PREGUNTA 1 (Textual):
“EL PRESENTE ES PARA SOLICITARLES UN CONCEPTO ACERCA DEL TEMA
QUE SE REFIERE A LOS PAPELES DE TRABAJO DESCRITO EN LA LEY 43
DE DICIEMBRE DE 1990, EN EL CUAL ES CLARO (SIC) LA DISPOSICIÓN
ACERCA DEL TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
AUN ASÍ, QUISIÉRAMOS PRECISAR SI EN EL CASO DE LOS PAPELES DE
TRABAJO QUE SURGEN DE LAS AUDITORIAS DE SISTEMAS GESTIÓN (SIC) DE
CALIDAD, ESTE CONCEPTO DEBE CONSERVA (SIC) LO DISPUESTO O ¿CUÁL
PUEDE SER EL TIEMPO MÍNIMO DE CONSERVACIÓN?”
RESPUESTA:
Para responder el interrogante planteado conviene, dada su pertinencia,
mencionar lo expuesto sobre los Papeles de Trabajo por el Consejo Técnico de la
Contaduría Pública en el Pronunciamiento N° 05 del 26 de agosto de 1994, en el
cual se destaca, en resumen, que la obligación para el contador público de
elaborar papeles de trabajo parte de lo regulado por el artículo 9º de la Ley 43 de
1990, en los siguientes términos:
“ART. 9º—De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo,
el contador público dejará constancia de las labores realizadas para
emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad
exclusiva del contador público, se preparan conforme a las normas
de auditoría generalmente aceptadas.
PAR.—Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las
entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional
en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a
reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5)
años, contados a partir de la fecha de su elaboración.”
Puntualiza el Consejo que los papeles de trabajo que prepara y mantiene el
contador público, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el
cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas las que se
incluyen en el Pronunciamiento N° 04 del mismo año. Así, la tercera norma de
auditoría relativa a la ejecución del trabajo (literal c, numeral 2º del artículo 7º de
la Ley 43 de 1990) establece:
“Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis,
inspección, observación, interrogación, confirmación y otros
procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases
razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados
financieros sujetos a revisión”.
Los documentos que integran los papeles de trabajo, debidamente clasificados y
comentados, evidencian que el trabajo ha sido planeado y supervisado
adecuadamente como lo exige la primera norma de auditoría relativa a la
ejecución del trabajo; que se ha estudiado y evaluado el control interno para
determinar los procedimientos de auditoría, cumpliendo con la segunda norma
relativa a la ejecución del trabajo, y que se encuentran soportadas las bases para
preparar el informe, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional
adquirida en la revisión.
Ello por cuanto los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia
obtenida por el contador público que cumplen los siguientes objetivos
fundamentales: a) Facilitar la preparación del informe; b) Comprobar y explicar en
detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe; c) Proporcionar
información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los
organismos de control y vigilancia del Estado; d) Coordinar y organizar todas las
fases del trabajo; e) Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados; f) Servir de guía en
revisiones subsecuentes, y g) Cumplir con las disposiciones legales.
Además, los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por
consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le
asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a
la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en
vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o
registros sujetos a revisión.
De las anteriores precisiones fluye que en relación con los papeles de trabajo
revisten singular importancia en el ejercicio de la actividad de los profesionales de
la contaduría pública y por eso la disposición consagrada en el Artículo 9 de la
Ley 43 de 1990, expresamente se refiere a los papeles de trabajo mediante los
cuales el contador público deja constancia de las labores realizadas para emitir su
juicio profesional, razón por la cual la obligación de conservación de dichos
papeles se asigna a esto profesionales.
El caso materia de consulta se refiere a específicamente a actividades de
auditoría de gestión de calidad, en la cual, si bien es importante la participación de
contadores públicos, requieren de la participación de equipos interdisciplinarios,
en lo cuales no siempre la responsabilidad principal recae en profesionales de
esta área. Por ello, cuando el parágrafo del citado Artículo 9 de la Ley 43 señala
que los papeles de trabajo deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco
(5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración, tal obligación tendrá
aplicación para el caso en el cual los responsables de la auditoría en comento
ostenten la calidad de contadores o sociedades de contadores conforme lo
previsto en los Artículos 1 y 4 de la misma Ley 43 de 1990.
Cabe recordar que si las actividades encargadas al auditor de gestión de calidad
consisten exclusivamente en aquellas “relacionadas con la ciencia contable en
general” o “implican organización, revisión y control de contabilidades,
certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se
expidan con fundamentos en los libros de contabilidad, revisoría fiscal prestación
de servicios de auditoría, así como todas aquellas actividades conexas con la
naturaleza de la función profesional del Contador Público, tales como: la asesoría
tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares”, vale decir que
se enmarcan en lo previsto en el Artículo 2 de la Ley 43, tal actividad sólo podrá
ser realizada por contadores públicos o sociedades de contadores.
No quiere decir lo expuesto que cuando las actividades de auditoría de gestión recaigan en personas diferentes a contadores públicos pueda omitirse la
obligación de conservar los papeles de trabajo, pues consideramos que en estos
eventos es aplicable a los responsables lo establecido por el Artículo 28 de la Ley
962 de 2005 (Ley Antitrámitres), según el cual:
“Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles
de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser
conservados por un período de diez (10) años contados a partir de
la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo
utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación
en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no
comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar
esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en
normas especiales.”
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta
presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información
presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por
el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no
compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio
cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede
recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
HAA/grb