Contabilizacion de anticipos.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
CONSULTA (TEXTUAL):
“ Como contadora de una firma de Ingeniería que desarrolla contratos de obra pública he venido contabilizando como Recuperación los suministros (gasolina, materiales. mano de obra, alimentación) que la compañía hace a los subcontratistas para que desarrollen la obra.
Dichos suministros se le descuentan al subcontratista de cada Acta de obra, lo que para nosotros constituye una recuperación.
Este criterio lo he venido aplicando tanto para la compañía como para los consorcios y Uniones Temporales que se han formado como estratégia de contratación de las misma firma de ingenieros.
Ante conflictos con la gerencia por los criterios aplicados anteriormente, solicito se me confirme si los procedimientos contables aplicados están en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, o si por el contrario a como ellos aducen estoy efectuando mi trabajo indebidamente. ”
RESPUESTA:
En atención a la consulta anteriormente expuesta el Consejo Técnico expresa:
La contabilidad en Colombia debe cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados enmarcados en el Decreto 2649 de 1993, el cual define las normas básicas y técnicas, que han de ser observadas para que la información contable cumpla con los objetivos y cualidades allí establecidos.
Es importante tener en cuenta especialmente lo citado en los siguientes artículos:
“(...) Artículo 12. Realización. Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables. (...)”
“(...) Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.(...)”
“(...) Art. 39. Costos. Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.(...)”
“(...) Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período. (...)” (La negrilla no hace parte del texto origina)
En este sentido, dadas las descripciones de la consulta y la naturaleza de la operación, el valor total del servicio convenido con los subcontratistas corresponde a un costo ó a un gasto según sea el caso; para la firma de ingeniería, valor que debe ser registrado en la contabilidad, dando cumplimiento a los artículos anteriormente mencionados.
Ahora bien, los desembolsos en los que incurre el ente económico por concepto de gasolina, materiales, mano de obra y alimentación, que son suministrados al subcontratista y están pactados dentro del valor del contrato celebrado, deben ser reconocidos en la contabilidad del ente económico como un anticipo; éstos serán trasladados al momento de las liquidaciones parciales o final que presente el subcontratista como parte del costo del contrato y se descontarán del valor a cancelar por la prestación del servicio.
De esta manera, el valor de los contratos serán reflejados y clasificados en su totalidad en el periodo en el que se incurre y por el concepto adecuado afectando el Estado de Resultados, de acuerdo al mecanismo de control de ejecución establecido entre la firma de ingeniería y los subcontratistas, ya sea por actas de entrega parciales ó totales.
No obstante lo anterior, la firma de ingeniería en su contabilidad para efectos de control debe relacionar en las cuentas de orden los valores de dichos contratos.
En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
MARIA VICTORIA AGUDELO
Presidente