Costo de cheques en garantía.
Señor
ARMANDO TORRES PINTO
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Ciudad
REF: COSTO DE CHEQUES EN GARANTIA
Radicación 142
En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
ANTECEDENTES Y PREGUNTAS (TEXTUALES):
CON EL FIN DE TENER CLARIDAD SOBRE ALGUNOS CONCEPTOS TÉCNICOS RELACIONADOS CON EL MANEJO CONTABLE DE LOS COSTOS EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS, RESPETUOSAMENTE SOLICITO SU ORIENTACIÓN SOBRE LO SIGUIENTE:
1. UNA COMPAÑÍA DE SERVICIOS QUE TIENE COMO OBJETO SOCIAL GARANTIZAR EL PAGO DE CHEQUES PREVIAMENTE AUTORIZADOS DE SUS AFILIADOS, BAJO UNAS POLÍTICAS DEFINIDAS, GENERA UNOS COSTOS DIRECTAMENTE RELACIONADOS CON LA OPERACIÓN. DICHO COSTO PODRÍA CONSTITUIRSE EN DOS MOMENTOS ASÍ:
• CUANDO UN CHEQUE ES COBRADO A LA EMPRESA DE SERVICIOS, ANTE LA IMPOSIBILIDAD DE COBRO DEL AFILIADO Y POR RECLAMACIÓN DE LA GARANTÍA OTORGADA.
• CUANDO LUEGO DE PAGADO POR CONCEPTO DE GARANTÍA Y GESTIONADO SU COBRO ANTE EL GIRADOR, JURÍDICAMENTE NO SE OBTIENE LA RESTITUCIÓN DEL RECURSO ECONÓMICO.
2. LA COMPAÑÍA NO ESTA VIGILADA POR LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA.
3. CONTABLEMENTE SE HA CONSIDERADO QUE EN EL MOMENTO DE RECIBIR LA RECLAMACIÓN DEL CHEQUE, POR PARTE DEL AFILIADO Y DESEMBOLSADO EL DINERO CORRESPONDIENTE, LA EMPRESA HA GENERADO UN COSTO PAGADO POR ANTICIPADO, CUENTA PUC 17.
4. UNA VEZ ADELANTADOS LOS TRÁMITES JURÍDICOS PARA LA RECUPERACIÓN DEL CHEQUE EXISTE LA POSIBILIDAD QUE EL GIRADOR REINTEGRE EL DINERO; EN ESTE CASO SE REVERSA EL REGISTRO CONTABLE DEL COSTO PAGADO POR ANTICIPADO. ASÍ MISMO CUANDO AGOTA LA VÍA JURÍDICA EL VALOR NO ES RECUPERADO, SE DISMINUYE EL COSTO PAGADO POR ANTICIPADO Y RECONOCE UN COSTO EN EL ESTADO DE RESULTADOS.
5. EFECTUANDO UN ANÁLISIS DETALLADO DE LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS, PODEMOS OBSERVAR QUE LA CUENTA QUE MÁS SE AJUSTA A LA OPERACIÓN PARA RECONOCER EL COSTO DE LAS RECLAMACIONES NO RECUPERADAS SERIA:
6 COSTOS
61 COSTO DE VENTAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS
6150 ACTIVIDADES FINANCIERAS
615015 COSTO DE CHEQUES GARANTIZADOS
CONSIDERANDO LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, AGRADECEMOS SU ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL TEMA MENCIONADO, CON EL FIN DE GARANTIZAR UN ADECUADO REGISTRO CONTABLE.
RESPUESTA:
Para dar respuesta a los planteamientos del consultante, es necesario tener en cuenta los siguientes artículos del Decreto Reglamentario 2649 de 1993:
Art. 18. Características y prácticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico. (El subrayo es nuestro).
Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. (El subrayo es nuestro)
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.
Art. 39. Costos. Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.
Art. 40. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. (El subrayo es nuestro)
Art. 55. Diferidos. Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido. (El subrayo es nuestro)
Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.
Art. 67. Activos diferidos. Deben reconocerse como activos diferidos los recursos, distintos de los regulados en los artículos anteriores, que correspondan a:
Gastos anticipados, tales como intereses, seguros, arrendamientos y otros incurridos para recibir en el futuro servicios, y (El subrayo es nuestro)
(…)
Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. (El subrayo es nuestro)
Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. (El subrayo es nuestro)
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.
De acuerdo a lo descrito por el consultante, y analizada la normatividad contable vigente se pueden apreciar los siguientes aspectos:
1. No es correcto el registro como gasto diferido del valor desembolsado al afiliado cuando se produce la reclamación, tal como se plantea en el numeral 3 de su consulta, ya que no cumple con los requisitos estipulados en la normatividad contable para ello, pues el registro como un costo o gasto diferido, debe hacerse en relación con aquellas partidas que incidirán en un ingreso futuro.
2. Ahora bien, dado que el objeto social de esta entidad es garantizar el pago de cheques previamente autorizados a sus afiliados, es procedente que en virtud del principio de la prudencia se efectúe una adecuada provisión, previa la realización de un estudio técnico, en donde se tenga para ello, por ejemplo, en cuenta la estadística de cheques pagados por concepto de garantía y que gestionado su cobro ante el girador jurídicamente no fue posible su recaudo o recuperación.
3. De la provisión realizada debe registrarse una disminución por el valor del cheque cobrado a la empresa de servicios ante la imposibilidad de cobro del afiliado y por reclamación de la garantía otorgada.
4. Una vez desembolsado el valor del cheque, el consultante realiza los trámites jurídicos para la recuperación de dicho valor. Este evento debe estar cuantificado y debe ser registrado en cuentas de orden en el código “8120” “LITIGIOS Y/O DEMANDAS”.
5. En caso de que el girador reintegre el dinero; su registro contable debe ser tratado como una recuperación y registrada contablemente en la cuenta “4250” “RECUPERACIONES” de acuerdo al Plan Único de Cuentas para Comerciantes establecido en el Decreto 2650 de 1993.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que para hacerlo, este organismo se ciño a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 31de mayo de 2006 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente
MVAV/jrpr