Juntas de acción comunal- Libros de contabilidad que deben llevar.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
CONSULTA:
ME SURGE LA INQUIETUD FRENTE A LA NECESIDAD DE LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD MAYOR Y BALANCES, Y EL LIBRO DIARIO POR PARTE DE LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL, YA QUE EN EL ARTÍCULO 56 DE LA LEY 743 DE 2002 SE ESTABLECE QUE TODAS LAS ORGANIZACIONES COMUNALES DEBEN LLEVAR CONTABILIDAD, PERO POR OTRO LADO SOLO LE EXIGE EN EL REGISTRO DE LIBROS, UN LIBRO DE TESORERÍA EN EL ARTÍCULO 57 DE DICHA LEY.
RESPUESTA:
De conformidad con la inquietud anteriormente expuesta, el Decreto 2649 de 1993 en el artículo 2 establece que “(...) El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba(...)”
Por tanto, quien esté obligado a llevar contabilidad debe ceñirse de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA- los cuales se encuentran enmarcados por el mencionado Decreto.
Sobre este particular, el Consejo Técnico de la Contaduría emitió la Orientación Profesional No. 005 en Julio de 2003, en el cual se expresa en el numeral 4.1.3.2 Clases de Libros de Contabilidad lo que sigue: |
“(...) Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se esté a lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio(5), de manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.
En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado(6) reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.
(...)”
Dado que las anteriores apreciaciones corresponden al caso general de los entes económicos que gozan de la calidad de comerciantes, para responder el asunto materia de consulta, debemos analizar en concreto lo que sucede con las organizaciones de acción comunal, reguladas particularmente por la Ley 743 de 2002, la cual establece la obligación de llevar contabilidad en el artículo 56 que a la letra dice:
ART. 56.—Presupuesto. Todas las organizaciones comunales deben llevar contabilidad, igualmente elaborar presupuesto de ingresos y de gastos e inversiones para un período anual, el cual debe ser aprobado por la asamblea general y del que formará parte el presupuesto de las empresas de economía social que les pertenezcan. Sin embargo, la ordenación del gasto y la responsabilidad del sistema de contabilidad presupuestal recae sobre los representantes legales de estas empresas. (Resaltado fuera del texto original).
Surgida la obligación de llevar contabilidad en los anteriores términos, resulta imperioso aplicar en las entidades objeto de estudio la normatividad contenida en el Decreto 2649 de 1993 y por ende, en materia de libros de contabilidad, se deben llevar y registrar los mismos que se exigen a entidades comerciales. No obstante lo cual, con base en lo establecido por el artículo 57 de la Ley 743 de 2002, deberán llevarse, además, otros especiales. Al efecto, esta disposición establece:
“ART. 57.—Libros de registro y control. Los organismos de acción comunal, a más de los libros que autoricen la asamblea general y los estatutos, llevarán los siguientes:
a) De tesorería: en él constará el movimiento del efectivo de la respectiva organización comunal;
b) De inventarios: deben registrarse en este libro los bienes y activos fijos de la organización;
c) De actas de la asamblea, del comité central y del consejo comunal: este libro debe contener el resumen de los temas discutidos en cada reunión, los asistentes y votaciones efectuadas;
d) De registro de afiliados: contiene los nombres, identificación y dirección de los afiliados, así como las novedades que registran en lo que respecta a sanciones, desafiliaciones, delegaciones ante organismos públicos o privados.”
En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
HAA/mlab