Revisoría Fiscal en conjuntos residenciales.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA TEXTUAL:
“EXISTE UN CONJUNTO RESIDENCIAL DESDE 1996, EL CUAL NO HA SIDO ENTREGADO EN SU TOTALIDAD POR LA CONSTRUCTORA, SOLO SE HA CONSTRUIDO EL 30%, Y EN LA ACTUALIDAD AÚN NO SE TIENE LA PERSONERÍA JURÍDICA.
PARA ORGANIZARSE DE ALGUNA MANERA ESTOS AÑOS LOS PROPIETARIOS SE HAN REUNIDO EN ASAMBLEA CON EL QUÓRUM DE LOS 30 APARTAMENTOS O MENOS (SIEMPRE SUPERANDO EL 50%) , EN LOS ÚLTIMOS CINCO AÑOS NO SE HA CONTADO CON LA PARTICIPACIÓN DE LA MENCIONADA CONSTRUCTORA. EN ESTAS REUNIONES, SE HAN NOMBRADO ADMINISTRADORES DEL CONJUNTO, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, SE HAN FIJADO CUOTAS ORDINARIAS DE ADMINISTRACIÓN, CUOTAS EXTRAORDINARIAS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA, SE HA CREADO EL COBRO DE INTERESES DE MORA PARA LAS CUOTAS ATRASADAS, SE HA APROBADO PRESUPUESTO DE GASTOS, SE HA CONTRATADO COMPAÑÍA DE VIGILANCIA, Y SE HA NOMBRADO REVISOR FISCAL, DURANTE ESTE TIEMPO LA ASAMBLEA NO HA FIJADO FUNCIONES ESPECÍFICAS AL CONSEJO, ADMINISTRADOR NI REVISOR FISCAL, SE TIENE UN REGLAMENTO EN DONDE SE INCLUYEN LAS MISMAS PERO NO ESTÁ ACTUALIZADO CON LA LEY 675 DE 2.001.
EN LAS REUNIONES SE HAN ANALIZADO LAS CUNETAS Y EL MANEJO DE LOS DINEROS, EL REVISOR FISCAL EN SUS INFORMES HA MENCIONADO QUE NO TIENEN ESTADOS FINANCIEROS EMITIDOS POR LOS ADMINISTRADORES, PERO EL HA ENTREGADO COPIA DE SUS PAPELES DE TRABAJO DONDE APARECE BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS Y ANEXOS, NO ESTÁN FIRMADOS POR ÉL NI POR OTRO CONTADOR. DE ESTA MANERA LA COPROPIEDAD HA TENIDO CONOCIMIENTO DE LA SITUACIÓN FINANCIERA DEL CONJUNTO.
LA ASAMBLEA NO HA EXIGIDO A LOS ADMINISTRADORES LA EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y POR TANTO NO HA SOLICITADO LA FIRMA DEL CONTADOR.
NO SE HAN TENIDO NI SE TIENEN PROBLEMAS CON TERCEROS POR LAS OPERACIONES QUE HAYA REALIZADO EL CONJUNTO.
EN EL MOMENTO SE ESTÁN HACIENDO LOS TRÁMITES PARA LA PERSONERÍA JURÍDICA, SE HA CONTRATADO UN CONTADOR COMO ADMINISTRADOR PARA QUE LLEVE LA CONTABILIDAD Y EMITA LOS ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTES.
LAS DECISIONES TOMADAS EN LAS REUNIONES SON CONSIGNADAS EN ACTAS, QUE EN SU GRAN MAYORÍA SON FIRMADAS POR EL PRESIDENTE Y SECRETARIO NOMBRADO EN LAS ASAMBLEAS, NO TODAS SE CONSERVAN ADECUADAMENTE.
LAS INQUIETUDES SON LAS SIGUIENTES:
1. EL CONJUNTO DEBIÓ LLEVAR CONTABILIDAD DURANTE ESTOS ÚLTIMOS AÑOS?
2. EL CONJUNTO DEBIÓ TENER LIBROS OFICIALES REGISTRADOS (MAYOR, DIARIO, ACTAS)
3. CÓMO NO HUBO PARTICIPACIÓN DEL 70% EN LAS REUNIONES DE ASAMBLEA, EL NOMBRAMIENTO DEL REVISOR FISCAL, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADOR SON LEGALES?
4. LOS BALANCES GENERALES Y ESTADOS DE RESULTADOS QUE SE HAN ANALIZADO HAN SIDO PREPARADOS POR EL REVISOR FISCAL, ÉL TIENE OBLIGACIÓN DE FIRMARLOS Y DE EMITIR SU DICTAMEN SOBRE LOS MISMOS?
5. AUNQUE NO SE TIENE PROBLEMAS CON TERCEROS, NI LITIGIOS QUE AFECTEN A LA COPROPIEDAD, QUE RESPONSABILIDAD TIENEN LOS ADMINISTRADORES Y LA ASAMBLEA FRENTE A LO ANTERIOR?
6. QUE RESPONSABILIDAD TIENE EL REVISOR FISCAL POR LA NO ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS POR PARTE DEL ADMINISTRADOR SI SE LO HA INFORMADO A LA ASAMBLEA Y EN EL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL SOLO SE HA FIJADO UNA FUNCIÓN FISCALIZADORA Y DE CONTROL Y ESTO FUE LO QUE HIZO DURANTE LOS ÚLTIMOS 4 AÑOS?
7. ¿CÓMO EN ESTE MOMENTO SE ESTÁN HACIENDO LOS TRÁMITES DE PERSONERÍA JURÍDICA, NIT, REGISTRO DE LIBROS, SE PUEDE HACER LA CONTABILIDAD DESDE JUNIO 1 DE 2.004 TOMANDO LOS SALDOS QUE ENTREGA EL REVISOR FISCAL A MAYO 31 DE 2.004 Y EXIGIR FIRMA Y DICTAMEN DESDE ESTA FECHA AL NUEVO REVISOR FISCAL?
8. ¿ EN VISTA QUE EL REVISOR FISCAL HA RENUNCIADO, SE PUEDE NOMBRAR OTRO QUE LO REEMPLACE CON EL MISMO QUÓRUM DE LAS ASAMBLEAS ANTERIORES ES DECIR SIN EL 70% DE LA CONSTRUCTORA?”
RESPUESTA:
En primera instancia, es pertinente aclarar que conforme al artículo 86 de la Ley 675 de 2001, los edificios sometidos a otros regímenes de propiedad horizontal antes de entrar en vigencia la Ley 675, quedaron incursos en un régimen de transición según el cual, estos conjuntos deberán adecuar su reglamento interno dentro del término legal de un (1) año, término proprrogable hasta por seis (6) meses más. La norma en comento dispone:
“ Artículo 86: Régimen de transición. Los edificios y conjuntos sometidos a los regímenes consagrados en las leyes 182 de 1948, 16 de 1985 y 428 de 1998, se regirán por las disposiciones de la presente ley, a partir de la fecha de su vigencia y tendrán un término de un (1) año para modificar, para modificar, en lo pertinente sus reglamentos internos, prorrogables por seis (6) meses más, según lo determine el Gobierno Nacional. Transcurrido el término previsto en el inciso anterior, sin que se hubiesen llevado a cabo las modificaciones señaladas, se entenderán incorporadas las disposiciones de la presente ley a los reglamentos internos y las decisiones que se tomen en contrario serán ineficaces. (Resaltado fuera de texto)
(...)”.
Conforme a la norma transcrita, la Corte Constitucional en sentencia C-488 de 2002, en uno de sus apartes dispuso lo siguiente:
“ La expresión “y tendrán un término de un (1) año para modificar, en lo pertinente sus reglamentos internos, prorrogables por seis (6) meses más, según lo determine el Gobierno Nacional”, contenida en el inciso primero del artículo 86 de la Ley 675 de 2001 no quebranta los artículos 2°, 4° y 58 constitucionales, en el entendido que las asambleas y copropietarios debe sujetarse a sus reglamentos vigentes para modificar en lo pertinente sus estatutos, y el aparte “ transcurrido el término previsto en el inciso anterior, sin que hubiesen llevado a cabo las modificaciones señaladas” contenido en el inciso segundo de la misma disposición, tampoco quebranta tales disposiciones, en el entendido que la previsión se aplica exclusivamente a las normas de orden público contenidas en la ley.
(...)”
Hechas las anteriores precisiones, procede éste órgano a dar respuesta a sus interrogantes, así:
Preguntas No 1 y 2: Al respecto le solicitamos consultar la Orientación Profesional N° 007 de 2003 emitida por este Consejo en la página Web www.jccconta.gov.co, en lo relacionado con la contabilidad en copropiedades, libros de contabilidad, registro y contenido.
Pregunta N° 3: Nos abstenemos de conceptuar al respecto, por tratarse de un asunto que escapa a nuestra competencia, el cual deberá ser aclarado ante las autoridades judiciales (jurisdicción ordinaria).
Pregunta N°4: Conforme al numeral 4° del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, la responsable de la elaboración de los estados financieros del conjunto es la administración, en tanto que, el revisor fiscal debe examinarlos y emitir en forma clara y expresa dictamen de los mismos, expresando su opinión acerca de lo hallado. La norma en mención señala:
“Artículo 51: Funciones del administrador: La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:
(...)
4. Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuenta anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
(...)”.
Pregunta N° 5 y 6: Como bien se aclaró en la respuesta anterior, la responsable de la información financiera de la copropiedad, es la administración; por tanto, si quien ha venido ejecutando esta función es el revisor fiscal y no la administración, ésta será responsable civil y penalmente por los perjuicios que pueda llegar a causar con su omisión, previo pronunciamiento de las autoridades competentes.
Pregunta N° 7: Conforme al Decreto 2649 de 1993, todo hecho económico debe documentarse mediante soportes de origen interno o externo, los cuales deberán ir acompañados de los respectivos comprobantes de contabilidad, que serán elaborados por resúmenes periódicos o mensuales. Los comprobantes así como la correspondencia relacionada directamente con los negocios, hacen parte integrante de la contabilidad.
En efecto, la norma en comento señala:
“ Artículo 123 Soportes: Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle”.
Así mismo, el artículo 124 del decreto 2649 de 1993, sobre comprobantes de contabilidad, dispone:
“ Artículo 124: Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. (Resaltado fuera de texto).
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. (Resaltado fuera de texto).
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones”.
En armonía con el artículo 56 del mencionado decreto, norma que señala:
ART. 56.—Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. ( Resaltado fuera de texto).
Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes.
Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.
Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.
Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”.
En el caso en comento, deberá el ente encargado de la contabilidad, proceder a su reconstrucción aplicación al artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, sobre pérdida y reconstrucción de libros. Al respecto, éste órgano se pronunció en la orientación profesional N° 005 de 2003 sobre “LIBROS DE COMERCIO”; que en el tema de libros, se refirió a la pérdida y reconstrucción de estos, así:
“4.1.3.12 PÉRDIDA Y RESCONSTRUCCION DE LIBROS
El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento pérdida, extravío, destrucción y reconstrucción de libro, documentos y papeles de contabilidad para lo cual será necesario proceder de la siguiente manera:
Denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, según el caso.
4.1.3.13 FORMA DE RECONSTRUIR LOS LIBROS
Los libros de contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del articulo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente. (Art. 135 Dto. 2649/93).
Esta regla es aplicable para todos los entes económicos trátese de entidades comerciales o de otra naturaleza
4.1.3.14. RECONSTRUCCION CUANDO NO HAY DOCUMENTOS
Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Cuando se haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que sean facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia, describiendo el motivo de la reposición” .
Pregunta N°8: La elección de revisor fiscal de la copropiedad deberá hacerse dando aplicación al artículo 41 de la Ley 675 de 2001, cuyo tenor literal señala.
“Artículo 45: Quórum y mayorías: Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el artículo 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietaros de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión. (resaltado fuera de texto).
Para ninguna decisión, salvo la relativa a al extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta porciento (70%) de los coeficientes que integren el edificio o conjunto. Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada aquí indicada.
Las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en este artículo, serán absolutamente nulas”.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
Consejo Técnico de la Contaduría Pública.