Asociación de padres de familia-Estados financieros que debe presentar como entidad sin ánimo de lucro.
En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA 1:
“CON CUAL FECHA SE DEBEN PRESENTAR LOS ESTADOS FINACNIEROS DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA, SI SE CONSIDERA DE MANERA ESPECIAL QUE:
• EL PERIODO ESCOLAR (AÑO LECTIVO, CALENDARIO A-B) NO COINCIDE CON EL AÑO CALENDARIO (ENERO 01 DIC 31)
• LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN, INICIA Y TERMINA SU ACTUACIÓN, CON LA ELECCIÓN QUE MEDIANTE ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS SE REALIZA EN UNA FECHA INTERMEDIA (SEPTIEMBRE 25…)
• EL PROPÓSITO DE LA JUNTA ES RENDIR UN INFORME CONTABLE Y FINANCIERO DE LA GESTIÓN ADELANTADA DURANTE EL PERIODO QUE CONCLUYE EN ESTE DÍA
RESPUESTA:
El artículo 45 de la Ley 190 de 1995, estipula que las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar contabilidad, por ello, ellas deben diseñar su propio plan de cuentas, de no estar obligadas a seguir uno diseñado por alguna entidad de vigilancia y control; adicionalmente, deben tener en cuenta lo estipulado en el artículo 18 del Decreto 2649 de 1993 que reza:
Art. 18. Características y practicas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.
De otra parte, con respecto a la presentación de información financiera, el citado decreto establece en su artículo 9°:
Art. 9o. Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.
Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. (el subrayo y la negrilla son nuestros)
Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.
Lo anterior indica, que es potestativo del ente, determinar la fecha de corte de sus estados financieros de propósito general, que cuando no se indica se entiende que es el año calendario. Para el caso consultado es discrecional de la Asociación el decidir cual va a ser el periodo de corte de sus estados financieros, teniendo en cuenta las particulares propia de actividad, pero adicionalmente, por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
HAA/jrpr