Unión temporal- Contabilidad opcional.
En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA 1:
“UNA UNIÓN TEMPORAL CREADA CON UNA COOPERATIVA, Y UNA CORPORACIÓN (ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO), QUE PLAN CONTABLE SE DEBE UTILIZAR, Y A QUE ARTÍCULO, LEY, O DECRETO ME PUEDE DIRIGIR PARA SOPORTAR MI CONSULTA”.
RESPUESTA:
Este organismo emitió el 4 de julio de 2002, la Orientación Profesional No. 004 titulada “CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES”, la cual tomaremos de base para absolver su consulta, y a la cual puede acceder visitando nuestra página web www.jcconta.gov.co, icono del Consejo Técnico.
No existe actualmente disposición que obligue a los consorcios y uniones temporales a llevar libros de contabilidad. En el caso de los consorciados o miembros de la unión temporal se debe tener en cuenta la reglamentación aplicable a cada uno.
El Consejo Técnico de la Contaduría Publica considera conveniente que los consorcios
y uniones temporales lleven contabilidad en forma independiente de sus miembros, donde se discriminen los movimientos de cada miembro del consorcio o unión temporal,
lo cual les permite a los administradores y a los consorciados o miembros de la unión temporal conocer los resultados de la gestión, los resultados del contrato, la participación de los miembros en los ingresos costos y gastos y en los derechos, obligaciones, activos, pasivos y/o contingencias.
Adicionalmente, es conveniente llevar contabilidad por las siguientes razones:
• El artículo 15 de la Constitución Nacional indica: “...Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”
• El consorcio o unión temporal es diferente a sus integrantes; por lo tanto, por funcionalidad, organización y responsabilidad, deben relacionarse con el artículo 3º del numeral 1º del Decreto No.2649 de 1993, el cual indica que uno de los objetivos de la información contable es conocer y demostrar los recursos controlados, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y los resultados obtenidos en el período contable respectivo.
• Permite reportar en forma unificada los costos incurridos, las deducciones que se deriven de los contratos y los ingresos obtenidos.
• Facilita cumplir con las obligaciones tributarias.
• Permite obtener información oportuna y confiable para la toma de decisiones.
• Permite contar con antecedentes para otras licitaciones.
• En los procesos tributarios la prueba contable es un medio idóneo y eficaz de comprobación.
• Aporta seguridad para cada uno de los miembros en cuanto al conocimiento patrimonial y el control en la distribución de los ingresos, costos y gastos de las operaciones realizadas por el consorcio o unión temporal.
Al momento de constituirse un consorcio o unión temporal se debe tener cuidado en:
• Analizar las cláusulas del contrato e identificar las responsabilidades y obligaciones que se adquieren en forma directa, así como las adquiridas por cada uno de sus miembros.
• Determinar si el consorcio o unión temporal es responsable del IVA con el objeto de crear las cuentas correspondientes.
• Determinar el porcentaje (%) de participación que tendrán los miembros en los ingresos, costos y gastos.
• Diligenciar el Registro Único Tributario y solicitar el NIT correspondiente.
Registrar los libros oficiales del consorcio o de la unión temporal ante la DIAN (concepto DIAN No.42416 del 25 de noviembre de 1999).
Por lo anteriormente expresado, es aconsejable que los consorcio y uniones temporales lleven contabilidad en debida forma aunque la Ley no lo exija, así cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal puedan llevar de manera independiente, sus registros de ingresos y egresos, en su propia contabilidad.
Es por ello que la contabilidad del consorcio o unión temporal se debe diseñar teniendo de acuerdo con las necesidades de información que tenga cada uno de sus miembros, en concordancia con lo contemplado en artículo 18 del Decreto 2649 de 1993 que reza:
Art. 18. Características y practicas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
HAA/jrpr