Oficio 68

 

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA:

“UN CONTRIBUYENTE DESDE HACE VARIOS AÑOS, TIENE EN SU CONTABILIDAD Y ASÍ HA DECLARADO RENTA, UN ERROR EN LA EXISTENCIA DE SU INVENTARIO, CONSISTENTE EN UN MAYOR VALOR EN COMPARACIÓN CON SU INVENTARIO FÍSICO (SIC) REAL.

COMO NO SE DESEA QUE PERSISTA ESTE (SIC) ERROR POR MÁS TIEMPO, SE PREGUNTA SI HACIENDO UN BALANCE GENERAL EN FORMA REAL A FIN DEL PRESENTE AÑO, SE PUEDE INCLUIR EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD COMO SON EL DIARIO Y EL MAYOR Y BALANCES, SIGUIENDO ANOTANDO (SIC) EL MOVIMIENTO CONTABLE DIARIO COMO SE ACOSTUMBRA CONTABLEMENTE. SOLO (SIC) SE CORREGIRÁ EL INVENTARIO DE MERCANCÍAS. LOS DEMÁS RUBROS ESTÁN CORRECTOS”

RESPUESTA:

Sea lo primero señalar que tanto los estados financieros como los libros contables de los entes económicos deben satisfacer la necesidad de la Revelación Plena, definida por el Artículo 15 del precitado Decreto, disposición que establece:

“ARTICULO 15. REVELACION PLENA. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.” (Resaltado fuera del texto original).

Por otra parte, considerando que de la consulta se desprende que se ha detectado que la información presentada en los estados financieros y libros contables contiene un error en el rubro de inventarios, lo que hace necesario realizar la correspondiente modificación, aspecto que hace pertinente citar lo que este organismo ha expresado respecto de modificaciones de esta índole, entre otros en Oficio N° 431 del 17 de diciembre de 2004.

En efecto, ha sostenido este Consejo que para la modificación de estados financieros resulta de ineludible aplicación el principio de Realización consagrado en el Artículo 12 del Decreto 2649 de 1993, que a la letra establece:

“ARTICULO 12. REALIZACION. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.” (Resaltado fuera del texto original).

La corrección de un rubro de los estados financieros constituye un hecho económico que no escapa a la aplicación del principio en comento, de tal manera que sólo podrá reconocerse cuando pueda comprobarse que el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, como consecuencia de una transacción previa.

No puede olvidarse que el reconocimiento de los hechos económicos deben sujetarse a lo dispuesto para tal fin en el artículo 47 del Decreto 2649 de 1993, norma que dispone:

“ARTICULO 47. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.

En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.”

De la anterior disposición se confirma que el reconocimiento de los hechos económicos sólo puede concretarse cuando éstos se hallen efectivamente realizados y señala, además, que ese hecho pueda representarse de manera confiable, de suerte tal que, en los términos del artículo 48 del citado Decreto 2649, “Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen…” y de ninguna manera tal reconocimiento puede realizarse con retroactividad.

Adicionalmente, es necesario analizar el contenido del artículo 59 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se lee:

“ARTICULO 59. TRATAMIENTO DE INFORMACIONES CONOCIDAS DESPUES DE LA FECHA DE CIERRE. Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.” (Resaltado fuera del texto original).

La norma transcrita meridianamente aclara que el efecto de las informaciones conocidas después de la fecha de cierre debe reconocerse en el período objeto de dicho cierre, siempre que no se hayan emitido los estados financieros y, en todo caso, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que efectivamente existían antes de la fecha de corte como hechos ciertos con plena validez jurídica y contable.

El reconocimiento del eventual error detectado, se debe concretar en el período en el cual se detecte la falencia, sin que ello implique la modificación de los estados financieros de cortes anteriores, tal como se colige de lo establecido en los artículos 56 y 106 del citado Decreto 2649, en los cuales se lee:

“ARTICULO 56. ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.” (Resaltado fuera del texto original).

(...)

“ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.” (Resaltado fuera del texto original).

La interpretación sistemática de las normas precedentes permite concluir que, en consideración a que cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere, para proceder al reconocimiento del error contenido en la información financiera divulgada, la corrección se debe incluir en los resultados del período en que éste se advierte. Con ello se da cumplimiento, además, a la norma general sobre revelaciones que establece el Artículo 115 de Decreto 2649 en los siguientes términos:

“ARTICULO 115. NORMA GENERAL SOBRE REVELACIONES. En forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los respectivos cuadros para darles énfasis o subsidiariamente en notas:

(...)

13. Errores de ejercicios anteriores, con indicación en nota de su incidencia sobre los resultados de los ejercicios respectivos.

(...)”

No puede perderse de vista que es necesario que la información contable de períodos cerrados sea confiable en el sentido de que sobre ella no exista incertidumbre respecto de los cambios que, luego de divulgada, se le puedan introducir, pues de lo contrario, carecería de sentido la obligación de cumplir con los requisitos de publicidad que gravitan sobre los estados financieros, dado que ellos reflejan hechos y situaciones del pasado que aportan elementos de juicio a terceros, como las entidades que ejercen vigilancia y control sobre la empresa, respecto de la situación de la misma, cuya corrección, en caso de errores, se debe reflejar en el período en el cual ellos se detectan y por ende, no requieren la misma dinámica de modificaciones que se aplica, por ejemplo, al registro mercantil cuya estirpe se funda en dar cuenta de condiciones de existencia y representación que sirven da base para actuaciones presentes y futuras.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

 

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

HAA/grb