Precisiones sobre sistemas técnicos de control de actividades productoras de renta en industria hotelera.
En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
ANTECEDENTES:
A CONTINUACIÓN SE HACE UNA DESCRIPCIÓN DEL PROCESO HOTELERO PARA ESTABLECER COMO TIENE QUE REFLEJARSE EL MOVIMIENTO DE VENTAS EN EL COMPROBANTE DE INFORME DIARIO.
08/09/2004 SE REALIZA UN CHECK-IN DONDE EL HUÉSPED # 1 HACE UN PAGO EN TARJETA DE CRÉDITO POR VALOR DE $450.000. ESTE HUÉSPED SE QUEDARÁ 3 NOCHES Y CADA NOCHE DE ALOJAMIENTO LE CUESTA 150.000 CON IVA INCLUIDO.
08/09/2004 SE REALIZA UN CHECK-OUT DEL HUÉSPED # 2 QUIEN CANCELA LA CUENTA CON $250.000 EN EFECTIVO, SE EMITE LA CORRESPONDIENTE FACTURA 39579 POR ESTE VALOR. ESTE HUÉSPED LLEVABA DOS NOCHES EN EL HOTEL.
PREGUNTA:
“¿COMO DEBEN REFLEJARSE EN EL COMPROBANTE DIARIO LAS VENTAS DEL 08/09/2004 Y LOS MEDIOS DE PAGO?.
CASO 1
LAS VENTAS REPORTADAS EN EL COMPROBANTE INFORME DIARIO PARA EL 08/09/2004, SERIAN AQUELLAS QUE YA HAN SIDO CANCELADAS EN SU TOTALIDAD COMO EN ESTE EJEMPLO, ES DECIR, QUE YA SE EMITIÓ FACTURA?
EN ESTE EJEMPLO SERIAN LOS VALORES
VENTAS
ALOJAMIENTO $250000
MEDIOS DE PAGO
EFECTIVO $250000
CASO 2
PARA EL 08/09/2004, CÓMO DEBE REFLEJARSE EL ANTICIPO QUE PAGO EL HUÉSPED # 1, EN EL CUAL EN CAJA YA HAYA UN MEDIO DE PAGO (TARJETA DE CRÉDITO) POR VALOR DE $450000, PERO EL HUÉSPED SE QUEDARÁ POR 3 NOCHES Y AUN NO SE HA EMITIDO LA FACTURA? LOS CONSUMOS DEL HOTEL DONDE EL CLIENTE DIO ANTICIPOS DEBEN REFLEJARSE EN EL COMPROBANTE COMO UNA TRANSACCIÓN CAUSADA EN LAS VENTAS? CABE ANOTAR, QUE EL COMSUMO DEL HOTEL ES UN DINERO QUE ESTA EN LA CAJA PERO NO HAN SIDO EMITIDAS LAS FACTURAS.
VENTAS
ALOJAMIENTO $250000
MEDIOS DE PAGO
EFECTIVO $250000
TARJETA CRED $450000
RESPUESTA:
Es procedente advertir, que la Ley 6 de 1992, adicionó el artículo 684-2 al Estatuto Tributario otorgando facultad al Director de Impuestos para prescribir sistemas técnicos destinados a controlar la actividad productora de renta, los cuales deben ser adoptados por los contribuyentes.
En desarrollo de lo anterior, la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales expidió las Resoluciones 3878 del 28 de junio y 5709 del 20 de septiembre del año 1996, mediante los cuales se implantó como sistema técnico de control de la actividad productora de renta, entre otras: a) la obligación de solicitar a la autorización de numeración de las facturas, en caso de facturas por talonario o por computador; b) la de identificar los bienes o servicios indicando el departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto a las ventas que se asocia a cada bien o servicio, así como la obligación de imprimir el "comprobante informe diario" por parte de cada servidor en caso de ventas a través de máquinas registradoras POS y de factura por comprador; c) La de identificar en una lista genérica los artículos para la venta o prestación de servicios, indicando el departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada al departamento, así como la obligación de elaborar un comprobante resumen ("informe fiscal de ventas diarias") en caso de ventas a través de máquinas registradoras PLU.
Como se observa, el tema consultado es eminentemente fiscal, por lo que es preciso señalar sobre este particular, que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública es un órgano asesor del Estado y los particulares en todos los aspectos técnicos científicos relacionados con el ejercicio de la profesión de Contador Público, y en tal sentido su función está dirigida a expresar opiniones, criterios o conceptos sobre la legislación relativa al marco normativo de la contabilidad y la auditoría.
En consecuencia, no es una función del Consejo Técnico pronunciarse sobre eventos que son de carácter eminentemente fiscales, ya que ello escapa a su competencia. Sin embargo, con el ánimo de contribuir en alguna medida a la resolución de la consulta, es necesario indicar que para la preparación de dicho informe, se deben tener en cuenta los artículos 12, 13, 96, 97, y 99 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993
Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.
Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.
Art. 97. Realización del ingreso. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.
Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.
Art. 99. Reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios. Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:
1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.
2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.
3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados.
4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.
Por lo anteriormente expresado, es claro que se debe diseñar un mecanismo por parte de la administración del ente económico que registre las ventas por prestación del servicio hotelero, en el momento en que se han dado los hechos para tener derecho a ello, y que los anticipos recibidos sean tratados como tal, independientemente de los diferentes instrumentos o medios de pago, ya que el valor de la venta debe coincidir tanto en la contabilidad como en el informe diario de ventas.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
HAA/jrpr