Revisor fiscal en copropiedad-Inhabilidades para su ejercicio.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA TEXTUAL:
“ COMO REVISOR FISCAL EN PROPIEDAD HORIZONTAL CONJUNTO CERRADO PRIVADO(NO ESTÁ OBLIGADO A TENER REVISOR FISCAL ) PERO LA ASAMBLEA ASÍ LO DETERMINA.
AL INICIAR LAS LABORARES COMO R.F. DEL CONJUNTO SE ENCUENTRA CON QUE NO HAY UNA CONTABILIDAD BIEN DETERMINADA MUCHO MENOS LIBROS PRINCIPALES.
POR ESCRITO SOLICITA LA R:F: SALIENTE Y ADMINISTRADOR SALIENTE LA LEGALIZACIÓN DE LA PARTE CONTABLE DE IGUAL MANERA INFORMA AL CONSEJO DIRECTIVO AL RESPECTO.
AL NO OBTENER RESPUESTA ALGUNA HABLA PERSONALMENTE CON EL ADMINISTRADOR SALIENTE QUIEN NO TIENE LA MENOR IDEA DE CÓMO LLEVAR UN COMPROBANTE DE CONTABILIDAD MUCHO MENOS TENEDURÍA DE LIBROS YA QUE LA CONTABILIDAD SE DEBE LLEVAR MANUALMENTE POR CUANTO EL CONJUNTO ES RECIENTE Y NO POSEE UN COMPUTADOR.
NO EXISTE LA FIGURA DE CONTADOR, EL ADMINISTRADOR ES QUIEN DEBE ELABORAR LA CONTABILIDAD, EN TAL VIRTUD Y EN VISTA DE QUE LA CONTABILIDAD SE SIGUE ATRASANDO SE LIMITA A:
REVISAR LOS BORRADORES DE LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ANTERIOR DANDO SUS RESPECTIVAS CODIFICACIONES SEGÚN EL PUC Y ESTABLECIENDO QUE CUENTAS AFECTAN EL DÉBITO Y CUÁLES EL CRÉDITO EXISTIENDO UNA REVISIÓN DE FORMA MÁS O MENOS DE FONDO.
UNA VEZ ENTREGADOS LOS COMPROBANTES YA EN LIMPIO Y REITERO EN VISTA DE QUE NO SABEN LLEVAR LOS LIBROS PRINCIPALES EL R.F. PROCEDE A REGISTRAR LOS ASIENTOS EN LOS LIBROS PRINCIPALES DE AMBAS ADMINISTRACIONES TANTO LA SALIENTE COMO LA ACTUAL DEJANDO LA CONTABILIDAD AL DÍA.
PREGUNTO:
EN QUE FALLA ESTÁ INCURRIENDO EL REVISOR FISCAL AL REALIZAR ESTE EJERCICIO?
NO ES EL R.F. EL QUE ORIENTA Y ASESORA LA FORMA CORRECTA DE LEVAR UNA CONTABILIDAD OBRANDO DE FORMA MAS NO DE FONDO CUANDO LOS ADMINISTRADORES NO MANEJAN ESTA ÁREA Y NO EXISTE LA FIGURA DEL CONTADOR POR FALTA DE PRESUPUESTO¿.
SI LA CONTABILIDAD LE ES ENTREGADA PARA SU REVISIÓN LE ESTÁ PROHIBIDO HACER LOS REGISTROS EN LOS LIBROS PRINCIPALES?
SI NO HUBIERE ACTUADO ASÍ Y LA CONTABILIDAD SE SIGUIERA ATRASANDO EN QUE DELITO ESTARÁ INCURRIENDO?”.
RESPUESTA:
Pregunta N° 1:
EN QUE FALLA ESTÁ INCURRIENDO EL REVISOR FISCAL AL REALIZAR ESTE EJERCICIO?
En primer lugar, es pertinente aclarar que dentro de la consulta se evidencia que, la persona encargada de la revisoría fiscal de la copropiedad es Contador público con tarjeta profesional, por lo tanto se debe hacer hincapié en la Ley 43 de 1990; norma que regula la profesión contable; la cual consagra un código de ética y un régimen de inhabilidades e incompatibilidades que debe ser observado en toda actuación profesional por el Contador Público.
En tal sentido, será preciso aclarar que se entiende por inhabilidad y por incompatibilidad; la primera hace relación a las condiciones propias de quien aspira a ejercer el cargo y que le impiden su posesión y el ejercicio pleno del mismo; y la segunda hace referencia a aquellas situaciones jurídicas relacionadas con la aceptación de cargos de los que se devele de manera manifiesta un conflicto de intereses.
Por lo anterior y conforme al caso expuesto, considera éste Órgano que cuando el ente fiscalizador revisa comprobantes de contabilidad y registra los asientos contables en los libros de contabilidad, estará incurso en causal de inhabilidad prevista en el artículo 48 de la Ley 43 de 1990, norma que dispone:
“Artículo 48: El contador público no podrá prestar servicios profesionales como asesor, empleado o contratista a personas naturales o jurídicas a quienes haya auditado o controlado en su carácter de funcionario público o de revisor fiscal. Esta prohibición se extiende por el término de un año contado a partir de la fecha de su retiro del cargo”.
Al incurrir en esta falta, claramente estaría comprometiendo su integridad, independencia y objetividad desvirtuando la imparcialidad del revisor fiscal en sus informes y actuaciones y la confianza pública en las mismas.
Preguntas 2, 3 y 4:
NO ES EL R.F. EL QUE ORIENTA Y ASESORA LA FORMA CORRECTA DE LEVAR UNA CONTABILIDAD OBRANDO DE FORMA MAS NO DE FONDO CUANDO LOS ADMINISTRADORES NO MANEJAN ESTA ÁREA Y NO EXISTE LA FIGURA DEL CONTADOR POR FALTA DE PRESUPUESTO¿.
SI LA CONTABILIDAD LE ES ENTREGADA PARA SU REVISIÓN LE ESTÁ PROHIBIDO HACER LOS REGISTROS EN LOS LIBROS PRINCIPALES?
SI NO HUBIERE ACTUADO ASÍ Y LA CONTABILIDAD SE SIGUIERA ATRASANDO EN QUE DELITO ESTARÁ INCURRIENDO?”.
Respuesta:
El Revisor Fiscal cumple una función concreta, que consiste en dar fe pública; ello le impide actuar como asesor y contador, o cumplir un cargo en la empresa en donde ejerce tal función. Hacerlo, además de convertirlo en juez y parte, le quita autonomía e independencia mental, lo cual le daría poca credibilidad y confianza a esa importante misión que desempeña.
La Junta Central de Contadores en varios pronunciamientos ha sido enfática en el sentido que un revisor Fiscal en ejercicio, está inhabilitado e impedido para entrar a realizar las labores indicadas en la preguntas 2, 3 y 4, so pena de quitarle fuerza de credibilidad a su función, ésta entidad podría iniciarle un proceso disciplinario y sancionarlo con amonestación, multa o la cancelación provisional o definitiva de la tarjeta profesional.
Precisamente, la ley le ha fijado al revisor fiscal un marco legal con las funciones que le competen para su ejercicio, en tal sentido, le corresponde al ente fiscalizador cumplir aquellas contenidas en el artículo 207 del Código de Comercio, en la Ley 43 de 1990 y las demás disposiciones que las modifique complemente o adicionen. No obstante no sobra recordar cuáles son las funciones asignadas por el artículo 207 al revisor Fiscal:
1. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva.
2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
4. Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y por que se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
5. Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
6. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.
7. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
8. Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
9. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios .
Finalmente, las funciones que expresamente señalen los estatutos, juntas de socios o asambleas, cuando el cargo sea meramente potestaivo.
Ahora bien, como se anotó anteriormente, una de las funciones del Revisor Fiscal consiste en “dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios”.
Para el caso sometido a consulta, el Revisor Fiscal, debió informar por escrito oportunamente a la asamblea general de propietarios que en el conjunto residencial no se llevaba contabilidad de acuerdo con la ley y con los principios contables generalmente aceptados y las demás anomalía detectadas; teniendo en cuenta que, el artículo 214 del Código de Comercio en uno de sus apartes, claramente le ordena comunicar y denunciar aquellos actos o hechos de que tenga conocimiento en el ejercicio del cargo, en la forma y casos previstos expresamente por al ley.
Conforme a ésta anomalía, deberá proceder a dar aplicación al numeral 4° de la misma norma, según el cual el Revisor Fiscal tiene la función de “velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines”.
En tal sentido, es función del Revisor Fiscal vigilar que la contabilidad se lleve conforme a las reglas establecidas para ella, es decir, esté acorde con las normas previstas para ello. Al respecto, el Código de Comercio en sus artículos 48 a 74 y el Decreto 2649 de 1993, señalan la forma como se debe llevar la contabilidad y las prohibiciones relativas a la misma.
Por otra parte, dentro de ésta función se le señala al Revisor fiscal, el deber de “impartir las instrucciones necesarias para el cumplimiento de lo preceptuado. Sin embargo, la frase “impartir instrucciones” debe entenderse como la capacidad otorgada por la ley para que dado el conocimiento que se le atribuye, pueda comunicar y participar a la administración de su criterio para el adecuado manejo y conservación que se le ha señalado, siendo estos últimos obligación de los administradores (...). Las instrucciones son conocimientos e indicaciones de cómo hacer las cosas que se requieren. En otras palabras se trata de ilustrar y educar el cómo hacerlo, lo cual debe hacerse mediante instrucciones a la administración para que ésta las imparta al personal. (...).
Si de la comprobación se deduce una violación legal o a las instrucciones impartidas por los órganos de la Empresas, como por ejemplo: atraso de la contabilidad o de los libros de actas, no aplicación de los principios o normas de contabilidad, realización de actividades no contempladas en el objeto social, las cuales constituyen ya una irregularidad, debe siempre informarlo con las instrucciones respectivas a los órganos de administración y de representación legal” , y en este caso a la asamblea general de propietarios.
No obstante en el caso en comento, el Revisor Fiscal podría hacerse acreedor a una sanción de carácter disciplinario cuya investigación e imposición corresponderá únicamente a la Junta Central de Contadores, con base en la Ley 43 de 1993, por violación al código de ética profesional.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
HAA/CPSC