Aspectos relacionados con la renuncia del revisor fiscal.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA TEXTUAL:
“ POR MEDIO DE LA PRESENTE SOLICITO COMEDIDAMENTE SU CONCEPTO SOBRE LOS IGUIENTES ASUNTOS RELACIONADOS CON LA RENUNCIA DEL REVISOR FISCAL PRINCIPAL:
1. DESDE QUÉ FECHA SE CONSIDERA DESVINCULADO LEGALMENTE UN REVISOR FISCAL QUE PRESENTA RENUNCIA DEL CARGO EL PASADO 1° DE DICIEMBRE DE 2004, EL CUAL SIGUE CUMPLIENDO CON SUS OBLIGACIONES NORMALMENTE DESDE LA PRESENTACIÓN DE SU RENUNCIA Y NECESITA HACER DEJACIÓN DEL CARGO.
2. DEBE EL REVISOR FISCAL SUPLENTE AUSMIR LAS FUNCIONES DE PRINCIPAL CONSIDERANDO LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA ANTERIOR.
3. PUEDE EXISTIR ALGUN IMPEDIMENTO LEGAL O ETICO QUE IMPOSIBILITE AL SUPLENTE ASUMIR LAS FUNCIONES DE REVISOR FISCAL PRINCIPAL SI ACTUALMENTE OCUPA ESE CARGO EN OTRA COOPERATIVA CON IGUAL CTIVIDAD ECONÓMICA EN LA MISMA CIUDAD.
4. QUE OBLIGACIONES DEL REVISOR FISCAL SE CONSERVAN, LUEGO DE SU DESVINCULACIÓN DEL CARGO.
5. SE CONSIDERA PRUDENTE REALIZAR UN EMPALME ENTRE EL REVISOR FISCAL PRINCIPAL Y EL SUPLENTE U OTRO ENTRANTE PARA DEJAR CLARIDAD SOBRE ELE TRABAJO REALIZADO.
6. QUE DOCUMENTACIÓN PRODUCTO DEL EJERCICIO DEL REVISOR FISCAL DEBEN QUEDAR EN LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN, CONCIDERANDO DIFICULTADES OBTENIDAS PARA EL EJERCICIO DE LA REVISORÍA FISCAL POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN”.
RESPUESTA:
Preguntas N° 1 y 4:
1. DESDE QUÉ FECHA SE CONSIDERA DESVINCULADO LEGALMENTE UN REVISOR FISCAL QUE PRESENTA RENUNCIA DEL CARGO EL PASADO 1° DE DICIEMBRE DE 2004, EL CUAL SIGUE CUMPLIENDO CON SUS OBLIGACIONES NORMALMENTE DESDE LA PRESENTACIÓN DE SU RENUNCIA Y NECESITA HACER DEJACIÓN DEL CARGO.
4. QUE OBLIGACIONES DEL REVISOR FISCAL SE CONSERVAN, LUEGO DE SU DESVINCULACIÓN DEL CARGO.
Respuesta:
Respecto al tema de su consulta, la Corte Constitucional en sentencia T-395 del 29 de abril de 2004 a expresado que, “la renuncia al cargo por parte del revisor fiscal no resulta por si sola suficiente, sino que se requiere necesariamente que lo libere de la responsabilidad derivada del ejercicio del cargo. Como lo dispone el Código de Comercio en los artículos 163 y 164, el revisor fiscal queda separado y liberado de responsabilidad con la inscripción en el registro mercantil de copia del acta del respectivo órgano en la cual se aceptó la renuncia, evento éste en el cual el registro mercantil tiene carácter constitutivo, tal como lo ha reconocido la jurisprudencia y doctrina nacional.
Cuando un revisor fiscal presenta renuncia a su cargo y es aceptada, se produce la disolución de los vínculos jurídicos, y en consecuencia, desaparecen para el futuro, los derechos y obligaciones de dicha persona y la sociedad, inherentes a su ejecución .
Por otra parte, es preciso tener en cuenta el pronunciamiento de la Corte Constitucional, sentencia C-021 de 2003 la cual señala que, la responsabilidad que endilgan a los representantes legales y revisores fiscales salientes de sus cargos, mientras se registra un nuevo nombramiento, no puede carecer de límites temporales y materiales. Dichos límites temporales y materiales implican que:
(i) Se reconozca que existe un derecho a que se cancele la inscripción del nombramiento del representante legal o del REVISOR FISCAL en todas las oportunidades en que por cualquier circunstancia cesan en el ejercicio de sus funciones. Este derecho acarrea la obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. (Resaltado fuera de texto).
(ii) Para el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar, en primer lugar, las previsiones contenidas en los estatutos sociales.
(iii) Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual debe proveerse el reemplazo del representante legal o del REVISOR FISCAL saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Durante este lapso la persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él. A esta conclusión arriba la Corte, aplicando por analogía las normas que regulan la terminación del contrato de trabajo a término indefinido, contenidas en el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 5° del Decreto Ley 2351 de 1956. (Resaltado fuera de texto).
(iv) Pasado el término anterior sin que el órgano social competente haya procedido a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o REVISOR FISCAL, termina la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esas funciones, incluida la responsabilidad penal. No obstante, para efectos de la cesación de la responsabilidad a que se acaba de hacer referencia, el representante legal o el revisor fiscal saliente debe dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva, a fin de que esa información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal correspondiente a la sociedad.
(v) Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle.
(vi) No obstante todo lo anterior, la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales.
Los anteriores condicionamientos hacen que la permanencia en el registro mercantil de la inscripción del nombre de quien venía ejerciendo la representación legal o la revisoría fiscal de la sociedad se mantenga una vez producida la causa de su desvinculación, como una forma de garantía a los intereses de terceros y por razones de seguridad jurídica. Empero, pasado el término de treinta días, y mediando comunicación del interesado sobre el hecho de su desvinculación, dicha inscripción adquiere un carácter meramente formal” . (Resaltado fuera de texto).
Pregunta N° 2:
2. DEBE EL REVISOR FISCAL SUPLENTE ASUMIR LAS FUNCIONES DE PRINCIPAL CONSIDERANDO LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA ANTERIOR.
Respuesta:
La figura del suplente, se ha consagrado en la normatividad comercial en los artículos 204 y 215 del Código de Comercio, su razón de ser es la de suplir las ausencias temporales o definitivas del revisor fiscal, no obstante, no puede actuar en calidad de tal pues ésta actuación degeneraría en suplantación. En este orden de ideas, el suplente para ser elegido como tal, deberá reunir los mismos requisitos y calidades del revisor fiscal, por lo tanto será elegido por asamblea general con la mayoría absoluta.
Hechas las anteriores precisiones, es claro que el revisor fiscal suplente a falta del principal (renuncia) puede desempeñar las funciones respectivas siempre y cuando llene los requisitos exigidos por ley, por tanto, en el caso en comento, puede el suplente asumir el cargo de revisor fiscal principal; no obstante, conviene que el órgano mayor determine si dicho suplente puede entrar en ejercicio del cargo, y si esto es así deberá igualmente nombrarle su respectivo suplente o proceder a designar nuevo revisor fiscal y suplente.
Pregunta N° 3:
3. PUEDE EXISTIR ALGUN IMPEDIMENTO LEGAL O ETICO QUE IMPOSIBILITE AL SUPLENTE ASUMIR LAS FUNCIONES DE REVISOR FISCAL PRINCIPAL SI ACTUALMENTE OCUPA ESE CARGO EN OTRA COOPERATIVA CON IGUAL CTIVIDAD ECONÓMICA EN LA MISMA CIUDAD.
Respuesta:
La Ley 43 de 1993, reglamentaria de la profesión de Contador Público, en sus artículos 42 y s.s., estableció taxativamente un régimen de inhabilidades e incompatibilidades para éstos profesionales, sin embargo, realizado el análisis y estudio del mismo, se concluye que desde el punto de vista ético, no existe impedimento para que el suplente asuma el cargo de revisor fiscal. No obstante, el Código de Comercio, se ha encargado de reglamentar la figura la institución de la revisoría fiscal y en su artículo 205 estableció una serie de incompatibilidades para ele ejercicio de la revisoría fiscal, a saber:
“Artículo 205: No podrán ser revisores fiscales:
1. Quienes sean asociados de la misma compañía o de alguna de sus subordinadas, ni en éstas, quienes sean asociados o empleados de la sociedad matriz.
2. Quienes estén ligados por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, o sean consocios de los administradores y funcionarios directivos, el cajero, auditor o contador de la misma sociedad.
3. Quienes desempeñen en la misma compañía o en sus subordinadas cualquier otro cargo.
Quien haya sido elegido como revisor fiscal, no podrá desempeñar en la misma sociedad ni en sus subordinadas ningún otro cargo durante el período respectivo”.
Adicionalmente el artículo 215 de la misma norma estableció ciertas restricciones para el ejercicio del cargo, así:
“Artículo 215: El revisor fiscal deberá ser contador público. Ninguna persona podrá ejercer el cargo de revisor en más de cinco sociedades por acciones.
Con todo, cuando se designen asociaciones o firmas de contadores como revisores fiscales, éstas deberán nombrar un contador público para cada revisoría, que desempeñe personalmente el cargo, en los términos del artículo 12 de la Ley 145 de 1960. En caso de falta del nombrado, actuarán los suplentes.
A la luz de la normatividad citada, si la persona que aspira a ejercer la revisoría fiscal de la cooperativa no se encuentra incursa dentro de alguna de las situaciones descritas por la ley, se entenderá que no está impedida para acceder al cargo de revisor fiscal como principal; sin embargo, dicha determinación está a cargo de la Junta Central de Contadores, ente encargado de la investigación y sanción de los Contadores Públicos por faltas disciplinarias al Código de Ética Profesional.
Pregunta N° 5:
5. SE CONSIDERA PRUDENTE REALIZAR UN EMPALME ENTRE EL REVISOR FISCAL PRINCIPAL Y EL SUPLENTE U OTRO ENTRANTE PARA DEJAR CLARIDAD SOBRE EL TRABAJO REALIZADO.
Respuesta:
Con el fin de procurar una adecuada gestión en el ejercicio de la Revisoría Fiscal dentro de la entidad, lo más prudente y benéfico para alcanzar éste objetivo, es que la persona que asume dicha labor, tenga conocimiento de propia mano de quien sale del cargo, de las labores adelantadas y pendientes por ejecutar.
Pregunta N° 6:
6. QUE DOCUMENTACIÓN PRODUCTO DEL EJERCICIO DEL REVISOR FISCAL DEBEN QUEDAR EN LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN, CONCIDERANDO DIFICULTADES OBTENIDAS PARA EL EJERCICIO DE LA REVISORÍA FISCAL POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN”.
Respuesta:
“La obligación para el contador público de elaborar papeles de trabajo parte de lo regulado por el artículo 9º de la Ley 43 de 1990, en los siguientes términos:
“Artículo 9º: De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración”.
Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público, la circunstancia de que los papeles de trabajo sean de naturaleza confidencial exige que éstos deben ser protegidos en forma permanente. Los papeles de trabajo son preparados en las oficinas del ente, de los registros del ente, y a expensas del ente; pero aún así, estos papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público.
No obstante, la propiedad de los papeles de trabajo está sujeta a las limitaciones de ética profesional sobre violaciones de información ante las autoridades competentes. En algunas ocasiones, ciertos papeles de trabajo pueden servir como punto de referencia para una entidad, pero nunca como soporte o sustituto de un registro contable.
La propiedad de los papeles de trabajo del contador público, es consecuencia lógica de las relaciones entre el contador público y el ente ya que él no es un empleado común del mismo. Es un profesional independiente que tiene la libertad para determinar los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus funciones profesionales” .
En ese sentido, los documentos elaborados por el revisor fiscal, que deberán reposar en el archivo de la administración de la entidad, serán el informe que debe presentar al órgano mayor de decisión y el dictamen que emita sobre los estados financieros; así como cartas memorandos constitutivos de las observaciones propias del Revisor Fiscal, remitidas a la administración, en ejercicio de sus funciones.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
HAA/CPSC