Oficio 74

 

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA TEXTUAL:

“COMO PROPIETARIO Y MIEMBRO ACTIVO DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL CONJUNTO RESIDENCIAL “BOSQUE DE MODELIA ETAPA I”, SOLICITO SU CONCEPTO SOBRE QUE, QUIEN EJERCE COMO CONTADOR Y ASESOR ADMINISTRATIVO, SEÑOR RAFAEL BARRETO NAVARRETE, DE NUESTRO CONJUNTO RESIDENCIA DESDE HACE MÁS DE NUEVE (9) AÑOS Y QUIEN NO TIENE ESTUDIOS NI GRADO EN LA PROFESIÓN DE CONTADOR, PUEDA CERTIFICAR COMO TAL CON SU FIRMA: EL BALANCE GENERAL, EL ESTADO DE RESULTADOS DE CADA MES Y FINAL DE CADA AÑO, EL PRESUPUESTO ANUAL DEL CONJUNTO, EL INFORME CONTABLE MENSUAL Y FINAL DE CADA AÑO. ¿ ES VÁLIDA Y CORRECTA Y ACEPTABLE ESTA ACTUACIÓN PROFESIONAL?

EL SEÑOR EN MENCIÓN ES PROPIETARIO DENTRO DEL CONJUNTO Y HA FALLADO EN MUCHOS ASPECTOS COMO LA CARTERA DE MUCHOS COPROPIETARIOS Y POR CONSTANCIA QUE MI PERSONA MANIFESTÓ AL CONSEJO DIRECTIVO POR ESCRITO, TRANSCRIBE ERRORES EN FECHAS DE LOS ANEXOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE DEJAN MUCHO QUE DESEAR Y MUY A PESAR QUE TIENE RESPALDO DE LA REVISORÍA FISCAL QUE EJERCE LA DRA. MARÍA TERESA ARÉVALO HURTADO.

ADEMÁS, HE COMPROBADO CON LA ACTUAL ADMINISTRADORA DEL CONJUNTO SRA. MARTHA HELENA INFANTE GARCÍA QUE NO EXISTE UN ARCHIVO CON CONSTANCIA DE PAPELES Ú HOJA DE VIDA DEL SEÑOR RAFAEL BARRETO NAVARRETE.

AGRADEZCO QUE EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE ME CONSTATEN Y EVALÚEN CON SU CONCEPTO PRIMORDIAL LA SOLICITUD ANTES DETALLADA”.

RESPUESTA:

Al respecto, éste Consejo se ha pronunciado con el concepto No 005 del 28 de mayo de 2004, dentro del cual se hacen algunas precisiones en relación con el marco conceptual y normativo dentro del cual ha de responderse su interrogante:

“ ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS:

Con base en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, tenemos:

“ART. 37 — Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” (Resaltado fuera del texto original)

Con fundamento en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información financiera, son las personas encargadas de certificar los estados financieros, en los casos en que sean sometidos a consideración o conocimiento de los asociados o puestos a disposición de terceros en general, lo cual es garantía del adecuado registro en libros y preparación de los estados financieros, de conformidad con los principios o normas de contabilidad de general aceptación.

Esta disposición excluye la firma del revisor fiscal en los estados financieros certificados; fija, en cambio, la responsabilidad del representante legal con respecto a dicha certificación y señala el alcance de la firma del contador público que hubiere preparado los estados financieros. Además, determina el alcance del concepto de certificación de estados financieros, al indicarnos que consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos , conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros de contabilidad.

Como consecuencia, el representante legal y el contador público responsables de la preparación de los estados financieros, deberán dejar consignada una manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma o en documento adjunto, que "han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros", declaración que pueden hacer con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique.

ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS:

Con base en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, tenemos:

“ART. 38.—Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente,.

Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida concordancia.” (Resaltado fuera del texto original)

Se colige de lo anterior que para dictaminar estados financieros, estos deben estar previamente certificados con el lleno de los requisitos arriba descritos y que dicho dictamen corresponde exclusivamente al revisor fiscal o al contador independiente.

FIRMA DEL REVISOR FISCAL EN ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS:

Como expresamente lo señala el inciso segundo del trascrito artículo 38 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros dictaminados debe suscribirlos el revisor fiscal o, a falta de éste, el contador público independiente que los hubiere examinado, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente.

No puede ser de otra forma, por cuanto es mediante la atestación y la firma que un contador ejerce su función de dar fe pública respecto de la información que dictamina, tal como lo expresa meridianamente el artículo 10 de la Ley 43 de 1990 que estipula:

“Artículo 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. “ (Resaltado fuera del texto original)

Esta afirmación se ratifica con lo expuesto en el artículo 35 de la misma Ley, cuando señala:

“Artículo 35. Las siguientes declaraciones de principios constituyen el fundamento esencial para el desarrollo de las normas sobre ética de la Contaduría Pública: La Contaduría Pública es una profesión que tiene como fin satisfacer necesidades de la sociedad, mediante la medición, evaluación, ordenamiento, análisis e interpretación de la información financiera de las empresas o los individuos y la preparación de informes sobre la correspondiente situación financiera, sobre los cuales se basan las decisiones de los empresarios, inversionistas, acreedores, demás terceros interesados y el Estado acerca del futuro de dichos entes económicos. El Contador Público como depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos. Esta certificación, hará parte integral de lo examinado. El Contador Público, sea en la actividad pública o privada es un factor de activa y directa intervención en la vida de los organismos públicos y privados. Su obligación es velar por los intereses económicos de la comunidad, entendiéndose por ésta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, el Estado. La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituye su esencia espiritual. El ejercicio de la Contaduría Pública implica una función social especialmente a través de la fe pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los particulares, o de éstos entre sí. “ (Resaltado fuera del texto original).

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, mediante concepto 023 del 23 de julio de 2003, puntualizó:

“...El numeral 7º del artículo 207 del citado código (de Comercio) establece como función propia del revisor fiscal “autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen o informe correspondiente”.

Existen dos conceptos que delimitan en forma precisa, la responsabilidad que atañe al contador público que desempeña el cargo de revisor fiscal, que son el dictamen y la atestación.

Dictamen y atestación:

El dictamen es la emisión obligatoria del juicio profesional concluido del examen y comprobación suficiente al contenido de lo examinado por el contador público. Se hace por escrito con la aplicación, tanto en el examen como en la emisión, de las normas profesionales que le son propias. En la revisoría fiscal tales normas están señaladas por el Código de Comercio, no existiendo límite alguno respecto de lo que debe expresar, sino en cuanto a lo mínimo de su contenido.

La atestación es el testimonio, que mediante declaración o manifestación expresa, el contador público expone la responsabilidad que asume respecto al contenido de algún documento, preparado y certificado por la administración (sic). Es decir, que se compromete como testigo fiel de los hechos u operaciones que se exponen.”

Hechas las anteriores consideraciones, se concluye que la atestación, dictamen y firma de los estados financieros por parte del revisor fiscal o contador independiente que los examina, constituyen elemento fundamental para configurar estados efectivamente dictaminados, pues es esta la manera en que se concreta la opinión expresa que sobre ellos hace el profesional y la vía de materializar la credibilidad que ellos merecen.

En este punto, resulta pertinente citar el fallo C- 290 de 1997 emitido por la Corte Constitucional relacionado con los estados financieros certificados y dictaminados como labor del revisor fiscal o contador público la inclusión imperativa de su firma en ellos. Se lee en el documento:

“Los “estados financieros certificados” son, pues, los que, suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon, para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros, contienen la “certificación” de ser reflejo fiel de los libros y de haber sido objeto de previa comprobación, según el reglamento
.
Sobre esta base, los “estados financieros dictaminados” son, entonces, aquellos estados financieros certificados que, por haber sido objeto de la verificación del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiera confrontado, cuentan, de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y las obligaciones propias del revisor fiscal, con el correspondiente concepto o dictamen.

Como es lógico, dichos estados deben estar suscritos por los citados profesionales.

Pero, puesto que la razón de ser de las intervenciones de estos profesionales, por lo menos en relación con los estados financieros, es la manifestación de un concepto de auditoria, no basta que puedan suscribirlos, sino que es menester que, sin perjuicio de las manifestaciones mínimas a que los obliga el ordenamiento jurídico, tengan también el derecho de exponer libremente lo que a bien tengan sobre la razonabilidad de los instrumentos examinados, según sus apreciaciones éticas y sus propias capacidades como expertos en la materia. Esto, precisamente, es lo que, a juicio de la Corte, consagra el inciso 2º del artículo 38 de la Ley 222 de 1995, al decir que el sentido de la firma del revisor fiscal o el contador público independiente, “será el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendrá como mínimo las manifestaciones exigidas por el reglamento”. (Resaltados fuera del texto original)

Por otra parte, merece especial mención lo ordenado por el parágrafo 3° del artículo 3° de la misma Ley 43, en el cual se señala:

Parágrafo 3o. En todos los actos profesionales, la firma del Contador Público deberá ir acompañada del número de su tarjeta profesional. (Resaltado fuera del texto original)

FORMALIDADES DEL DICTAMEN:

En Concepto 572 del 20 de agosto de 2002, la Junta Central de Contadores expuso:

“...Así las cosas, es clara la norma en establecer como imperativo del dictamen que los estados financieros se encuentren previamente certificados y que, suscritos por el revisor fiscal o contador público en calidad de auditor independiente, se acompañen de su opinión profesional.

No establece, pues, el aludido precepto, requerimiento adicional, ni hace señalamiento específico en torno al lugar donde debe aparecer la firma del revisor fiscal o del auditor independiente. Tampoco hace referencia a la naturaleza del medio que se emplea para transcribir las cifras que se incorporan en el estado financiero, las cuales pueden aparecer, incluso, en manuscrito.

Del mismo modo, entendemos que se dictamina cuando el contador público, en la calidad de revisor fiscal o auditor independiente, emite su opinión profesional, previo examen de los estados financieros en atención a las normas de auditoría de general aceptación. De esta forma, cuando se dictaminan estados financieros por exigirlo así la ley, o con el ánimo de otorgar mayor credibilidad a la información dirigida a terceros, es el profesional de la contaduría pública en calidad de revisor fiscal o auditor independiente, el llamado a emitir su opinión profesional, sin que exista en la norma previsión alguna en torno a la forma como se debe emitir tal dictamen, distinta a que en el estado financiero se indique que adjunta aparece la expresión de su concepto en torno al contenido del estado financiero correspondiente.” (Resaltado fuera del texto original)

Se concluye, entonces, que los estados financieros dictaminados, para ser considerados como tales, deben estar previamente certificados por el representante legal y el contador del respectivo ente económico y sobre ellos, el revisor fiscal o contador independiente, según el caso, indicarán, mediante expresión escrita que así lo indique, que adjunta aparece la expresión de su concepto en torno al contenido del estado financiero correspondiente.

DICTAMEN DE ESTADOS FINANCIEROS DE PERSONAS NATURALES:

En primer lugar, debe puntualizarse que, tal como lo ha sostenido el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, conforme a la legislación comercial (Artículos 19 y 48 del Código de Comercio) la obligación de llevar contabilidad así como la presentación de estados financieros son imperativos que se predican respecto de todos los comerciantes.

En este orden de ideas, de conformidad con el artículo 52 del Código de Comercio y el artículo 9º del Decreto 2649 de 1993 (por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia) los comerciantes, sean éstos personas naturales o jurídicas, están obligados a preparar estados financieros que permitan conocer en forma clara y completa la situación de su patrimonio con corte a 31 de diciembre de cada año.

De igual manera, como se ha señalado anteriormente, los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, son estados financieros certificados los suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon y estados financieros dictaminados los que una vez certificados se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, de un contador público independiente que los hubiere examinado, junto con la declaración correspondiente, de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Según lo previsto en los artículo 39 de la Ley 222 de 1995 y 10 de la Ley 43 de 1990 la atestación de contador público en los estados financieros permite presumir que los mismos han sido fielmente tomados de los libros, que se han preparado de conformidad con las normas legales y que presentan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera a la fecha de corte en ellos expresada.
En cuanto a personas naturales no comerciantes, no existe el deber de llevar contabilidad y menos aún el de preparar y presentar estados financieros, lo cual no implica que no puedan llevar un control financiero de la actividad que ejercen y preparar reportes contables que no tienen la calidad de estados financieros pues no son tomados de libros oficiales de contabilidad, valga decir, registrados, en razón de que dicho registro no se ha establecido para las personas naturales que no sean comerciantes. Pero si la intención de un individuo –persona natural no comerciante- es hacer valer como prueba su contabilidad, habrá de dar aplicación a lo establecido en el Decreto 2649 al tenor de lo previsto en el artículo 2 de esa disposición, así como las disposiciones que sobre libros de contabilidad se encuentren vigentes”.

En ese orden de ideas, y tomando en cuenta que su consulta versa sobre aspectos relacionados con una entidad sometida al régimen de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001), éste Consejo ha sido claro al señalar que si bien es cierto, no existe norma específica dentro del ordenamiento jurídico que obligue a este tipo de entidades a que la persona encargada de la contabilidad sea Contador Público, es claro que cuando se necesite expedir certificaciones, con el fin de asegurar la fe pública sobre temas contables de la copropiedad, quien emita certificación en tal sentido deberá ostentar la calidad de Contador Público, de lo contrario no tendría la facultad para actuar como tal, pues se debe advertir que el señor contabilista por no ser Contador Público, no debe firmar los Estados Financieros, de lo contrario, estaría incurriendo en una conducta de carácter delictual.

De lo anterior, se entiende que la fe pública es inherente al ejercicio de la Contaduría Pública, por lo tanto, el Revisor Fiscal no podrá dictaminar estados financieros que no estén certificados por el Contador y por el Representante Legal. Así las cosas, se ha de entender que la labor de registro de la información contable, puede ser encomendada a una persona que no necesariamente tenga la calidad de contador público, pero deberá existir un contador público debidamente inscrito, responsable de su orientación y manejo, quien está encargado de dar validez a la certificación de los estados financieros.

Ahora bien, la ley 675 de 2001 clasifica a los conjuntos o edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal en tres grupos, de acuerdo a la destinación que se le dé a la entidad; en tal sentido, se habla de conjuntos de uso residencial cuando están destinados a la vivienda de personas; conjuntos de carácter comercial los cuales están destinados al desarrollo de actividades mercantiles y finalmente, los conjuntos de uso mixto que tienen destinanciones diferentes (vivienda, oficinas, comercio, entre otras). En ese sentido, la misma norma prevé la figura del revisor fiscal, cargo que será desempeñado por Contador Público debidamente inscrito, cuya existencia será obligatoria en aquellos conjuntos de carácter comercial y/o mixto, y en los de conjuntos de uso residencial cuando lo ordenen los estatutos de la entidad.

Así las cosas, como es la administración la responsable de preparar y llevar bajo su dependencia la contabilidad del edificio (numeral 4° y 5° del artículo 51 de la Ley 675 de 2001) la información financiera deberá ir certificada por Contador Público para que el revisor fiscal de la copropiedad pueda emitir dictamen de los mismos, luego de haberlos examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Si dentro del examen que el órgano fiscalizador realiza, encuentra inconsistencias en información contable, así deberá expresarlo y procederá a “dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea general de copropietarios de las irregularidades encontradas; so pena de la responsabilidad disciplinaria que pueda derivar por el incumplimiento de sus deberes profesionales, cuyo conocimiento corresponderá a la Junta Central de Contadores.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

HAA/CPSC