Responsabilidad del revisor fiscal de una copropiredad cuando no se registran los libros de contabilidad.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA TEXTUAL:
“UN CONJUNTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL QUE HA SIDO CONSTITUIDA HACE MÁS DE 11 AÑOS Y AUN NO TIENE REGISTRADOS LOS LIBROS DE CONTABILIDAD QUE LAS LEYES EXIGEN, QUE SANCIONES PUEDEN ACARREARLE COMO TAMBIÉN POSIBLEMENTE AL REVISOR O REVISORES FISCALES QUE NO HAN ADVERTIDO ESTA ANOMALÍA Y AUN ASÍ, HAN PRESENTADO DICTÁMENES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS? ”
RESPUESTA:
En primera instancia se debe aclarar que el responsable de la contabilidad del edificio o conjunto es la administración, de conformidad con lo preceptuado en los numerales 4° y 5° de la Ley 675 de 2001 de propiedad horizontal. Por lo tanto se entiende que es ella quien debe responder por el registro de los libros de
contabilidad ante la DIAN según lo ha indicado éste Consejo en la Orientación profesional N° 5 de 2003 sobre libros, que al respecto señala:
“4.1.3.9.1.2 ENTES QUE DEBEN REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN
De conformidad con el art. 2º del D.2500 de 1986, a partir del 1º de enero de 1987 las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de defensa civil y las entidades previstas en el art. 5º del mismo decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.
Las entidades sin ánimo de lucro de que trata el art. 45 del D.2150 de 1995 y art. 3 del D.427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN se encuentran las instituciones de educación superior; (...).
Las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, registrarán sus libros de contabilidad ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado decreto. Así lo ha interpretado el Consejo Técnico de la Contaduría Pública mediante concepto CTCP 8 marzo 5 de 2002. (Resaltado fuera de texto).
(...)”.
Así mismo, es claro que dentro de las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal, la Ley 675 de 2001, diferencia tres clases de edificios o conjuntos, así:
• Edificio o conjunto de uso residencial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados a la vivienda de personas, de acuerdo con la normatividad urbanística vigente.
• Edificio o conjunto de uso comercial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
• Edificio o conjunto de uso mixto: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular tienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
En ese sentido, la Ley 675 de 2001 prevé la posibilidad de que los edificios o conjuntos de uso residencial puedan establecer estatutariamente la figura del
fiscal o del Revisor Fiscal; si se opta por el primero, el cargo podrá ser desempeñado por la persona que llene los requisitos exigidos en los estatutos, previa elección por parte de la Asamblea, cuyas funciones en ningún caso podrían relacionarse con la actividad contable en general como suscribir estados financieros, ni las privativas del Revisor Fiscal como expresar dictamines sobre balances generales y otros estados financieros.
Bajo esta circunstancia, quien se desempeñe como fiscal, en ejercicio de las funciones que le señalen los estatutos de la copropiedad será responsable civil o penalmente por los daños que pueda llegar a causar a la copropiedad, sin embargo, la determinación de dicha responsabilidad corresponde a las autoridades judiciales respectivamente.
Por otra parte, en el caso que dentro de los estatutos de la copropiedad se opte por la figura del Revisor Fiscal, para que cumpla las funciones de órgano de control, la persona designada, de conformidad con el literal a) del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, deberá ostentar la calidad de contador público por tanto, estará obligado a observar los principios básicos de ética profesional y de auditoría previstos en la Ley 43 de 1990. Diferente será en el caso de los edificios de uso comercial o mixto en donde la misma ley 675 de 2001 establece como obligatoria la figura del Revisor Fiscal.
Así las cosas, y en el caso expuesto a consulta, el revisor fiscal en cumplimiento de sus funciones, también deberá tener presente aquellas señaladas por el Código de Comercio en su artículo 207 concretamente los numerales 2° y 4°, las cuales le imponen como deberes:
“Artículo 207 Son funciones del revisor fiscal:
(...).
2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
(...).
4. Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y por que se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
(...)”.
En armonía con el artículo 208 de la misma norma, que en relación con el contenido del dictamen de los estados financieros que hace el revisor fiscal, dispone:
“Artículo 208: El dictamen o informe del revisor fiscal sobre los balances generales deberá expresar, por lo menos:
1. (...).
3. Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso;
4. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período,
5. (...)”.
Con base en estas consideraciones, para el caso consultado, el revisor fiscal de la copropiedad ha debido informar oportunamente a la asamblea la ausencia de registro de los libros de contabilidad ante la DIAN, como lo ha indicado éste Consejo; o en su defecto, al momento de dictaminar los estados financieros, hacer las anotaciones del caso. No obstante, si no se advirtió esta situación, en el caso de algún imprevisto, si se llegaren a causar daños a la copropiedad será responsable el revisor fiscal disciplinaria, penal o civilmente; pero como anteriormente se mencionó, las autoridades competentes para determinarlo serán Junta Central de Contadores y los jueces civiles o penales, encargados de investigar la conducta e imponer o no la respectiva sanción.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la
responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
HAA/CPSC