Oficio 101

 

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“EN LA ACTUALIDAD, EN LA ENTIDAD PÚBLICA DONDE PARA LA QUE PRESTO MIS SERVICIOS COMO CONTADOR, SE HA PRESENTADO UNA DISCUSIÓN Y DIFERENCIA DE OPINIONES SOBRE LOS DOCUMENTOS QUE CONSTITUYEN SOPORTE VÁLIDO PARA REALIZAR EL PAGO DE LAS DIFERENTES OBLIGACIONES EN QUE INCURRA LA MISMA.

SEA LO PRIMERO SEÑALAR QUE, CONCORDANTE CON EL CONCEPTO DE SU OFICIO OFCTCP 237/2004 DEL 23 DE AGOSTO DE 2004, ESPECÍFICAMENTE EN LO RELACIONADO CON EL PRINCIPIO DE ESENCIA SOBRE FORMA, LOS HECHOS ECONÓMICOS ESTÁN SIENDO PRESENTADOS CONTABLEMENTE “(…) DE CUERDO CON ESENCIA Y REALIDAD ECONÓMICA, Y NO MERAMENTE SEGÚN SU FORMA LEGAL”. DE ACUERDO CON LO ANTERIOR, Y SEGÚN NUESTRA INTERPRETACIÓN, VENIMOS REALIZANDO EL RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS PASIVOS, ASÍ COMO EL REGISTRO DE LOS DIFERENTES GASTOS, AMPARADOS EN DOCUMENTOS INTERNOS TALES COMO “RECIBIDO A SATISFACCIÓN, ACTAS DE ENTREGA, AVANCES DE INTERVENTORÍA Y/O ACEPTACIÓN DEL SUPERVISOR O COORDINADOR, SIN TENER QUE ESPERAR A QUE EL TERCERO PRESENTE EL COBRO CORRESPONDIENTE.

BASADOS EN LO ANTERIOR, ES DECIR EL RECONOCIMIENTO CONTABLE, ALGUNOS MIEMBROS DE LA ADMINISTRACIÓN HAN INTERPRETADO QUE ES VIABLE ADELANTAR EL PAGO DE LAS MISMAS OBLIGACIONES SIN LA PRESENTACIÓN DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE DE PARTE DEL TERCERO, AMPARADOS ADEMÁS EN EL DOCUMENTO CONTRACTUAL EN DONDE SE ESPECIFICA EL MOMENTO DEL PAGO, ES DECIR, QUE DESDE EL PUNTO DE VISTA JURÍDICO SE DEBE CUMPLIR CON EL DOCUMENTO CONTRACTUAL, PUES EN ÉL SE HA DETERMINADO CLARAMENTE LA FORMA DE PAGO SIN QUE MEDIE NINGUNA COMUNICACIÓN ADICIONAL.

SI BIEN ES CIERTO, LA TEMÁTICA DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE, ES PREDOMINANTEMENTE DE LA DIAN, NO ES MENOS CIERTO QUE ESTE INSTRUMENTO SE CONSTITUYE EN SOPORTE CONTABLE POR EXCELENCIA, ESPECIALMENTE PARA REALIZAR DESEMBOLSOS DINERARIOS, MÁXIME SI LOS BIENES O SERVICIOS ADQUIRIDOS SON SUJETOS A IMPUESTO A LAS VENTAS.

DE CONFORMIDAD CON LO ANTERIOR, A LA MAYOR BREVEDAD POSIBLE, SOLICITO SU ORIENTACIÓN SOBRE LA VIABILIDAD DE GENERAR HECHOS ECONÓMICOS DE PAGOS A TERCEROS, SIN QUE SE PRESENTE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE COMO SOPORTE CONTABLE.”

RESPUESTA:

El Consejo Técnico se ha pronunciado sobre la materia en diversos conceptos anteriores, entre los cuales se destacan el CTCP 042 y el CTCP 046, ambos de 2001, cuyos argumentos complementarios se orientan en un mismo sentido, por lo cual los integramos y resumimos a continuación:

En relación con la procedencia y procedimiento para contabilizar un ingreso se ha señalado:

1. El artículo 4º del decreto 2649 de 1993, al establecer el Marco Conceptual de la contabilidad, señala que la información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

2. Igualmente en el artículo 11º del mismo Decreto, la norma básica de Esencia Sobre Forma define que los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

3. Por otra parte, en el artículo 12º ibídem, en el cual se define el principio de Realización, se determina que sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso, razonablemente cuantificables.

4. Adicionalmente, el artículo 13º de la norma citada determina que se deben asociar con los ingresos devengados en cada periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

5. Con base en el artículo 48º se establece la obligatoriedad de la Contabilidad de Causación mediante la cual los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen.

6. Según el artículo 96º que versa sobre el reconocimiento de ingresos y de gastos, se aclara que en el cumplimiento de las normas de asociación, realización y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el periodo correspondiente, para obtener el justo computo del resultado neto del periodo.

7. Añade el artículo 99º relativo al reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios dice que para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:

• El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria

• No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.

• Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente...

8. Por otro lado, con el fin de cumplir sus objetivos, los Estados Financieros se preparan sobre la base del DEVENGO contable; según ésta base, los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren, así mismo se registran en los libros contables y se informa sobre ellos en los periodos con los cuales se relacionan. Los Estados Financieros sobre la base del devengo informan a los usuarios no sólo de las transacciones pasadas que suponen cobros o pagos de dinero, sino de las obligaciones de pago en el futuro y de los recursos que representan dinero a cobrar en éste.

9. Manda el artículo 123 del citado Decreto 2649 que, teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Contablemente es necesario instrumentar las operaciones y hechos económicos a través de soportes, ya sean internos o externos, atendiendo para ello "los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate".

10. El artículo 136 del decreto 2649 de 1993, establece, por su parte, que sin perjuicio de lo dispuesto en normas superiores, tratándose del reconocimiento y revelación de hechos económicos, los principios de contabilidad generalmente aceptados priman y deben aplicarse por encima de cualquier otra norma. Para fines fiscales, aclara, cuando se presente incompatibilidad entre las normas del decreto 2649 de 1993 y las de carácter tributario, prevalecerán éstas últimas.

11. Es claro que para el ámbito fiscal, el artículo 771-2 del Estatuto Tributario establece que para la procedencia de costos y deducciones se requerirá de facturas con el lleno de los requisitos que allí se mencionan. Tributariamente, pues, se requiere de una factura de venta para la procedencia del costo o gasto, con la obligación correlativa establecida por los artículos 615 y 618 del mismo Estatuto, a cargo de vendedor y comprador, en el sentido de expedir y exigir la factura de venta.

12. No sobra recordar que la contabilidad tiene por objetivo reflejar la realidad económica y debe atender esa realidad antes que la forma (esencia sobre forma) de tal manera que, de todas maneras, debe revelarse y reflejarse esa realidad, buscando garantizar la fidelidad, realidad y soportes que evidencien en cada caso dicha realidad.

Desde el punto de vista jurídico, el Consejo Técnico ha puntualizado que el artículo 822 del Código de Comercio establece la libre expresión de la voluntad en las operaciones mercantiles y consagra libertad de prueba, salvo reglas especiales establecidas en la ley. Por su parte, el artículo 824 del mismo ordenamiento establece la consensualidad en los contratos y obligaciones, al indicar que los comerciantes podrán expresar su voluntad, por escrito o por cualquier otro modo inequívoco, salvo que existan normas que exijan solemnidades especiales.

Aclara igualmente, que el artículo 944 del citado Estatuto establece a favor del comprador el derecho de exigir del vendedor la formación y entrega de una factura de las mercancías vendidas con indicación del precio y de su pago total o de la parte que se hubiere cancelado. La violación a este deber legal permite al comprador adelantar las acciones legales tendientes a exigir su cumplimiento, pero en manera alguna le impide al ente económico el reconocimiento de los hechos económicos.

Con fundamento en las anteriores precisiones, el Consejo Técnico ha concluido que con el fin de reconocer adecuadamente los ingresos, las normas de contabilidad se valen de las bases de reconocimiento, siendo el servicio en el caso relacionado con la consulta, el punto de la serie operativa del negocio en el cual se considera realizado el ingreso.

Hay que aclarar entonces que, para su realización, no se requiere necesariamente que intervenga un cobro en efectivo sino que basta con la prestación del servicio, que no exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación de éste servicio y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación; lo cual, al relacionarse con el Decreto 2649, implica que la prestación del servicio es lo necesario para hacerse acreedor al ingreso, vale decir que es cuando se puede causar. De esta manera, además, se está estableciendo una mejor correspondencia entre los costos y gastos incurridos para la prestación del servicio y el beneficio derivado de éste.

Debe considerarse que cuando se logran en un período contable asociar todos los ingresos realizados por la empresa con sus respectivos egresos, la utilidad así calculada se considera más ajustada a la realidad, por tanto, cumple mejor con los fines establecidos para la información financiera.

Así las cosas, no es el requisito formal de facturación el que determina el reconocimiento contable, éste se fundamenta en la realidad económica de las transacciones. La factura constituye un instrumento de verificación documental de la transacción, pero su presencia o ausencia no influye la realidad económica. Lo anterior no demerita el papel de la factura en la actividad económica, pues según la normatividad vigente, es necesario llevar soportes contables que acrediten la existencia de las transacciones con terceros como respaldo a lo reflejado en los libros contables, lo que significa que la factura en éste caso representaría la forma legal de la transacción.

Preciso es separar el ambiente contable del tributario, pues en el caso consultado, desde la perspectiva tributaria, no habría lugar a reconocer el costo o gasto por inexistencia de la factura de venta. Sin embargo, esta situación no es contraria al derecho contable ni implica discrepancia alguna, en la medida que dicha exigencia solamente aplica al universo tributario sin entrometerse dentro de la esfera de la contabilidad.

Estima, por ello, el Consejo Técnico, que la falta de factura de venta impide lograr el reconocimiento tributario de la partida, pero no es óbice para que por medio de otros soportes, internos o externos, se efectúe el reconocimiento contable de la realidad derivada de una operación.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

 

JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)

/grb