Precisiones sobre el tratamiento contable que debe darse a estados financieros con imprecisiones, errores, anomalías e inconsistencias sin explicaciones satisfactorias.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA TEXTUAL:
1) “EN UNA ASAMBLEA DE DELEGADOS DE UNA ASOCIACIÓN, SIN ÁNIMO DE LUCRO, EFECTUADA EL 2 DE MAYO DE AÑO 2003, SE APROBÓ EL PRESUPUESTO DE ESE AÑO, COMO ESTABLECEN LOS ESTATUTOS DE L ASOCIACIÓN, Y ENTRE OTRAS PARTIDAS FIGURAN LAS SIGUIENTE:
INGRESOS
INGRESOS EXTRAORDINARIOS NO FIGURA VALOR ALGUNO
INGRESOS NETOS ALMACÉN NO FIGURA VALOR ALGUNO
EGRESOS
COMPRA Y MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA $ 8.000.000
COMPRA Y MANTENIMIENTO EQUÍPO $16.000.000
CAPACITACIÓN $ 6.000.000
GASTOS GENERALES $ 3.226.000
ESTA INFORMACIÓN, QUE COMO ESTADOS FINANCIEROS, ENTREGADA A LOS DELEGADOS A LA ASAMBLEA DEL DÍA 30 DE MARZO DEL AÑO 2004, EN LOS SUPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS, Y EN EL CUADRO CORRESPONDIENTE A EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2003, DEBIDAMENTE FIRMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL, CONTADOR Y EL REVISOR FISCAL DE LA ASOCIACIÓN, Y ENTRE OTRAS PARTIDAS HACEN FIGURAR LAS SIGUIENTES:
CONCEPTO
PRESUPUESTO
ANUAL EJECUTADO A
DICIEMBRE DIFERENCIA %
INGRESOS
INGRESOS EXTRAORDINARIOS $ 5.400.000 $10.156.045 $ 4.756.045 88.1%
INGRESOS NETOS ALMACÉN $12.606.000 $ 1.128.246 $ 11.477.754 91.0%
EGRESOS
COMPRA Y MANTENIMIENTO
PLANTA $13.000.000 $11.262.273 $1.737.727 13.4%
COMPRA Y MANTENIMIENTO
EQUIPO $11.000.000 $ 9.973.281 $1.026.719 9.3%
CAPACITACIÓN $ 2.000.000 $ 1,724.000 $4.276.000 100%
GASTOS GENERALES $ 7.226.000 $13.821.350 $6.595.350 100%
COMO USTEDES FÁCILMENTE PUEDEN VERIFICAR HAY VARIOS RUBROS O PARTIDAS QUE EN LOS SUPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS NO CORRESPONDEN A LO REALMENTE APROBADO EN ASAMBLEA DEL 2 MAYO DE 2003 Y LO MÁS GRAVE E IMPRESIONANTE ES LA RELACIONADA CON LA PARTIDA DE GASTOS GENERALES PUES EN VERDAD SE APROBARON $3.226.000 Y SE EJECUTARON $ 13.821.350 EQUIVALENTE, SEGÚN MIS CUENTAS, AL 428.44% DE MAYOR VALOR EJECUTADO EN ESE RUBOR A LO APROBADO POR LA ASAMBLEA QUE DE ACUERDO A LOS ESTATUTOS ES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO PARA LA JUNTA DIRECTIVA Y SEGÚN LOS MISMOS ESTATUTOS NO TIENEN ATRIBUCIONES O AUTORIZACIÓN PARA HACER TRASLADOS PRESUPUESTALES. EN LIBRO MAYOR Y BALANCE EN EL LIBRO DIARIO OFICIAL DESDE 01 A 31 DE DICIEMBRE (CANCELACIÓN) DE 2003 PAGINA UNICA(SIC) ESTA ANOTADO EL RUBRO GASTOS GENERALES ACTIVIDAD CIVICA Y CULTU (SIC) LA CANTIDAD DE $12.746.501 E LA HOJA DE ESTADO DE RESULTADOS DETALLADO(SIC) FIGURA EL MISMO CONCEPTO E IGUAL CANTIDAD ($12.746.501). O SEA QUE EN ESTOS Y OTROS RUBROS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y EL BALANCE PRESENTAN CIFRAS QUE NO CONCUERDAN ENTRE SÍ LO QUE HACE DUDAR DE LA CALIDAD DE LA CONTABILIDAD QUE LLEVA LA ASOCIACIÓN.
ANTE LAS IMPRECISIONES, ERRORES RECONOCIDOS POR EL MISMO CONTADOR, ANOMALÍAS Y OTRAS INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS, Y QUE NI EL REVISOR FISCAL, NI EL CONTADOR, NI EL REPRESENTANTE LEGAL, PUDIERON EXPLICAR SATISFACTORIAMENTE, Y QUE PODRÍAN AGREGAR A LAS ANTERIORES COMENTADAS EN EL PASADO PARÁGRAFO OBVIAMENTE LA ASAMBLEA NO APROBÓ ESOS ESTADOS FINANCIEROS, PERO SI LA CONTRATACIÓN DE UNA AUDITORÍA EXTERNA PARA TRATAR DE ACLARAR LA SITUACIÓN PRESENTADA; CON ALGUNAS MODIFICACIONES EL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA ESTE AÑO FUE APROBADO EN LA ASAMBLEAS REALIZADAS EL 30 Y 27 DE MARZO Y ABRIL RESPECTIVAMENTE.
2) SI 50 PERSONAS, APROXIMADAMENTE, CUYA VINCULACIÓN ES BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS RECIBE CADA UNO DE ELLOS UNA SUMA DE DINERO POR CONCEPTO DE BONIFICACIÓN Y COMO TAL FIRMA EL RESPECTIVO COMPROBANTE DE EGRESOS CON EL QUE SE LE HACEN EL PAGO, PERO EL TOTAL DE ESAS BONIFICACIONES POR CERCA DE $10.000.000, NO FIGURAN EN PARTE ALGUNA DEL BALANCE O DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, AL SOLICITARLE LA EXPLICACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL Y ANTE LA IMPOSIBILIDAD DE DAR LA CLARA EXPLICACIÓN INTERVINO EL REVISOR FISCAL ARGUMENTANDO Y DICIENDO “ QUE NO FIGURABAN PARA EVITAR PROBLEMAS LABORALES”. ES VÁLIDA ESTA EXPLICACIÓN, O POR EL CONTRARIO EN QUE FORMA AFECTA A LOS SUPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS O COMO SE PUEDE CALIFICAR LA CLASE DE CONTABILIDAD QUE REALMENTE NO REFLEJA BIEN DISCRIMINADOS POR SUS CONCEPTOS LAS IMPUTACIONES HECHAS EN LOS COMPROBANTES DE EGRESO DE ACUERDO A LOS NORMAS E CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADAS EN COLOMBIA.
3) LA INFORMACIÓN QUE YO SOLICITO ES QUE USTEDES ME CONCEPTÚEN, BAJO EL ENTENDIDO Y ACEPTADO PRINCIPIO QUE SU CONCEPTO U OPINIÓN NO ES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, PARA EL NUMERAL 1) E IGUAL PARA EL 2) ¿QUÉ VALIDEZ, QUE CREDIBILIDAD, QUE LEGALIDAD, Y QUE ACEPTACIÓN PUEDEN TENER ESOS ESTADOS FINANCIEROS Y LA CONTABILIDAD?
4) CUAL ES LA SITUACIÓN JURÍDICA Y CONTABLE DE LA ASOCIACIÓN QUE A PESAR DE QUE, EN EL AÑO 2004, SE REALIZARON TRES ASAMBLEAS EL ACTA DE LAS CORRESPONDIENTES A 30 DE MARZO Y 27 DE ABRIL, NO ESTÁ APROBADA POR LA COMISIÓN NOMBRADA EN ESE FIN; IGUAL SITUACIÓN SE PRESENTA CON EL ACTA DE LA ASAMBLEA REALIZADA EL 2 DE MAYO DEL AÑO 2003. LOS ESTADOS FINANCIEROS O LAS CUENTAS PRESENTADAS A 31 DE DICIEMBRE DE 2003 TAMPOCO HAN SIDO APROBADOS POR LA ASAMBLEA. EL ACTA DE LA ÚLTIMA ASAMBLEA, QUE FUE CONVOCADA COMO EXTRAORDINARIA, EL 12 DE AGOSTO DE 2004, PARA INFORMAR SOBRE UN CUANTIOSO ROBO A LA ASOCIACIÓN, FUE MAL APROBADA POR LA COMISIÓN.
5) ¿ LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS SON DE OBLIGATORIA PRESENTACIÓN POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN O ES OPCIONAL QUE LO HAGAN SEGÚN SU CRITERIO?. CUAL ES LA RESPONSABILIDAD Y QUIENES SON LOS RESPONSABLES POR LA NO PRESENTACIÓN DE DICHAS NOTAS A LOA ESTADOS FINANCIEROS.
6) CUAL ES LE PROCEDIMIENTO O LA FORMA PARA SOLICITARLE A USTEDES UN ESTUDIO PARA PODER EMITIR UN CONCEPTO SOBRE LA LEGALIDAD, VERACIDAD, VALIDEZ O NO DE DICHOS ESTADOS FINANCIEROS Y DE LA CONTABILIDAD EN GENERAL. QUE COSTO TIENE Y QUE PRUEBAS O DOCUMENTOS HAY QUE PRESENTAR.
7) SI EL TOTAL DE LOS DELEGADOS A UNA ASAMBLEA ES DE 131 DELEGADOS, Y LOS ESTATUTOS DETERMINAN QUE EL QUÓRUM LO CONFORMAN LA MITAD MÁS UNO DE LOS DELEGADOS, EN ESTE CASO ¿ CUAL SERÍA EL NÚMERO MÍNIMO DE DELEGADOS QUE CONFORMARÍAN EL QUÓRUM?
8) LES PIDO ME EXPLIQUEN, POR FAVOR, PERO EN UNA FORMA CLARA Y PRECISA, PARA UN LEGO EN MATERIA, QUE SON ESTADOS FINANCIEROS, COMO SE DETERMINA EL PORCENTAJE DE LO EJECUTADO, QUE ES PRESUPUESTO Y CUAL ES LA DIFERENCIA CON LOS ESTADOS FINANCIEROS”.
RESPUESTA:
Respuesta a las preguntas N° 1, 2, 3, 4 y 6:
Sobre el particular, es pertinente aclarar al consultante, que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en cumplimiento de las funciones que le son propias y en ejercicio de sus competencias, orienta y emite conceptos en forma general, los cuales no constituyen actos administrativos sino respuestas a consultas de los ciudadanos o de personas jurídicas de derecho público o privado para la aclaración personal de sus inquietudes sobre temas relacionados con los principios de contabilidad y su aplicación y las normas y procedimientos de auditoría.
Así mismo, como queda claro, sirve de asesor y Consultor del Estado y de particulares en todos aspectos relacionados con el ejercicio de la profesión de Contador Público, o “ (...) simplemente como una función dirigida a expresar opiniones, criterios o conceptos sobre la legislación relativa a los principios de contabilidad y al ejercicio de la profesión, que naturalmente no tienen efectos normativos vinculantes frente a terceros”.
Conforme a lo antes mencionado, aclara éste Organismo, que las preguntas formuladas, escapan a nuestra competencia, no serán subsanadas de fondo, pues adicionalmente, en los interrogantes 1° y 2° de la consulta, no se tiene claridad en el tipo de asociación a la cual se refiere; en tal sentido, será pertinente que la situación planteada, se exponga ante la entidad de vigilancia y control correspondiente a la esencia de la sociedad. Por otra parte, y en atención a lo expresado, las inconsistencias surgidas en la contabilidad de la entidad, involucran personas que ejercen la profesión contable, por lo tanto, le informamos que el órgano encargado de la vigilancia y control del ejercicio profesional contable, es la Junta Central de Contadores, ante quien deberá acudir para que efectúe las investigaciones del caso.
En cuanto a la validez, credibilidad, legalidad y aceptación de los Estados Financieros y de la Contabilidad, cabe recordar que el artículo 39 de la Ley 222 de 1995 en cuanto a la autenticidad de los estados financieros, señala lo siguiente:
“Artículo 39: Autenticidad de los estados financieros y de los dictámenes. Salvo prueba en contrario, los estados financieros certificados y los dictámenes correspondientes se presumen auténticos”.
Por otra parte, en lo que hace referencia a credibilidad o autenticidad de la contabilidad, con base en la norma vigente y en la jurisprudencia del Consejo de Estado, se hacen las siguientes precisiones:
? El artículo 10 de la Ley 43 en relación con la fe pública, preceptúa:
“Artículo 10: De la fe pública. La atestación o firma de un contador público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.
PAR.—Los contadores públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes”.
? Por otra parte, el Consejo de Estado en sentencia del 3 de abril de 1987 Magistrado Ponente Jaime Abella Zárate; refiriéndose a la contabilidad como medio de prueba expresó:
“Tampoco resultan aceptables para la Sala los argumentos del tribunal relativos a las pruebas acompañadas a la demanda, por cuanto desconocen la presunción que la ley otorga al certificado de contador público sobre actos que le constan, concretados en la contabilidad sobre la cual está legalmente autorizado para dar fe pública (L. 145/60, arts. 1º y 9º) (Hoy artículo 1° y 10° de la Ley 43 de 1990). Ignoran igualmente la presunción de autenticidad de los documentos privados que respaldan los asientos en libros debidamente registrados. Según el artículo 51 del Código de Comercio. “Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios”. La contabilidad es un todo integral, un conjunto de pruebas escritas, cuyos elementos son los libros, los comprobantes internos y externos y los documentos que respaldan unos y otros. La certificación del contador público recae sobre la contabilidad a menos que su alcance se restrinja expresamente a una parte de ella.
Y conforme al artículo 252 inciso final del Código de Procedimiento Civil, “se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma”, presunción que, hasta ahora, se ha entendido en la práctica extendida a todos los documentos que respaldan los asientos contables. De lo contrario, para surtir efectos probatorios tendrían que autenticarse todos los recibos, facturas, cuentas de cobro, etc., a través de los cuales se realizan los negocios. Cuando el contador público otorga su atestación y firma sobre la contabilidad, presume la ley que el acto se ajusta a los requisitos legales, salvo prueba en contrario. (...)”.
? Finalmente, el Consejo de Estado, Sección Cuarta, mediante Sentencia 12840 del 14 de junio de 2002, Magistrada Ponente Ligia López Díaz, conceptuó que:
"como la ley no exige fórmulas sacramentales para la certificación del contador público o revisor fiscal, si la administración no la desvirtúa por otros medios probatorios, ni efectúa las comprobaciones pertinentes, ésta debe ser aceptada de conformidad con el valor probatorio que asignan las leyes fiscales a la contabilidad, es decir como una prueba a favor del contribuyente".
Pregunta N° 5:
5) ¿ LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS SON DE OBLIGATORIA PRESENTACIÓN POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN O ES OPCIONAL QUE LO HAGAN SEGÚN SU CRITERIO?. CUAL ES LA RESPONSABILIDAD Y QUIENES SON LOS RESPONSABLES POR LA NO PRESENTACIÓN DE DICHAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Respuesta:
Las notas a los estados financieros se encuentran reguladas de manera clara y obligatoria en el artículo 36 de la Ley 222 de 1995, norma que establece:
“Artículo 36: Notas a los estados financieros y normas de preparación. Los estados financieros estarán acompañados de sus notas, con las cuales conforman un todo indivisible. Los estados financieros y sus notas se prepararán y presentarán conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados”
Así mismo, el artículo 114 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, señala que, “las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, (...)”. (Resaltado fuera de texto).
De la norma citada, se deduce que serán los administradores los responsables por la falta de presentación de las notas a los estados financieros, pues conforme al artículo 19 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, la responsabilidad en la preparación y presentación de los estados financieros recae sobre los administradores del ente, ya que éstos son el medio principal para suministrar información completa a las personas que no pueden acceder a los registros de la entidad.
Pregunta N° 7:
7) SI EL TOTAL DE LOS DELEGADOS A UNA ASAMBLEA ES DE 131 DELEGADOS, Y LOS ESTATUTOS DETERMINAN QUE EL QUÓRUM LO CONFORMAN LA MITAD MÁS UNO DE LOS DELEGADOS, EN ESTE CASO ¿ CUAL SERÍA EL NÚMERO MÍNIMO DE DELEGADOS QUE CONFORMARÍAN EL QUÓRUM?
Respuesta:
Al respecto, no es éste órgano el encargado de señalar cual sea el número mínimo de delegados que conformen dicho quórum, ya que como se ha indicado, éste no este no es un tema sobre el cual debe pronunciarse el Consejo Técnico, por lo tanto, le sugerimos remitirse a la entidad encargada de la de vigilancia y control de la asociación para que se le aclare al respecto.
Pregunta N° 8:
8) LES PIDO ME EXPLIQUEN, POR FAVOR, PERO EN UNA FORMA CLARA Y PRECISA, PARA UN LEGO EN MATERIA, QUE SON ESTADOS FINANCIEROS, COMO SE DETERMINA EL PORCENTAJE DE LO EJECUTADO, QUE ES PRESUPUESTO Y CUAL ES LA DIFERENCIA CON LOS ESTADOS FINANCIEROS”.
Respuesta:
Con base en el artículo 19 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, tenemos:
“Artículo 19: Importancia: Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables”.
Los estados financieros deben cumplir fundamentalmente con los requisitos de:
Integridad: Inclusión de todos los datos necesarios para que sus objetivos sean satisfechos.
Neutralidad: La información suministrada debe prepararse con objetividad sin mirar los intereses particulares de los usuarios.
Comparabilidad: Factibilidad de confrontación entre ejercicios de una misma empresa y entre diversas empresas.
Confiabilidad: Deben ser consistentes, objetivos y verificables .
En ese sentido, el artículo 20 de la misma norma, señala que “teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de propósito general y de propósito especial”.
Son estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones (artículo 21 del D.R. 2649 de 1993).
Y, son estados financieros de propósito especial, el balance inicial, los estados financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventario, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por éstas y los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados (artículo 24 del D.R. 2649 de 1993).
De lo antes citado se entiende que los estados financieros son el producto del proceso contable cuyo objetivo principal consiste en comunicar información acerca de los recursos económicos de una empresa, los derechos que pesan sobre esos recursos, y el efecto de las transacciones y los acontecimientos que cambian esos recursos y derechos, a través de la tabulación formal de los nombres y sumas de dinero obtenidos de los registros. Reflejan a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de datos contables; su preparación y presentación, es responsabilidad de la administración.
Finalmente, se entiende por presupuesto, aquella proyección de actividades, dirigida a establecer objetivos y estrategias; incluye la presentación ordenada de los resultados previstos en un plan. Es una herramienta de gestión utilizada por la Empresa para establecer metas y objetivos a futuro en un periodo determinado, estimado en valores que sirven como referencia para establecer el cumplimiento de dichas metas.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)
Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
JLG/CPSC