Oficio 87

 

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (Trascripción textual):

“…ME DIRIJO A USTEDES COMO ÓRGANO CONSULTOR EN MATERIA CONTABLE Y DEL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN DE LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA, PARA QUE EMITAN SU CONCEPTO SOBRE LA VALIDEZ O LAS IMPLICACIONES EN EL SIGUIENTE CASO:

NN, PERSONA NATURAL, CONTRATÓ LOS SERVICIOS DE UN CONTADOR EL AÑO 2003, EL CUAL PREPARÓ Y FIRMÓ LOS ESTADOS FINANCIEROS DE ESE AÑO. EN EL AÑO 2004, EL SEÑOR NN CONTRATÓ LOS SERVICIOS DE OTRO CONTADOR Y EN CONSECUENCIA, LA DECLARACIÓN DE RENTA DEL AÑO 2003 FUE ELABORADA Y FIRMADA POR EL NUEVO CONTADOR.

ACTUALMENTE NN PARTICIPA EN UNA LICITACIÓN PÚBLICA CON EL INSTITUTO PENITENCIARIO Y CARCELARIO INPEC Y EN SU PROPUESTA AL INPEC PRESENTÓ TANTO LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL 2003, COMO LA DECLARACIÓN DE RENTA DE ESE AÑO, CON FIRMA DE CONTADORES DIFERENTES, POR LAS RAZONES ANTES EXPUESTAS.

EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS POR PARTE DE INPEC, LE HA SOLICITADO AL SEÑOR NN QUE ACLARE EL PORQUÉ DE LA DIFERENCIA EXISTENTE ENTRE LA FIRMA DEL CONTADOR REGISTRADA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL AÑO 2003 Y LA FIRMA DEL CONTADOR REGISTRADA EN LA DECLARACIÓN DE RENTA DEL RESPECTIVO AÑO.”

RESPUESTA:

Este Consejo, frente a una situación similar a la planteada en la presente consulta, expuso en su Oficio N° 257 de 2004 argumentos que se resumen en los apartes que a continuación se detallan y que resultan pertinentes en este caso:

En efecto, hemos expresado que nuestra legislación ha establecido dos clases de estados financieros, unos denominados certificados y los otros dictaminados, conforme se desprende de lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Los primeros, se certifican por el representante legal y el contador bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, y los segundos, además de estar certificados, requieren acompañarse de la opinión del revisor fiscal, o a falta de éste, del contador publico independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Miremos en detalle lo relacionado con los estados financieros certificados que corresponden al asunto objeto de consulta: Con base en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, tenemos:

“ART. 37 — Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” (Resaltado fuera del texto original)

Así, el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información financiera, son las personas encargadas de certificar los estados financieros, en los casos en que sean sometidos a consideración o conocimiento de los asociados o puestos a disposición de terceros en general, lo cual es garantía del adecuado registro en libros y preparación de los estados financieros, de conformidad con los principios o normas de contabilidad de general aceptación.

Como consecuencia, el representante legal y el contador público responsables de la preparación de los estados financieros, deberán dejar consignada una manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma o en documento adjunto, que "han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros", declaración que pueden hacer con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique.

De lo anterior se colige que en materia de certificación de estados financieros se observan las siguientes reglas:

a) Se realiza por el representante legal y el contador responsable de la preparación de los estados financieros, es decir el profesional encargado del proceso contable de la persona jurídica correspondiente. Ello supone que ese profesional haya dirigido o coordinado el desarrollo de las actividades contables, sus registros, el análisis de las contabilizaciones y en general cumplido las funciones de dirección del proceso contable, porque la realización de esas actividades le permiten asegurar el cumplimiento de las normas reguladoras de la contabilidad del ente económico.

b) Previa a la certificación, se requiere efectuar un análisis de las afirmaciones contenidas en los estados financieros, es decir verificar los saldos presentados en las distintas cuentas del balance y estado de ganancias y pérdidas, así como de los valores registrados en los demás estados financieros básicos previstos en el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993.

c) Establecer si los saldos se han tomado fielmente de los libros de contabilidad, entendiendo como tales los libros registrados en el organismo correspondiente de acuerdo a la normatividad aplicable.

Nuestra legislación atribuye, además, a los contadores públicos el otorgamiento de la fe pública contable, en virtud de la cual la atestación o firma en los actos propios de la profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances se presumirá además, que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance, conforme a lo establecido por el artículo 10 de la Ley 43 de 1990.

La suscripción de estados financieros de un mismo ejercicio, por parte de contadores diferentes, amerita una justificación por parte de los profesionales que los firmaron, quienes deberán demostrar quién efectivamente dirigió el proceso, el análisis y verificación efectuados sobre las afirmaciones contenidas en los estados financieros y la correspondencia entre los valores en ellos presentados con las cifras de los libros oficiales de contabilidad. Cumplidos estos requisitos y presentados iguales valores en los estados financieros, puede asumirse en principio la existencia de la fe pública contable derivada de los actos propios de los contadores públicos.

En efecto; es posible que un contador que no haya actuado durante el período al cual se refieren los estados financieros que se deben presentar los certifique, para lo cual será menester que examine la contabilidad del ente económico en orden a establecer si los libros reflejan de manera razonable la situación financiera de la empresa y si en ellos se han registrado todas las operaciones realizadas por la misma durante el período a certificar, además de verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad generalmente aceptadas así como las afirmaciones contenidas en tales estados.

Empero, cuando la información financiera de la organización económica a 31 de diciembre del año anterior ya había sido presentada en estados financieros, es necesario aclarar dos posibles situaciones que podrían ocurrir luego de efectuado el correspondiente proceso de auditoría, presupuesto previo a la certificación de los mismos, así:

1. Que el “nuevo” profesional de la contaduría pública concluya que no existe reparo alguno a los estados financieros suscritos por el anterior contador, evento en el cual no existe ningún inconveniente para que se proceda a su certificación.

2. Que el “nuevo” contador público concluya que existe alguna diferencia relevante, o el incumplimiento de norma alguna que conlleve a efectuar observación o en general, cualquier circunstancia que implique realizar aclaración alguna en las notas a tales estados financieros, aclaración que pueda perjudicar la integridad moral o la capacidad profesional de quien los certificó en primera instancia, caso en el cual deberá, al tenor de lo normado en el artículo 57 de la Ley 43 de 1990, solicitar de manera previa y por escrito las debidas aclaraciones y explicaciones al profesional de la contaduría pública que los certificó en primera instancia. La norma citada establece:

“ARTICULO 57 — Ningún contador público podrá dictaminar o conceptuar sobre actos ejecutados o certificados por otro contador público que perjudique su integridad moral o capacidad profesional, sin antes haber solicitado por escrito las debidas explicaciones y aclaraciones de quienes hayan actuado en principio”

En las condiciones precedentes puede admitirse la firma de estados financieros por contador diferente a quien tuvo a su cargo la preparación de los mismos. Sin embargo, debe señalarse que tales modificaciones sólo proceden para estados financieros de prueba, por cuanto no es posible la modificación de las cifras que se consignaron en los estados financieros originales, especialmente cuando han sido aprobados por el órgano competente del ente económico. En este orden de ideas, debe darse aplicación al inciso final del Artículo 56 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se establece:

“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.”

En el caso materia de consulta y sin perjuicio de la autonomía de la entidad licitante en materia de evaluación de las propuestas, además de presentar los motivos por los cuales se presentan firmas de contadores diferentes, resulta conveniente, como se anotó arriba, una justificación por parte de los profesionales que los firmaron, quienes deberán aclarar quién efectivamente dirigió el proceso, el análisis y verificación efectuados sobre las afirmaciones contenidas en los estados financieros y la correspondencia entre los valores en ellos presentados con las cifras de los libros oficiales de contabilidad. Cumplidos estos requisitos y presentados iguales valores en los estados financieros, puede asumirse en principio la existencia de la fe pública contable derivada de los actos propios de los contadores públicos.

Es importante puntualizar que los argumentos precedentes se entienden orientados a responder, desde el punto de vista técnico – contable, la situación planteada en la consulta y por ende no se han tenido en cuenta eventuales consideraciones en las perspectivas tributaria y de contratación administrativa que escapan a la órbita de la competencia de este organismo.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

 

JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)

HAA/grb