Propiedad horizontal- Registros contables deben efectuarse desde el inicio de las operaciones.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
CONSULTA (TEXTUAL):
“CON LA PRESENTE ME PERMITO SOLICITARLES SE SIRVAN INFORMARME SI UNA PROPIEDAD HORIZONTAL QUE LLEVA SU CONTABILIDAD DESDE HACE 10 AÑOS PERO NO TIENE SUS LIBROS OFICIALES PORQUE NO HABIAN SIDO REGISTRADOS, Y LOS REGISTRA EN SEPTIEMBRE DE 2004.
DESDE QUE FECHA ESTA OBLIGADO A ADELANTAR DICHOS LIBROS, YA QUE EL REVISOR FISCAL DE LA MISMA SUGUIERE QUE SE REGISTRE EN ELLOS LO RELACIONADO CON LA CONTABILIDAD DESDE CUANDO SE TIENE LA INFORMACIÓN (10 AÑOS ATRÁS) O SE DEBE ADELANTAR LA INFORMACIÓN DESDE EL MOMENTO EN QUE FUERON REGISTRADOS LOS LIBROS OFICIAES. ”
RESPUESTA:
En atención a las inquietudes anteriormente expuestas, la contabilidad en Colombia debe ceñirse conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados - PCGA'S los cuales se encuentran enmarcados en el Decreto 2649 de 1993. El artículo 2 de este Decreto establece el ámbito de aplicación así:
"(…) El Presente Decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligados a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligadas a llevar contabilidad, pretendan hacer valer como prueba…(…)"
Para el caso de las Propiedades Horizontales que por cualquier circunstancia no reúnan la totalidad de los requisitos para entenderse sometidas a la obligación de llevar sus cuentas con las formalidades del mencionado decreto, pero que opten por dar aplicación a lo establecido en el anterior artículo, la contabilidad debe sujetarse a los objetivos y cualidades de la información contable así como a las normas básicas y técnicas establecidas en el mencionado decreto.
En desarrollo de este marco, es preciso mencionar lo establecido en los artículos 47 y 56 respectivamente del Decreto 2649 así:
"(…) Reconocimiento de los Hechos Económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.
Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable…(…)" (El resaltado no hace parte del texto original)
"(…) Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos, se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de parida doble.
Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrase cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado…(…)" (El resaltado no hace parte del texto original)
Conforme a lo anterior, para el caso específico de esta consulta, el Decreto 2649 establece en el artículo 125 lo que sigue:
"(…) Los Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su integridad y autenticidad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se debe llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes…(…)"
A su vez, en el artículo 128 se establece:
"(…) En los libros está prohibido:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los librosd.(…)"
En concordancia con lo anterior, y las demás disposiciones, para el caso específico de la consulta, deben registrarse en los libros, la contabilidad desde el inicio de las operaciones, es decir, de los diez años atrás. De tal suerte, que dicho registros sustenten los estados financieros que fueron emitidos durante este tiempo.
No obstante, es importante observar que el no registrar los libros y no llevar la contabilidad conforme a las disposiciones legales, trae consigo sanciones, como las establecidas en el Estatuto Tributario en el artículo 654.
En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)
JLG / MLAB