Contabilización de consignaciones en cuentas de propiedad horizontal- Causación mensual de la depreciación.
Respetado Señor:
Procede este Despacho a dar respuesta a su comunicación del 27 de Diciembre de 2004, y radicada en esta entidad con el número 656, mediante la cual eleva la siguiente consulta:
PREGUNTA:
“1. Actualmente llevo a cabo la auditoría de los Estados Financieros de un Conjunto Residencial, en los que se están presentando en el rubro de los pasivos una cuenta denominada consignaciones pendientes de aclarar, que esta representada por las consignaciones efectuadas por los copropietarios y que en el momento de la conciliación no han sido identificadas debido a que estos no han allegado a la administración los soportes de la consignación y por ello no se les ha elaborado el respectivo recibo de caja.
En conversación con el contador me ha comentado que él lleva en esta cuenta estos valores, pues el no hacerlo le significaría mostrar un valor en bancos irreal ya que el dinero si entro a las arcas de la administración y que por lo tanto al no tener identificado el copropietario que realizó dicha consignación, se le esta adeudando dicho valor, para una vez identificado proceder a efectuar el cruce entre el pasivo y la cuenta por cobrar.
En mi opinión, considero que al no tener las características de un pasivo, la manera correcta de presentación debe ser teniendo dichos valores en conciliación como pendientes de aclarar, mostrando obviamente un menor valor en bancos pero aclarando la situación en las notas a los Estados Financieros.
2. Igualmente he observado que la causación de la depreciación se esta realizando totalmente en el mes de diciembre, a lo que considero esta debe realizarse mensualmente en virtud de los artículos 13, 47 y 48 del Decreto 2649 de 1993”.
RESPUESTA:
Realizado el análisis correspondiente, nos permitimos precisar lo siguiente:
Es necesario señalar que fruto de la aparición de la ley 675 de 2001 (sobre régimen de propiedad horizontal) y de las implicaciones contables y financieras que generaba su desarrollo, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió la orientación profesional No. 007 de 2003: “Ejercicio Profesional en Entidades de Propiedad Horizontal y Unidades Inmobiliarias Cerradas”. Tal orientación recoge el conjunto genérico de directrices y criterios que deben observarse para el desarrollo de la información contable y financiera de tales entes.
Para todos los efectos, la orientación señalada implementa como criterios generales para el reconocimiento, medición y presentación de la información contable y financiera los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados –PCGA– en Colombia, contenidos en el decreto 2649 de 1993.
En sintonía con ello, en el numeral 3.5.12 de tal orientación se señala:
“REGISTRO DE PASIVOS
Los pasivos de los entes de propiedad horizontal o de las unidades inmobiliarias cerradas no tienen diferencia en su manejo contable con los entes comerciales, por lo cual al representar una obligación en el giro propio de su función, se deben registrar conforme a la naturaleza y realidad económica de las transacciones”.
Por su parte del Decreto 2649 de 1993, en su artículo 36, define que:
“Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes”.
Así mismo, el decreto 2650 de 1993, en el cual se expresan lo criterios de clasificación para la presentación de la Contabilidad en Colombia, señala que la dinámica propia de los pasivos:
“Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraías por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende las Obligaciones Financieras, los Proveedores, las Cuentas por Pagar, los Impuestos, Gravámenes y Tasas, las Obligaciones Laborales, los Diferidos, Otros Pasivos, los Pasivos Estimados, Provisiones, los Bonos y Papeles Comerciales.
Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito. Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o año, se ajustarán con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.
Los pasivos en UPAC o con pacto de reajuste registrados en el último día del período se ajustarán con base en la cotización de la UPAC para esa fecha o en el respectivo pacto de reajuste, contabilizándolo como mayor valor del pasivo, con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse”.
De esta manera, se hace evidente que los recursos económicos que han sido incorporados a la estructura de control del ente Administrativo de la Propiedad Horizontal (es decir que fueron consignados a la cuenta, según la consulta), fruto de la expensas ordinarias y comunes (ley 675 de 2001) para el sostenimiento de la administración, no son una obligación presente o futura de la entidad administradora.
Las expensas necesarias para el sostenimiento de la propiedad horizontal, deben reconocerse como ingresos cada mes, según fueron establecidas por la asamblea de propietarios, siguiendo el principio de causación. Así lo expresa la orientación antes citada, tal como se destila en la Contabilidad en Colombia de acuerdo a los PCGA, cuando señala en el numeral 3.5.14:
“Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes económicos deben registrarse y representarse por el sistema de causación y su realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generación de derechos y obligaciones.
Los ingresos de la propiedad horizontal y de las unidades inmobiliarias cerradas están integrados por las cuotas con que contribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar las expensas necesarias, a través de cuotas ordinarias o extraordinarias y aquellos que se obtengan por la explotación económica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice. Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuantía por la asamblea y constituyen una obligación inexcusable de los copropietarios y residentes o arrendatarios, así no hayan participado en la asamblea, de acuerdo al reglamento de propiedad horizontal. Los gastos se constituyen por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal”.
Por tal razón, el pago de las expensas anteriormente reconocidas en la Contabilidad de la entidad, y que debe figurar en las cuentas por cobrar a los propietarios, no debe generar pasivo alguno, pues no se acompasa con su realidad económica y financiera, tergiversando el principio de esencia sobre la forma (Art. 11/ Decreto 2649), el cual dicta que:
“Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio”.
En este sentido, reconocer los recursos depositados en bancos para expresar claramente la estructura del activo no implica crear un pasivo, pues las cuentas por cobrar ya expresan un activo para la organización. El proceso o práctica contable de mayor uso es realizar la conciliación bancaria para reconocer el pago de las obligaciones de los copropietarios y así expresar la nueva forma del activo (el disponible en bancos). Cabe señalar que las notas a los estados financieros, pueden aclarar la situación presentada en la cuenta tal y como lo sugiere el consultante. En relación con este tópico deben establecerse los mecanismos administrativos y de control interno, que viabilicen tal conciliación a fin de reflejar con fiabilidad y pertinencia la estructura financiara de la entidad.
En relación a la causación de la depreciación, el numeral 3.5.9 de la orientación profesional 7 del Consejo Técnico, señala que:
“DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES O AGOTAMIENTOS
El administrador de los bienes de propiedad horizontal o de unidades inmobiliarias cerradas requiere, para la realización de su cometido, una serie de bienes adquiridos con recursos de la copropiedad, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la administración, como son los muebles y equipo de oficina, maquinaria y equipo, edificaciones, etc.. Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes, son objeto de depreciación, amortización o agotamiento, de acuerdo con su vida útil, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de la copropiedad”.
El reconocimiento del aporte de los activos al desarrollo del objeto social (la depreciación) debe acogerse a criterios generales como el principio de asociación y el de clasificación.
En este sentido, el artículo 64 del Decreto 2649 de 1993, señala:
“La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.
La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación”.
Pese a no existir un criterio específico que señale que deban realizarse ajustes como la depreciación de manera mensual, si es una práctica común y ampliamente aceptada, el reconocimiento de la depreciación cada mes. Para la entidad de la consulta, esto sería económicamente racional, dado que se reconocen mensualmente los costos y gastos propios del mantenimiento común de la propiedad horizontal, así como las expensas de los copropietarios. Por lo cual, seria conveniente causar ajustes por la depreciación de forma mensual.
Adicionalmente, recomendamos a usted consultar la orientación No. 7 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, la cual podrá encontrar en http://www.jccconta.gov.co/Consejo-Tecnico/Orientacion-Prof/OrientacionProf.htm
En los términos anteriores y a partir de los tópicos de competencia de este Despacho, se absuelve su consulta, con el alcance establecido en el Art. 25 del Código Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
Haa/mgv