Responsabilidad del administrador de una copropiedad frente a la contabilidad.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA TEXTUAL:
“CON LA PRESENTE CONSULTAMOS A USTEDES SI EL ADMINISTRADOR DE LA COPROPIEDAD OBLIGADO POR LEY A RENDIR CUENTAS Y A PRESENTAR ESTADOS FINANCIEROS DE SU GESTIÓN AL CIERRE DEL EJERCICIO, SE PUEDE EXIMIR DE ESTA RESPONSABILIDAD ALUDIENDO QUE NO ENCONTRÓ CONTABILIDAD ORGANIZADA NI SALDOS DE EJERCICIOS ANTERIORES A SU MANDATO.
LO ANTERIOR TIENE COMO MOTIVO LA SITUACIÓN ACAECIDA EN EL CONJUNTO PARQUE RESIDENCIAL LA COLINA CAMPESTRE MZC4 EN LA CIUDAD DE BARRANQUILLA, EN DONDE DESDE HACE TRES (3) AÑOS LOS ADMINISTRADORES QUE HAN PASADO Y EL QUE PRESTA SERVICIOS ACTUALMENTE, NO PRESENTARON ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL EXCUSÁNDOSE QUE NO ENCONTRARON SALDOS CONTABLES DE EJERCICIOS Y ADMINISTRACIONES PARA ARRANCAR LA CONTABILIDAD DE SU GESTIÓN”.
RESPUESTA:
En primera instancia, es pertinente recordar que las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal, se encuentran reguladas por la Ley 675 de 2001, norma que en su artículo 51 dentro de las funciones del administrador, incluye las de: “Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal”. Así como “llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”.
En el presente caso, el administrador debió dar aplicación al artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, denunciando ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de la contabilidad de la copropiedad; y proceder a su reconstrucción en un término de (6) meses, tomando como base los comprobantes de contabilidad, facturas, soportes contables y demás documentos pertinentes; de no contar con los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, debió hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros; y remplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposaran en poder de terceros; dejando constancia de tal circunstancia e indicando el motivo de la reposición.
No obstante lo anterior, si el administrador no procedió a reconstruir la contabilidad, será responsable por tal hecho, con forme al artículo 50 de la Ley 675 de 2001 reglamentaria del régimen de propiedad horizontal, el cual dispone: “los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal”.
En este orden de ideas, tal como lo prevén las normas citadas, los administradores de las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal, no se encuentran exentos de responsabilidad por los posibles perjuicios que puedan causar en el ejerció de su actividad a la copropiedad, a los propietarios o a terceros según el caso. Evento en el cual, las personas perjudicadas podrán acudir ante las autoridades competentes (jurisdicción penal o civil) para que se adelante el trámite correspondiente y se impongan las sanciones a que halla lugar.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)
Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
HAA/CPSC