Obligación de llevar libros de contabilidad por parte de asociaciones de jubilados, organizados sin ánimo de lucro.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA N° 1 (Trascripción textual):
“¿LA ASOCIACIÓN NACIONAL DE MAESTROS JUBILADOS, ENTIDAD CIVIL SIN ÁNIMO DE LUCRO, ESTÁ OBLIGADA A OBSERVAR LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS EN COLOMBIA?
RESPUESTA:
Sobre este particular es pertinente comentar lo previsto en el Artículo 2° del Decreto 2500 de 1986, disposición que establece:
“ART. 2º—A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la administración de impuestos nacionales que corresponda a su domicilio.
La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros mayor y balances y diario, o en defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón.”
La obligación de llevar libros de contabilidad establecida en los términos anteriores se confirma con lo ordenado por el Artículo 364 del Estatuto Tributario que reza así:
“ART. 364.—Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados. Las entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar libros de contabilidad en la forma que indique el Gobierno Nacional.”
En efecto, conforme a lo establecido en el artículo 2º del Decreto Reglamentario 2500 de 1986, las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad, registrados en las oficinas de la administración de impuestos nacionales que corresponda a su domicilio y su contabilidad deberá sujetarse a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio. A su vez, el artículo 364 del estatuto tributario, también expresa la obligación que tienen todas las entidades sin ánimo de lucro de llevar libros de contabilidad.
En este entorno normativo, a pesar de que la obligación de llevar libros de contabilidad no emana del estatuto regulador de los comerciantes y de la actividad mercantil, sino de otras regulaciones y de normas de carácter tributario, es claro que la contabilidad deberá llevarse en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa, fidedigna y con sujeción a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y a los demás aspectos reglamentados por el Decreto 2649 de 1993, norma que consagra los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y que, a la sazón, confirma este aserto cuando dispone en su Artículo 2°:
“ART. 2°. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad.
Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)
PREGUNTA N° 2 (Trascripción textual):
¿LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SUS NOTAS, PRESENTADOS A LA ASAMBLEA GENERAL, SE DEBEN ELABORAR EN FORMA COMPARATIVA CON LOS DEL PERÍODO INMEDIATAMENTE ANTERIOR?
RESPUESTA:
Para absolver este interrogante, habida cuenta de la aplicabilidad de la normatividad contable emanada del Decreto 2649 de 1993 a las entidades sin ánimo de lucro, analizaremos el contenido del Artículo 32 de dicha disposición en el cual se lee:
“ART.32. .ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS. Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.
Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones.
Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)
Establecido en los términos anteriores que los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, resulta pertinente mencionar que, conforme lo establece el Artículo 21 del mismo Decreto 2649 de 1993, los estados financieros de propósito general se definen de la siguiente manera:
“ART. 21. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL. Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.”
Se concluye de lo anterior que los estados financieros que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad del ente económico, deben presentarse en forma comparativa.
PREGUNTA N° 3 (Trascripción textual):
¿LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ASOCIACIÓN NACIONAL DE MAESTROS JUBILADOS DEBEN ESTAR CERTIFICADOS POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y LA CONTADORA DE LA ASOCIACIÓN, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 37 DE LA LEY 222/95 Y EN CONCORDANCIA CON LOS ARTÍCULOS 33 Y 55 DEL DECRETO 2649/93?
RESPUESTA:
Teniendo en cuenta que, como ya se anotó, el Artículo 2° del Decreto 2500 de 1986 dispone en su inciso segundo, respecto de las entidades sin ánimo de lucro, que “La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros mayor y balances y diario, o en defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón.”
Dado que el Título IV del Código de Comercio regula lo referente a libros de comercio, incluidos los de contabilidad y que la Ley 222 de 1995 regula parcialmente esta materia, sus disposiciones resultan también aplicables a la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro. Entre ellas, se destaca para el caso consultado el Artículo 34 de la Ley 222 que dispone:
“ART. 34. OBLIGACIÓN DE PREPARAR Y DIFUNDIR ESTADOS FINANCIEROS. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.
El Gobierno Nacional podrá establecer casos, en los cuales, en atención al volumen de los activos o de ingresos sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados.
Las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)
Así las cosas, de conformidad con lo previsto en el Artículo 37 de la Ley 222 de 1995 los estados financieros deberán ajustarse a los requisitos que la norma establece en los siguientes términos:
“ART. 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”
PREGUNTA N° 4 (Trascripción textual):
¿PARA ESTE TIPO DE ENTIDADES ES OBLIGATORIO PRESENTAR POR PARTE DE LOS ADMINISTRADORES EL INFORME DE GESTIÓN?”
RESPUESTA:
Si bien la obligación de presentar informes de gestión por parte de los administradores a los asociados surge, en el caso de las entidades sin ánimo de lucro, de las estipulaciones que se hayan consignado en los estatutos que las rigen, es apenas lógico que tales informes se hagan exigibles por esta vía, así como lo es para las sociedades conforme lo establece el Artículo 48 de la citada Ley 222:
“ART. 46. RENDICIÓN DE CUENTAS AL FIN DE EJERCICIO. Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:
1. Un informe de gestión.
2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio.
3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.
Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente.”
Estima el Consejo que, excepción hecha del proyecto de distribución de utilidades, es sumamente conveniente que las entidades sin ánimo e lucro atiendan los demás requisitos previstos en la precedente disposición, mas allá de que su exigencia no se halle o no contemplada en disposición alguna de carácter general y por ende es recomendable, en todo caso, incluir estas obligaciones en el cuerpo de los estatutos de la entidad.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
HAA/grb